El numeral 286-M de la LSS prevé que el Instituto puede realizar notificaciones, hacer citatorios o emplazamientos; requerir o solicitar informes o documentación, así como emitir resoluciones por medios de comunicación electrónica, siempre que los patrones manifiesten previamente y de manera expresa su conformidad de recibir las actuaciones mencionadas en esta disposición, respecto de cada promoción o solicitud que lleven a cabo.
De ahí que, para disminuir el contacto presencial entre los notificadores y el sector empresarial, y así romper la cadena de contagio por el Coronavirus (COVID-19) y acatar los lineamientos de la nueva normalidad, el Seguro Social dio a conocer en el DOF del 9 de julio de 2020 los Lineamientos generales para el uso del buzón IMSS y la enmienda a los Lineamientos para la firma electrónica de documentos expedidos por funcionarios de este órgano fiscal.
Buzón IMSS
El acuerdo ACDO.AS2.HCT.240620/170.P.DIR y su anexo único señala que el Buzón IMSS estará vigente a partir del 3 de agosto de 2020. Por la importancia que reviste para el sector patronal esta herramienta, a continuación, se detallan los aspectos más relevantes que contempla este documento.
Con el Buzón se reducirá la carga administrativa y los costos de operación del Instituto, además de que operará para que los patrones puedan realizar consultas las 24 horas al día, los 365 días del año.
Sin embargo, los particulares deben solicitar y manifestar al Seguro Social su conformidad para realizar actuaciones ante este, a través del Buzón IMSS, como medio de comunicación electrónico, mediante el uso de su e.firma, amparada por un certificado vigente emitido por el SAT y las claves públicas y privadas que la conforman.
Para tal efecto, los interesados deben registrarse en www.imss.gob.mx, en la sección Buzón IMSS, considerando al menos una dirección de correo electrónico y hasta cinco, así como un número de teléfono móvil, como medios de contacto.
El Instituto envía un aviso para la validación a los medios de contacto registrados, con el objeto de corroborar su autenticidad. Los patrones deben confirmarlos dentro de las 72 horas siguientes; en caso contrario, se cancelarán y se deberá realizar nuevamente el registro.
Posteriormente, para habilitar el Buzón IMSS, como ya se mencionó los interesados deben manifestar su conformidad para que el Instituto efectúe mediante dicho Buzón, notificaciones de cualquier acto o resolución administrativa y, realice la transmisión electrónica de documentos digitales, a través de dicho sistema. Esto deben suscribirlo con su firma electrónica. A la firma de la manifestación el sistema generará el acuse de recibo electrónico correspondiente.
Todas las actuaciones electrónicas que se efectúen por medio del buzón deben estar signadas con la e.firma y serán imputables a su titular, por lo que es su responsabilidad el resguardo del certificado digital y la confidencialidad de la clave privada.
El IMSS dará a conocer a los patrones, a través de su página web, las actuaciones que podrán realizarse por conducto del Buzón; esto es, la relación de promociones, solicitudes, avisos y demás información que puede presentarse.
Asimismo, pondrá a disposición de los interesados, los documentos y demás información que considere necesarios para dicha herramienta, en donde se detallarán los pasos y procedimientos a seguir para la realización de actuaciones mediante el uso de la e.firma.
Se precisa, que por cada actuación que realicen los empresarios en el buzón, se emitirá un acuse de recibo electrónico y se presumirá, salvo prueba en contrario, que el documento digital fue recibido en la hora y fecha que se consignen en el acuse de recibo mencionado, siendo este el medio para acreditar de manera fehaciente la fecha y hora de recepción de los mensajes de datos y documentos digitales enviados por este medio de comunicación.
Las actuaciones que los patrones deban realizar dentro de un plazo legal a través del Buzón IMSS pueden efectuarse de las 00:00 a las 23:59 horas del día; si el uso del mismo se realiza en día inhábil, las promociones se tendrán por recibidas a la primera hora del día hábil siguiente.
