Obligaciones y multas aplicables en 2019

Inscribir a los trabajadores a su servicio

Dentro de los cinco días hábiles siguientes al inicio de la relación laboral, o el día hábil anterior al inicio del vínculo de trabajo

(Arts. 15, fracc. I, 304-A, fracc. II y 304-B, fracc. IV, LSS; 45, Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización —RACERF—; 29, fracc. I, Ley del Infonavit —LInfonavit—; 3o, fracc. I, Reglamento de Inscripción, Pago de Aportaciones y Entero de Descuentos al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores —Ripaedi—; 6o., fracc. II y 8o, fracc. VII, Reglamento para la Imposición de Multas por Incumplimiento de las Obligaciones que la Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores y sus Reglamentos establecen a cargo de los Patrones —RIM—)

Registro patronal ante el IMSS e Infonavit

Cinco días hábiles a partir del inicio de la primera relación laboral, mediante la presentación de los formatos ARP-PM, Aviso de Registro Patronal Personas Morales en el Régimen Obligatorio o ARP-FF, Aviso de Registro Patronal Personas Físicas en el Régimen Obligatorio

(Arts. 15, fracc. I, 304-A, fracc. I y 304-B, fracc. IV, LSS; 12 y 45, RACERF; 29, fracc. I, LInfonavit; 3o, fracc. I, Ripaedi, y 6o, fracc. I y 8o, fracc. V, RIM)

Determinar, retener y enterar las cuotas obreras y amortizaciones de crédito de

los trabajadores

Las cuotas obreras se enterarán dentro de los 17 primeros días de cada mes, mediante las cédulas en papel o medio magnético (SUA), dependiendo del número de trabajadores que se tenga; las cuotas del Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez, aportaciones habitacionales y amortizaciones se pagarán bimestralmente el 17 de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre, respectivamente

(Arts. 15, fracc. III, 38, 304-A, fracc. IV y 304-B, fracc. I, LSS; 29, fracc. III, Tercero Transitorio, LInfonavit; 42, 43, 44, 45, 48, Ripaedi; 6o, fracc. III y 8o, fracc. V, RIM)

Determinación de cuotas obrero-patronales, aun cuando no se paguen

Dentro de los 17 primeros días de cada mes o cada bimestre, mediante las cédulas en papel o medio magnético (SUA), según el número de trabajadores

(Arts. 39, segundo párrafo, 304-A, fracc. IV y 304-B, fracc. I, LSS y 111, RACERF)

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Presentar los avisos de alta, modificaciones salariales y bajas de los trabajadores

Altas: cinco días hábiles a partir de la fecha de inicio de la relación laboral, y se entrega en el IMSS desde su empresa (IDSE) disponible en la página web del Instituto
modificaciones de salario: se presentan en el IDSE, de acuerdo con el tipo de salario:
fijo: dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que se realiza el cambio
variable: a más tardar a los cinco días hábiles de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre, y
mixto: se aplica la regla correspondiente al elemento de que se trate, y
bajas: dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de la terminación de la relación laboral, y se utiliza el IDSE para informar al IMSS de tal evento
Lo anterior es aplicable a pesar de que el numeral 46 del RACERF señala que cuando se presenten cinco o más avisos afiliatorios en una sola exhibición, deberá emplearse dispositivo magnético, vía electrónica, óptica, magneto óptica o de cualquier otra naturaleza

(Arts.15, fracc. I y último párrafo, 34 y 37, 304-A, fraccs. II y III y 304-B, fraccs. II y IV, LSS; 45, 46, 53 y 57, RACERF; 31, segundo párrafo, LInfonavit; 3o., fraccs. I y III; 36, segundo párrafo, Ripaedi; 6o., fraccs. II y VIII y 8o., fraccs. IV y VII, RIM)

Obtener y conservar los comprobantes de pago de las cuotas obrero-patronales  en los formatos impresos o en los medios magnéticos respectivos

Cinco años

(Arts. 15, fracc. VIII, LSS; 122, RACERF; 30 y 67, CFF; 6o., fracc. XIII y 8o., fracc. III, RIM)

De no conservarlos durante este periodo, y ser requeridos por las autoridades fiscales, se presumirá el incumplimiento de pago y se aplicarán las sanciones que conllevan

Pagar los recargos y actualización correspondientes cuando los créditos fiscales se enteren extemporáneamente

Se generan durante todo el tiempo que no se cubra la contribución y se pagan a través de las cédulas de autodeterminación elaboradas por los patrones

(Arts. 40-A y 304, LSS; 127, RACERF; 56, LInfonavit y 39, Ripaedi)

Multa del 40 al     100 % del concepto omitido, y se toma en consideración la naturaleza de la infracción

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Cubrir los capitales constitutivos procedentes

Dentro de los 15 días hábiles siguientes a aquel en que surta efectos su notificación

(Arts. 77, 88, 149, 186, 287 y 304, LSS; 112, párrafos tercero y cuarto, 127 y 151, RACERF)

Multa del 40 al 100 % del concepto omitido, y se considera la naturaleza de la infracción

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Proporcionar información requerida por el IMSS e Infonavit

