Los empleadores tienen que capacitar y adiestrar a su personal para ofrecerles la oportunidad de desarrollarse profesionalmente, elevar su nivel de vida, su competencia laboral y, por ende, su productividad (arts. 132, fracc. XV y 153-A, LFT).
Para ello, deben elaborar sus planes y programas de capacitación y adiestramiento en los que proyecten los cursos que otorgarán, cuyo periodo de ejecución debe ser máximo de dos años.
Al finalizar la formación, los empleados que hubiesen aprobado tienen derecho a recibir de la entidad instructora las “constancias de competencias o de habilidades laborales” y si bien estos no se registran ante la autoridad laboral, existe la carga patronal de llevar un control de su emisión, a fin de enviar el listado de estas a la STPS como resultado de las acciones realizadas en este rubro (arts. 153-V, LFT; y 26, Acuerdo por el que se dan a conocer los criterios administrativos, requisitos y formatos para realizar los trámites y solicitar los servicios en materia de capacitación, adiestramiento y productividad de los trabajadores –ACARFCAP–).
De ahí que, la STPS creó el Sistema de Registro de la Capacitación Empresarial (Sirce), el cual es una plataforma informática que facilita el cumplimiento de la carga descrita, por lo que a continuación se describe lo más relevante para su utilización.
Plataforma Sirce
De conformidad con el numeral 26, fracción I del ACARFCAP, a las empresas les corresponde enviar a la STPS las listas de las constancias de competencias o de habilidades laborales, dentro de los 60 días hábiles posteriores al término de cada año de los planes y programas de capacitación, adiestramiento y productividad y al finalizar el mismo, aun cuando no hubiese cumplido un año completo, según lo siguiente: si se tienen más de 50 colaboradores, electrónicamente mediante el Sirce; y los que no superen ese umbral pueden optar por dicha vía digital o presencialmente (a través del formato DC-4 “Lista de constancias de competencias o de habilidades laborales” —DC-4—).
La página de internet para acceder a dicho sistema es: http://sirceempresas.stps.gob.mx/ y las ventajas que presenta son:
- fortalecer la validación de los datos ingresados por los patrones en los trámites electrónicos y presenciales
- realizar la aprobación del registro de los capacitadores externos que proporcionen las empresas en el sistema contra la base de datos de los agentes
- generar automáticamente e imprimir el documento DC-3 “Constancia de competencias o de habilidades laborales” (DC-3) con la inclusión de los logotipos de las empresas y de los agentes capacitadores externos, así como las imágenes de las firmas de los representantes del patrón y de los trabajadores
- reducir el uso de papel, y
- agilizar la captura con cargas masivas de in-formación
Creación de usuario y contraseña PSE
Si la empresa no cuenta con antecedentes de registros ante la STPS, tiene que generar un usuario y contraseña en el Portal de Servicios Electrónicos —PSE— (http://servelectronicos.stps.gob.mx/Login/Login.aspx), por lo que será necesario que tengan su RFC, Número de Registro Patronal y en su caso, los datos generales del representante legal, incluyendo el número del instrumento de acreditación (poder notarial).
Se precisa que en ese portal, el empleador puede acceder a varios servicios que ofrece la STPS. Por ejemplo: Asistente para la Identificación de las Normas Oficiales Mexicanas de Seguridad y Salud en el Trabajo; Programa de Autogestión en Seguridad y Salud en el Trabajo; Declaración de las condiciones de seguridad y salud que prevalecen en los centros de trabajo (DECLARALAB), entre otros.
Contenido del sistema
De acuerdo con la “guía rápida—SIRCE INTERNET-2022” publicada en dicho portal, dentro del sistema se pueden visualizar los siguientes íconos:
- tablero de control. Permite ir a la última lista creada, aun navegando en otros menús del sistema
- administración. Tiene las opciones: trabajadores (para el registro manual de los empleados); cursos (se dan de alta las capacitaciones); establecimientos (permite señalar los domicilios o bien editarlos); y logotipos y firmas (cargar los sellos y las rúbricas empresariales para imprimir los DC-3)
- información del usuario. Para generar el acuse DC-4 de acuerdo con el domicilio que se elija
- manuales y ayuda. En esta sección se encuentran las opciones para descargar los manuales y los catálogos necesarios para llenar su plantilla de carga masiva conforme a: cursos; entidades federativas; delegaciones/municipios; ocupaciones/trabajadores; niveles de estudios; documentos probatorios; tipos de instituciones; áreas temáticas; tipos de agentes; modalidades de capacitación; objetivos de capacitación; y normas de competencia
Se precisa que el sistema solo permite realizar cambios en la información “cargada”, como datos patronales, o domicilios del centro de trabajo, entre otros; pero no pueden eliminarse.
