El representante legal es una figura que reviste importancia para el patrón, porque es quien efectúa todos los actos en su nombre.
Para tener tal carácter es necesario que el representante legal cuente con un poder para actos de administración donde se le faculte para realizar todas las diligencias frente al IMSS, tales como: movimientos afiliatorios, presentar las aclaraciones correspondientes, realizar los cambios de domicilio, y todas las gestiones necesarias para el exacto cumplimiento de las cargas patronales o en su caso, un poder general para ejercer actos de dominio, para que el apoderado tenga todas las facultades de dueño, tanto en lo relativo a la disposición de los bienes, como para hacer toda clase de gestiones a fin de defenderlo (art. 2554, Código Civil para el DF y sus correlativos en las entidades locales).
- tarjeta de identificación patronal, y
- número patronal de identificación electrónica
De ahí que cuando el representante legal de una empresa cambie, se debe comunicar tal situación al IMSS, dentro de los cinco días hábiles siguientes a aquel en que ocurra este hecho, y así efectuar la autorización de quien ocupará tal cargo y actualizar la tarjeta de identificación patronal, firma electrónica y certificado digital, para los efectos citados (art. 16, Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización —RACERF—).
Para tal efecto, se recomienda que el nuevo apoderado legal, se constituya en la subdelegación que corresponda al registro patronal de la empresa y se presente en área de Aclaraciones Patronales y exhiba en original y copia un escrito libre que contenga:
- número de registro patronal, RFC, nombre o denominación o razón social del patrón
- fecha de la causa del aviso
detalle de la operación (dejar sin efectos al apoderado anterior y señalar el nombre del nuevo), y - firma del representante
Igualmente, debe anexarse en original y copia:
- aviso presentado ante el SAT del cambio de representante
- acta constitutiva con sello del registro público de la propiedad y testimonio notarial que establezca el nuevo poder conferido para actos de administración, dominio o especial donde se especifique que el mandatario puede ejecutar toda clase de trámites y firma de documentos ante el IMSS
- identificación oficial del nuevo representante legal, y
- tarjeta de identificación patronal
Si no existe ninguna observación por el personal del Seguro Social, este entregará la tarjeta patronal actualizada.
No debe olvidarse solicitar la cancelación del Número Patronal de Identificación Electrónica y el Certificado Digital, y después tramitar uno nuevo.
Finalmente, en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), se debe actualizar la información para que los documentos que emita este sistema tengan el dato correcto.
