En el tema “Registro de la capacitación vía Sirce” disponible en nuestra página de internet www.idconline.mx se abordó la funcionalidad del Sistema de Registro de la Capacitación Empresarial (Sirce) de la STPS, que es una plataforma digital que facilita el cumplimiento del envío de las listas de las constancias de competencias o de habilidades laborales (arts. 153-V, LFT; y 26, Acuerdo por el que se dan a conocer los criterios administrativos, requisitos y formatos para realizar los trámites y solicitar los servicios en materia de capacitación, adiestramiento y productividad de los trabajadores).
Estas listas deben enviarse dentro de los 60 días hábiles posteriores al término de cada año de los planes y programas de capacitación, adiestramiento y productividad, y al finalizar el mismo, aun cuando no se hubiese cumplido un año completo, según lo siguiente:
- si se tienen más de 50 colaboradores, electrónicamente mediante el Sirce, y
- los que no superen ese número pueden optar por dicha vía digital o presencialmente (a través del formato DC-4 “Lista de constancias de competencias o de habilidades laborales” —DC-4—).
Para cumplir con esta exigencia vía digital previamente el patrón debe registrarse en el portal de servicios electrónicos de la STPS, para después dar de alta en el Sirce sus establecimientos, así como los logos y firmas respectivos. Si desea conocer este procedimiento se recomienda consultar el tema “Alta patronal para la capacitación y el adiestramiento” disponible en nuestra página www.idconline.mx.
Asimismo, el empresario debe registrar en el Sirce los cursos que tomarán sus trabajadores de acuerdo con el programa de capacitación y adiestramiento empresarial, así como a los colaboradores beneficiarios. En el tema “Registro de cursos y participantes de capacitación” disponible en nuestra página www.idconline.mx puede consultarse los pasos a seguir para tal efecto.
Hecho lo anterior, lo procedente es enviar las listas de competencias o habilidades, en cuyo caso debe realizarse lo siguiente.
Acceso al Sirce
1. Ingresar al portal sirceempresas.stps.gob.mx. En el menú se puede consultar la Guía de uso SIRCE y las plantillas para reportar la información masivamente
2. Capturar el usuario y la contraseña respectiva y presionar Entrar
3. Se muestra el Tablero de control, en donde se visualizarán las listas presentadas y también se observan los distintos menús.
Para empezar a “cargar” la información, en el menú superior, oprimir Administración, en el cual se pueden visualizar los distintos módulos: Trabajadores, Cursos, Establecimientos, y Logotipos y firmas
Creación de listas de competencias laborales
1. En la opción Información del usuario, seleccionar el nombre del patrón.
Se apertura una ventana en donde se debe elegir el domicilio del centro de trabajo del cual se desea enviar el DC-4 Lista de competencias y habilidades y su acuse
2. Buscar la dirección, indicando el Estado y Municipio o alcaldía; elegir el centro de labores deseado y pulsar Seleccionar establecimiento
3. Se mostrarán las listas enviadas. Para agregar una Lista de constancias de competencias y habilidades laborales (Lista), oprimir el botón + (Agregar una lista)
4. Capturar el Nombre de la lista, las fechas de inicio y término del Plan y Programa de Capacitación (el sistema permite colocar fechas anteriores sin ningún problema).
Si va a crearse una lista para avanzar en la captura del siguiente año de capacitación debe considerarse que el Sirce solo permite reportar los cursos otorgados; por ello, al indicar la fecha de término del plan, únicamente admite apuntar la fecha del día en que se realice el alta del último curso.
No obstante, conforme vaya avanzado la carga de la información, este dato se puede actualizar hasta señalar la verdadera fecha de conclusión del programa de capacitación y adiestramiento de que se trate
5. Capturar el número Total de constancias de capacitación, el cual será considerado como el 100 % de ellas, y conforme se vayan integrando las constancias a la lista, el sistema calcula el porcentaje de avance.
Es decir, si se coloca que serán 100 constancias enviadas, hasta que se “carguen” el total de ellas, se podrá visualizar el 100 %.
Es importante mencionar que se puede editar el número de constancias, por lo que no es necesario saber cuántas de ellas se subirán. Al concluir todos los cursos y teniendo el número exacto de las constancias, se podrá determinar el dato correcto.
Para crear la lista, dar clic en el botón Guardar lista
Aparecerá el recuadro en donde se pregunta ¿Desea guardar la lista?, para continuar presionar Aceptar
6. Para revisar una Lista debe colocarse el cursor sobre la que se desea consultar y al dar clic sobre su nombre, esta se pintará de color gris, indicando que se encuentra seleccionada. Enseguida presionar el ícono de lupa (Consultar una Lista)
7. En la pantalla aparecerá el detalle de la Lista, la cual se encuentra dividida en las siguientes secciones:
- datos de lista. Muestra el nombre, la fecha de inicio y de término del periodo que reporta y total de constancias
- establecimiento dueño de la lista. En esta parte se ve la información correspondiente a la matriz: nombre y dirección, estado y municipio establecimientos incorporados a la lista. Se desprende el total de los que se han ingresado y la información completa de cada uno
- constancias para el establecimiento dueño. Se ve el total de registros (Relación Trabajador - Curso) generadas para el domicilio principal de la empresa y toda su información, y
- constancias para los establecimientos incorporados. Se muestra el total de constancias generadas para las sucursales incorporadas a la lista (Relación Trabajador - Curso) y sus datos
Cómo relacionar al empleado a un curso
Para poder agregar nuevas constancias es necesario que previamente se hubiesen registrado a los trabajadores y los cursos (ver proceso en el tema Registro de cursos y participantes de capacitación disponible en nuestra página www.idconline.mx).