Reporte de listas de competencias
Para el envío de las listas de las constancias de competencias o de habilidades laborales, el empresario tiene que realizar lo siguiente:
- crear una lista, debiendo:
- elegir si se elaborará una lista anual para cada centro de trabajo, o bien una que incluya a todos
- seleccionar el domicilio con el cual saldrá el acuse del DC-4
- nombrar la lista que se desee generar y con la que se va a identificar la información, y
- señalar fechas de inicio y término del plan y programa de capacitación anual (se permite colocar fechas anteriores)
Debe considerarse que el Sirce es para reportar capacitaciones otorgadas; es decir, no permite subir cursos programados a futuro.
Al señalar el periodo que abarca el plan y programa de capacitación, la plataforma solo permite indicar como fecha de término la del día en que se reporten las constancias, pero en cualquier momento se podrá corregir ese dato para que quede el correcto
- colocar el número total de constancias que se capturarán, el cual será tomado como 100 % y conforme se vayan subiendo aquellas, en el sistema aparecerá el porcentaje de avance. Por ejemplo, si se indicó que serían 200, al “cargar” 100, se mostrará que se requisitó el 50 % de ellas, y
- llenar las plantillas según el número de empleados (empresas con más de 50 trabajadores y las pequeñas compañías). La guía señala que es importante seguir las instrucciones y recomendaciones a fin de que aquellas se puedan subir y evitar que se bloquee el sistema y se pueda finalizar el proceso
Generar y guardar DC-3
La entrega de la constancia de capacitación respectiva debe hacerse a los trabajadores que: aprueben el curso de capacitación, mediante la evaluación correspondiente, dentro de los 20 días hábiles siguientes al término de este, o acrediten el examen de suficiencia, aplicado por el agente capacitador, cuando se nieguen a recibir capacitación.
Con el fin de elaborar la constancia puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones: a través del formato DC-3, o llenando el formato disponible en el sistema informático.
En la última opción, como ya se comentó, el Sirce cuenta con la opción para imprimir los formatos DC-3; por ende, el empleador puede editar toda la información y posteriormente descargar las constancias de cada colaborador, antes de que sean enviadas las listas de competencias.
Por otra parte, las constancias que se expidan deben autentificarse por la Comisión Mixta de Productividad, Capacitación y Adiestramiento (CMPCA) en las empresas con más de 50 trabajadores (porque están obligadas a crearla), o por el patrón o representante legal cuando tengan un número menor de colaboradores porque no tienen la obligación de conformar dicha comisión (arts. 153-E, LFT; 7o. y 24, fracc. II, ACARFCAP).
La CMPCA puede acordar la forma en que verificará dichos documentos laborales y aprobar el uso de firmas en imagen digitalizada en sustitución de las autógrafas —conservando la representación gráfica aludida en los archivos de la compañía, y el acuerdo donde la comisión autorizó el uso de las rúbricas digitales, así como las especificaciones para comprobar su veracidad para garantizar su adecuado uso—.
Hecho lo anterior, el patrón tiene la posibilidad de subir al sistema las imágenes de las firmas autorizadas en formato JPG con 220 megapixeles de ancho por 110 megapixeles de alto, guardando el archivo con nombres cortos (11 caracteres) y usar solo letras y números, iniciando con una letra.
Acuse DC-4
Al “cargar” correctamente todos los datos, la plataforma reportará el porcentaje de avance de la lista, y al verificar que se tiene el 100 %, se habilitará la opción de enviar.
Mientras la lista tenga el estatus “En proceso” se pueden modificar periodos de ejecución del plan de capacitación, domicilios de los centros laborales y registros patronales, y una vez que se refleje la leyenda “LISTA ENVIADA” eso no será posible, ni tampoco imprimir los formatos DC-3, por lo que deben descargarse antes de enviar la información.
Conclusiones
Desafortunadamente la mayoría de las empresas son omisas en capacitar a sus colaboradores, o bien en darle la formalidad que exige la legislación, de ahí que esta herramienta fomente el cumplimiento de ese deber, de manera sencilla y accesible.
Ello porque permite generar los formatos DC-3 “Constancia de competencias o de habilidades laborales”, y al mismo tiempo irlas registrando en el sistema para posteriormente hacer el envío a la STPS de la lista de estas, sin tener que complementar formatos físicos, lo cual era un trámite que implicaba tiempo por: el llenado de los documentos, y su presentación a la autoridad laboral de forma presencial dentro del término establecido.
Además, el Sirce permite a la STPS tener un padrón de empleados capacitados, y ayuda a los empleadores evitar la sanción de 250 a 5,000 veces la UMA, esto es de $ 24,055.00 a $ 481,100.00 por no contar con el acuse del formato DC-4 (art. 994, fracc. IV, LFT).
