Las administradoras de fondos para el retiro —Afore— deben recibir y gestionar el registro de los trabajadores cuando ejerzan su derecho a elegir por primera vez a la administradora que operará su cuenta individual, ya sea porque están afiliados al IMSS o son independientes (art. 145 de las Disposiciones de carácter general en materia de operaciones de los Sistemas de Ahorro para el Retiro —DCGOSAR—).
Para tal efecto, las administradoras deberán proporcionar a los asegurados información relacionada con el registro.
De ahí que es importante conocer qué cambios sufrió este trámite de acuerdo con las DCGOSAR publicadas en el DOF el 15 de mayo de 2020.
Las Afore son responsables de:
- contactar al subordinado conforme a lo que establezcan en sus Manuales de Políticas y Procedimientos, dentro de los cinco días hábiles siguientes a que reciban de las empresas operadoras las pre-solicitudes para el registro a fin de iniciar la gestión del mismo
- cumplir diversos requisitos, para tramitar una solicitud de registro ante las empresas operadoras, entre ellos: registrar y almacenar un video que contenga la manifestación del colaborador en la que exprese su consentimiento para el registro y confirme sus datos personales y de contacto
- resguardar y conservar el video, debiendo mantenerlo a disposición de la Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro —Consar— e implementar las medidas de seguridad necesarias para garantizar que no sea manipulable
- efectuar el resguardo y conservación de los videos referidos a través de las empresas operadoras, de forma opcional
- elaborar y poner a disposición de los colaboradores las solicitudes de registro, a través de los medios electrónicos que para tal efecto determinen, las cuales deberán contener diversa información, entre la cual está incluido el contrato de administración de fondos para el retiro
- garantizar que la firma manuscrita digital del agente promotor que gestione el registro, se asiente en presencia del subordinado, cuando este suscriba su solicitud de registro.
Para tal efecto, los medios electrónicos que las Afore utilicen en el proceso de registro deben generar bitácoras que sean auditables y que permitan verificar, al menos, el lugar, la fecha y hora exacta en que las solicitudes de registro se firmaron por el trabajador y por el agente promotor - mantener a disposición de la Consar dichas bitácoras e implementar las medidas de seguridad necesarias para garantizar que los datos e información que se genere no sean manipulables
- a través de los agentes promotores, tienen que entregar físicamente o enviar al correo electrónico que señale el asegurado o bien, a través de los medios electrónicos que la administradora ponga a su disposición, un ejemplar de la solicitud de registro la cual incluye el contrato de administración de fondos para el retiro y del documento de rendimiento neto, firmados por el asegurado y el agente promotor, al momento de tramitar el registro, y
- asegurar que los documentos de rendimiento neto y las solicitudes de registro las cuales contienen los contratos de administración de fondos para el retiro, que pongan a disposición de los trabajadores, cumplan con los requisitos previstos, se encuentren vigentes, así como que los campos para que los asegurados y los agentes promotores ingresen su firma biométrica y su firma manuscrita digital se encuentren dentro del mismo documento y a la vista del colaborador o del beneficiario de ser el caso
Como se observa los cambios tienen el objetivo de implementar mejoras regulatorias para el perfeccionamiento y la simplificación de los trámites en el SAR, porque resulta necesario sintetizar el proceso de registro, de modo que se eficienten los tiempos de atención y respuesta, por lo que es conveniente prescindir de diversos elementos relacionados con la constancia de registro tales como copias simples para cotejo.
