El patrón al entablar un vínculo laboral adquiere un conjunto de obligaciones en materia de seguridad social, entre las que destacan registrarse e inscribir a sus trabajadores al Régimen Obligatorio del Seguro Social (ROSS), cuantificar y pagar las contribuciones del IMSS, así como las aportaciones y amortizaciones de vivienda (arts. 12, fracc. I y 15, fracc. III, LSS y 29, fracc. II, Ley del Infonavit).
A fin de determinar automáticamente las cuotas de seguridad social, el empleador tiene a su disposición el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), el cual es de uso obligatorio para aquellos que cuentan con cinco o más subordinados, pero para quienes no se encuentren en dicho supuesto es optativo (arts. 39, LSS; 113 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización –RACERF– y 29, Ley del Infonavit).
Para que el SUA sea una herramienta útil, el encargado de la captura de las incidencias, debe registrar correctamente las modificaciones salariales, las incapacidades o los ausentismos, la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo, el valor del salario mínimo, la UMA, la Unidad Mixta Infonavit (UMI), entre otros.
De lo contrario, los Institutos en ejercicio de sus facultades de comprobación pueden imponer al infractor créditos fiscales por diferencias de cuotas, aportaciones y amortizaciones, así como actualizaciones y recargos, e incluso sanciones.
No obstante, cuando el empresario ingrese datos incorrectos en el sistema y por consecuencia, cubra erróneamente las cuotas obrero-patronales, es posible que calcule las diferencias respectivas.
De ahí que a continuación se detallen algunos aspectos sobre la causación de las cuotas, las repercusiones de no calcularlas adecuadamente y un caso práctico sobre el proceso a seguir en caso de que se decida regularizarse.
Determinación y entero de cuotas
Como se comentó, una de las cargas esenciales de toda empresa es calcular el monto de las contribuciones de seguridad social causadas por mes o bimestre vencido, y cubrirlas a más tardar el 17 del mes o bimestre inmediato siguiente a su generación (arts. 39, LSS; 35 y Sexto Transitorio, Ley del Infonavit).
Aunque la compañía puede preferir emplear las propuestas de las cédulas emitidas por el Seguro Social: emisión mensual anticipada (EMA) o emisión bimestral anticipada (EBA), las cuales se obtienen a través del portal IMSS Desde su Empresa (IDSE) o en el Buzón IMSS; es importante recordar que estas no tienen vinculación con el SUA, porque son totalmente independientes. Por eso el patrón debe alimentar y actualizar este sistema para determinar las cuotas obrero-patronales del periodo de que se trate (arts. 39 y 39-A, LSS).
Consecuencias de calcular erróneamente las cuotas
Al no determinar y enterar adecuadamente las contribuciones de seguridad social, el IMSS o Infonavit pueden imponer las multas que se muestran en la siguiente tabla.
Sanción |
|
Motivo |
Importe |
| Realizar actos u omisiones, que impliquen el incumplimiento del pago de cuotas obrero-patronales, capitales constitutivos, actualizaciones y recargos y multas (Arts. 287 y 304, LSS) |
40 al 100 % del concepto omitido |
| No determinar las contribuciones legalmente a su cargo o hacerlo en forma extemporánea (Arts. 304-A, fracc. IV y 304-B, fracc. I, LSS) |
20 a 75 veces la UMA, actualmente de $1,924.40 a $7,216.50 |
| Omitir total o parcialmente el pago de aportaciones de vivienda incluyendo las retenidas o recaudadas (Arts. 30, fracc. V segundo párrafo, Ley del Infonavit y 76, CFF) |
55 al 75 % de las contribuciones omitidas |
| Abstenerse de efectuar la retención de los descuentos por concepto de amortizaciones de los créditos de vivienda cuando exista la obligación de hacerlo (Arts. 6o., fracc. III y 8o., fracc. V, Reglamento para la Imposición de Multas por Incumplimiento de las Obligaciones que la Ley del Infonavit y sus Reglamentos establecen a cargo de los Patrones) |
301 a 350 veces la UMA; esto es, de $28,962.22 a $33,677.00 |
Caso Práctico
La compañía Artículos Farmacéuticos Fierro SA de CV pagó erróneamente las cuotas obrero-patronales causadas en octubre y quinto bimestre de 2021, situación que observó el área de recursos humanos, y desea calcular las diferencias y realizar el entero respectivo, considerando las siguientes incidencias:
Número de Seguridad Social |
Nombre del trabajador |
Incidencia |
| 89-9377-1056-7 |
Sánchez Díaz José |
El 1o. de octubre fue su aniversario laboral y se le otorgó un incremento a su sueldo. No obstante, en el SUA no se registró la modificación salarial respectiva |
| 87-9546-5168-0 |
Mendoza Sánchez Paulina |
Existió un error en el sistema al señalar 18 días de incapacidad en octubre de 2021, pues los certificados respectivos únicamente amparan nueve días |
| 65-9074-1016-4 |
Ponce Reyes Guadalupe |
Se capturó en el SUA un ausentismo de cinco días en octubre de 2021, lo cual no sucedió porque se comprobó que la colaboradora no faltó ningún día a trabajar de acuerdo con las lista de asistencia y el reloj checador |
Restauración del respaldo SUA
En una computadora diferente a aquella en la que se utiliza habitualmente el SUA, el patrón debe instalar dicho programa, importando la información de los subordinados utilizada para el pago de octubre de 2021 (respaldo de la base de datos empleada).