El Seguro Social podrá notificar los actos y las resoluciones administrativas que emita en documentos digitales a través del Buzón IMSS (comunicaciones, avisos, servicios, actos jurídicos y administrativos tales como: notificaciones, emplazamientos, requerimientos, solicitudes de informes o documentación; notificaciones de resoluciones y cédulas de liquidación, entre otros, incluyendo cualquiera que pueda ser recurrido), en el horario comprendido de las 09:30 a las 18:00 horas (de la Zona Centro de México).
En el supuesto de que el acuse de recibo se genere en día u hora inhábil, en todos los casos, la notificación se tendrá por realizada a partir de las 09:30 horas (Zona Centro de México) del día hábil siguiente.
Previo a la notificación electrónica de algún acto, le será enviado al particular de que se trate un aviso a los medios de contacto que proporcionó al momento de solicitar el uso del Buzón IMSS.
Los particulares contarán con tres días hábiles para abrir en el Buzón IMSS los documentos digitales pendientes de notificar; dicho plazo se contará, a partir del día hábil siguiente a aquel en que le sea enviado el mencionado aviso.
En caso de que el particular no abra el documento digital en el plazo señalado, la notificación electrónica se tendrá por realizada al cuarto día hábil, contado a partir del día hábil siguiente a aquel en que le fue enviado el referido aviso (arts. 134, fracc. I, sexto y séptimo párrafos y 135, primero párrafo, CFF).
Cabe señalar que lo dispuesto en los lineamientos no limita las facultades de comprobación del IMSS.
Asimismo, se prevé que los datos personales que se transmitan a través del Buzón IMSS serán tratados de conformidad con la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados y demás normatividad aplicable, por lo que de violentarse los derechos ahí contenidos, serán aplicables las sanciones en las leyes antes mencionadas, sin perjuicio de las demás que puedan generarse.
El incumplimiento a los lineamientos, así como el uso indebido del Buzón IMSS en las actuaciones o actos administrativos electrónicos, será sancionado conforme a la Ley General de Responsabilidades Administrativas, la Ley, el Código Penal Federal y las demás disposiciones jurídicas aplicables.
Firma de documentos electrónicos
Por otra parte, el acuerdo ACDO.AS2.HCT.240620/171.P.DIR y su anexo único relativo a los Lineamientos generales del firmado electrónico de documentos por funcionario competente del IMSS, modificatorio del acuerdo ACDO.AS2.HCT.270219/95.P.DIR, publicado el 29 de marzo de 2019, precisa que dichos instrumentos tienen por objeto regular la emisión de actos y resoluciones administrativas del Instituto con firma electrónica avanzada por funcionario competente y dar a conocer los medios de comprobación de la integridad y autoría de los documentos digitales notificados electrónicamente mediante el Buzón IMSS o documentos impresos notificados de forma personal.
Igualmente, prevé que los derechohabientes o patrones podrán verificar la integridad y autoría de los documentos digitales e impresos suscritos con e.firma o sello digital emitidos por los servidores públicos facultados, mediante alguna de las siguientes opciones:
- tratándose de documentos que cuenten con código QR, pueden comprobarse mediante el uso de un software que permita leer su código de barras bidimensional, o
- ingresar al portal electrónico del IMSS (www.imss.gob.mx); Patrones o empresas; Cumplimiento de Obligaciones Fiscales; Servicios en línea; Verificación de personal del IMSS y Buzón Tributario; Verificación de documentos
Al utilizar cualquiera de esas opciones, los patrones podrán constatar la siguiente información:
clave del RFC del destinatario, nombre, denominación o razón social de la persona a la que va dirigido el documento impreso firmado por el funcionario competente del IMSS con e.firma, y
el documento original con e.firma o sello digital del autor
Como se observa, el uso del Buzón IMSS para los patrones representa la consulta y disponibilidad de documentos digitales las 24 horas, los 365 días del año; además de que evitarán el traspapeleo de documentos porque pueden acceder a un repositorio único para los asuntos y trámites de la empresa.
Además de que cuentan con los medios para poder comprobar la veracidad de todo documento expedido por el Instituto, lo que les ofrece certidumbre jurídica.