Libros y registros integrantes de la contabilidad, diagramas y diseño del sistema de registro electrónico, solicitados en el curso de una visita: de inmediato

documentos referentes al cumplimiento de obligaciones fiscales: seis días, y

tratándose de datos e informes: 15 días, plazo que podrá ampliarse hasta por 10 días más cuando la información sea de difícil obtención

(Arts. 15, fracc. IV, 304-A, fracc. IX y 304-B, fracc. III, LSS; 29, fracc. IV, LInfonavit; 6o., fracc. XII y 8o., fracc. IV, RIM)

Facilitar información relacionada con el cumplimiento de sus obligaciones

Comprobantes de pago de aportaciones, entero de descuentos y demás datos necesarios para el cumplimiento de sus fines

(Arts. 29, fraccs. IV a VI, LInfonavit; 3o. y 24, Ripaedi; 6o, fracc. XI y 8o., fracc. IV, RIM)

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Permitir inspecciones y visitas domiciliarias practicadas por el IMSS e Infonavit

En el día y lugar señalados en la orden correspondiente

(Arts. 15, fracc. V, 304-A, fracc. X y 304-B, fracc. II, LSS; 29, fracc. V, LInfonavit; 6o., fracc. XIV y 8o., fracc. V, RIM)

Elaborar y entregar a

los trabajadores constancias de los días laborados

Semanal o quincenalmente, dependiendo de la periodicidad del pago de salarios

(Arts. 15, fraccs. VI y IX, 304-A, fracc. VIII y 304-B, fracc. I, LSS; 29, fracc. VII, LInfonavit; 6o., fracc. X y 8o., fracc. I, RIM)

Comunicar al IMSS los riesgos de trabajo sufridos por sus trabajadores

Dentro de las 24 horas siguientes de ocurrido el siniestro si se suscitó en la empresa; o de que se tenga conocimiento del mismo si ocurrió fuera del centro de trabajo

(Arts. 51, 304-A, fracc. XII y 304-B, fracc. IV, LSS y 22, Reglamento de Prestaciones Médicas -RPM-)

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Llevar un registro pormenorizado y actualizado de los riesgos de trabajo acaecidos a los trabajadores

Durante todo el ejercicio (1o. de enero al 31 de diciembre). Es necesario recabar los datos del propio trabajador o sus familiares, o directamente del IMSS

(Arts. 304-A, fracc. XII; 304-B, fracc. IV, LSS y 34, RACERF)

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Comunicar al IMSS cualquier movimiento sobre la situación jurídica de la negociación

Cinco días hábiles contados a partir de que ocurra el hecho, mediante el formato AM-SRT¹ o por escrito libre

(Arts. 15, fracc. I, 304-A, fracc. XVI y 304-B, fracc. I, LSS; 16, RACERF; 29, fracc. IX y 31 segundo párrafo, LInfonavit; 3o, fracc. II y 9o, Ripaedi; 6o, fracc. VII y 8o, fracc. IV, RIM)

Solventar los errores u omisiones en la información que tiene obligación de presentar al Infonavit

En los términos establecidos en la ley y sus reglamentos

(Arts. 29, fracc. IV, LInfonavit; 6o, fracc. VI y 8o, fracc. I, RIM)

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Avisar al IMSS e Infonavit sobre el estallamiento de huelga y su terminación

Inicio: dentro de los ocho días hábiles siguientes a aquel en que ocurra el hecho en caso del IMSS y cinco tratándose del Infonavit, y

terminación: a más tardar a los cinco días hábiles siguientes a su conclusión

(Arts. 15, fracc. VIII, 304-A, fracc. XVIII y 304-B, fracc. II, LSS; 10, RACERF; 29, fracc. IX, LInfonavit; 10, Ripaedi; 6o, fracc. VII y 8o, fracc. IV, RIM)

Informar bimestralmente a los trabajadores sobre las aportaciones efectuadas a su cuenta individual del Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez

Puede hacerse mediante la impresión de la cédula generada por el SUA

(Arts. 15, fracc. VII, 180, 304-A, fracc. V y 304-B, fracc. I, LSS)

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Presentar el dictamen de obligaciones
en Seguridad Social, cuando se esté obligado o se opte por ello

A más tardar el 30 de septiembre siguiente al ejercicio fiscal inmediato anterior para efectos del IMSS, y

dentro de los seis meses siguientes a la fecha de presentación del aviso de dictaminación, en el caso del Infonavit

(Arts. 16, 304-A, fraccs. XIX y XX y 304-B, fraccs. I y IV, LSS; 161, RACERF; 29, fracc. VIII, LInfonavit y 65 Ripaedi)

Comunicar al IMSS y al Infonavit los datos de los contratos de pres-tación de servicios y de las partes que

los suscriben, celebrados o novados (para el caso del IMSS) en el trimestre de que se trate

Se entrega en enero, abril, julio y octubre, cuando un patrón o sujeto obligado, en virtud de un contrato, cualquiera que sea su forma o denominación, ponga a disposición trabajadores u otros sujetos de aseguramiento para que ejecuten los servicios  acordados bajo la dirección del beneficiario de los mismos, en las instalaciones que este determine. Al IMSS se presenta dentro de los primeros 15 días hábiles de los meses señalados y ante el Infonavit, a más tardar el último día de dichos meses

(Art. 15-A, quinto párrafo, 304-A, fracc. XXII y 304-B, fracc. IV, LSS y 29-Bis y 55, Ley del Infonavit)