Para ello, se debe capturar el Usuario y Contraseña registrados y luego elegir en el menú Utilerías, el rubro Restaurar Información, dar clic en Examinar…, seleccionar el archivo con la información de respaldo correspondiente y pulsar Abrir e inmediatamente Restaurar
El sistema comunica que la información ha sido restaurada satisfactoriamente; para continuar se debe pulsar Aceptar
CORRECCIÓN DE DATOS ERRÓNEOS
1. En el menú del lado izquierdo del SUA, pulsar el apartado Actualizar seguido de Trabajadores y seleccionar al colaborador del que se desea corregir la información
2. Seleccionado el subordinado, en la ventana Actualizar Trabajadores ubicar en el apartado Movimientos los datos errados (en este caso la incapacidad) y dar clic sobre estos para que el sistema arroje el mensaje Desea Borrar el Movimiento al cual se debe pulsar Sí
En el aviso Movimiento Eliminado Satisfactoriamente oprimir Aceptar
3. Capturar la información correcta en el mismo menú. En el caso del asegurado Sánchez Díaz José, se anotó la modificación salarial del 1o. de octubre de 2021. Por lo que hace a Mendoza Sánchez Paulina se registraron las incapacidades reales y respecto al colaborador Ponce Reyes Guadalupe se eliminaron las faltas que no le aplicaban
DETERMINACIÓN DE DIFERENCIAS
1. Previo al cálculo, el interesado en el menú del lado izquierdo del SUA en el apartado Actualizar en la sección INPC y Recargos, debe capturar los importes de estos a efectos de evitar errores en el proceso.
Es conveniente considerar que en este caso los dos últimos datos son iguales ya que la fecha de pago es el 8 de febrero de 2022; es decir, antes de la publicación que hace el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (Inegi) en el DOF
2. Ubicarse en la ventana principal y localizar los rubros Cálculos y Pago Global, después seleccionar el Mes y Año a procesar, en este caso Octubre y 2021; seleccionar la opción pago Extemporáneo; capturar la fecha en que se realizará el entero, pulsar Calcular y luego Generar para guardar el archivo con los datos idóneos. Con esto se obtiene el costo que se debió pagar
Al concluir aparece el mensaje: Proceso de cálculo terminado; para continuar presionar el botón Aceptar
3. Revisar que la cédula de determinación de las cuotas contenga los datos adecuados.
Luego se deben generar las diferencias respectivas, por lo que se debe seleccionar en el menú del SUA los apartados Cálculos y Pago de diferencias, e indicar la fecha en que se cubrirán las mismas —es necesario considerar que el entero sea un día hábil—; en la opción Tipo de Documento escoger 03 Cédula de Diferencias y oprimir el botón Calcular
El sistema envía los mensajes: Se procederá a leer el disco del pago efectuado y Se procederá a leer el archivo de lo pagado, en estas ventanas se debe escoger Aceptar; y elegir el archivo de pago que se generó cuando efectivamente se cubrieron las cuotas
Al momento aparecen los mensajes El Sistema procesará el Archivo #1 de la unidad c:\ y Proceso de Lectura terminado, para continuar pulsar Aceptar
4. El SUA genera dos cuadros de diálogo:
- Determinación de diferencias (Se procederá a leer el archivo de lo que Debió Pagar), e
- Importar (Se procederá a leer el archivo de lo que debió Pagar)
En ambos supuestos presionar Aceptar y cargar el documento correspondiente
Al instante aparecen los siguientes diálogos: El Sistema procesará el Archivo #1 de la unidad c:\; Proceso de Lectura terminado y Cálculo de Diferencias Terminado. A todos dar clic en Aceptar
5. Para visualizar e imprimir la cédula mensual o bimestral o ambas, de las diferencias de cuotas obrero-patronales, marcar los rubros respectivos, eligiendo la opción Cédula Mensual o Cédula Bimestral según sea el caso y dar clic en Imprimir. Repetir dicho procedimiento para obtener e imprimir el Resumen de Diferencias
6. A efecto de crear el archivo con el cual se pagarán las diferencias, al final de la ventana seleccionar la opción Genera Archivo Pago y presionar el botón Genera Pago
Indicar la ubicación en donde se desea guardar dicho documento y pulsar Aceptar al mensaje Generación de Archivo de Pago Terminado
7. Finalmente dar clic en Salir en la ventana Cálculo de Determinación de Diferencias
Conclusión
Es fundamental que el empresario esté al pendiente de los pagos efectuados y de que se capturen en tiempo y forma las incidencias en el SUA para su correcto funcionamiento.
Si se detectan errores, se sugiere subsanar a la brevedad, la omisión del pago de las contribuciones para evitar seguir generando actualizaciones y recargos, y las multas mencionadas.
Finalmente, es indispensable contar con un respaldo de los archivos de pago efectuados, estar al pendiente de los aniversarios laborales de los colaboradores, los incrementos salariales, las ausencias, las incapacidades, las actualizaciones de la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo, así como la actualización del salario mínimo, la UMA, la UMI, el INPC, etc.