1. Por lo que, verificado lo anterior, se da clic en el botón de la libreta (Relacionar Trabajador – Curso)
2. Se apertura una ventana en donde se refleja el nombre de la Lista, fecha de presentación, número de constancias máximo y capturadas.
Se debe elegir al subordinado al cual se le relacionará con algún curso. Para ello, oprimir Seleccionar trabajador, y aparecerá el listado de los colaboradores previamente registrados
3. Posteriormente, ingresar una palabra relacionada al curso y presionar el botón con la leyenda Buscar Cursos, y elegir el correspondiente.
Para relacionar, presionar en Agregar constancia
4. Automáticamente los datos del Trabajador y el Curso se agregarán a la tabla Constancias Agregadas.
Para finalizar, presionar Guardar
5. El sistema mostrará el mensaje de confirmación indicando ¡Las constancias se agregaron exitosamente! Presionar el botón Aceptar
Incorporación de centros de trabajo a la lista
1. Si desea agregar más sucursales a la lista, oprimir en el menú el ícono de la “casa” (Incorporar Establecimientos)
2. Dentro de la sección Campos de Búsqueda para Centro de Trabajo indicar el Estado y Municipio o alcaldía, y seleccionar de la lista de Establecimientos encontrados la filial que se quiere añadir
Carga masiva de información
La empresa también puede optar por enviar un archivo de Excel que contenga la información completa de los cursos otorgados.
Esta opción únicamente será visible si el usuario dentro del Sirce es el establecimiento dueño de la lista (matriz), de lo contrario esta opción permanecerá oculta.
1. Para enviar el archivo, dar clic en el ícono flecha de (Cargas masivas)
2. Podrán descargarse los formatos para el registro de datos de las constancias presionando la liga con la leyenda Obtener Plantilla.
Para consultar los catálogos de la plantilla oprimir Ver catálogos
3. Llenar las hojas y campos solicitados en el archivo Excel para la carga masiva.
Al finalizar la captura de los datos requeridos en la plantilla, presionar el botón Seleccionar archivo y subir el documento respectivo al sistema para su procesamiento y oprimir Cargar Plantilla
4. Si existe un error, el sistema lo señalará para su corrección.
Enmendados los yerros, oprimir en el botón Terminar
Generación de DC-3 Constancias de competencias y habilidades
1. Seleccionar el ícono hoja (Generar de Constancias)
2. Se abre la pantalla de Generación de Constancias DC3.
Ubicar el cursor sobre el curso del cual desea obtenerse la constancia y dar clic sobre su nombre, el cual aparecerá en gris, y enseguida en la parte superior oprimir el botón lápiz (Complementar información del curso)
3. Complementar los datos faltantes: Nombre del capacitador; Nombre de la institución, escuela u organismo capacitador; Nombre del representante de la comisión mixta por parte del patrón y de los trabajadores; firma del representante de la empresa y de los empleados; y Logotipo del capacitador y de la empresa, en su caso.
Al completar la información, pulsar Guardar
4. En la ventana aparece la pregunta ¿Desea guardar los datos de capacitación?, elegir Aceptar
5. Para descargar las constancias, seleccionar nuevamente el curso del cual se desean obtener y presionar el ícono de la flecha (Descargar Constancias). Automáticamente el sistema bajará un archivo con formato ZIP con las constancias DC-3 generadas
Envío de lista de constancias de competencias y habilidades
Esta gestión únicamente podrá hacerse desde el usuario dueño de la lista.
1. Para enviar las listas de competencias y habilidades laborales a la STPS es necesario que el avance de la lista se encuentre al 100 %; de lo contrario, esta opción no se podrá visualizar en el menú tablero de control.
Es importante considerar que al enviar la lista ya no será posible generar las constancias DC-3
2. En el tablero se podrá visualizar el ícono de avión de papel (Enviar lista a STPS)
3. Al oprimir se visualiza el detalle de: información de la lista; establecimiento dueño e incorporados; constancias agregadas en la matriz y en sus sucursales.
En la parte inferior izquierda se muestra el botón Enviar lista a STPS
Mientras la lista aparezca con el estatus En proceso puede modificar datos, pero cuando se señale que esta fue enviada, no será posible hacer ninguna alteración, ni tampoco se podrán imprimir constancias DC-3, por lo que debe descargarlas antes de enviar la información.
Finalmente, puede imprimir su acuse DC-4 con caracteres de autenticidad y que avale el envío de la Lista de Constancias de Competencias o de habilidades laborales a la STPS.
Conclusión
De lo anterior, puede apreciarse que el cumplimiento de esta obligación es muy minucioso por lo que se recomienda leer con detenimiento la Guía Sirce para familiarizarse con el uso del Sistema, registrar con antelación los datos patronales, de los cursos que conforman el programa de capacitación y adiestramiento, así como de los trabajadores afectos a este, para que el envío de las listas sea oportuno y así se evite la imposición de la multa que oscila de 250 a 5,000 veces la UMA; actualmente, de $ 25,935.00 a $ 518,700.00.
