El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), difundió en el Diario Oficial de la Federación —DOF— del 5 de agosto de 2024, el Acuerdo número ACDO.AS2.HCT.230724/261.P.DIR, el cual contiene los Lineamientos de carácter general para la operación del Buzón IMSS (Lineamientos), estos entraron en vigor el 6 de agosto de dicho año.
Esta normativa surge como parte de la reforma a la Ley del Seguro Social (LSS) del 7 de junio de 2024, cuyo objetivo es modernizar y digitalizar la comunicación entre el Seguro Social y los particulares.
Con ello, el Buzón IMSS se convierte en una herramienta clave para la notificación y recepción de documentos administrativos, marcando un cambio significativo en la gestión de las cargas relacionadas con la seguridad social.
De ahí que el Doctor José Juan Ríos Aguilar, experto en el diseño e implementación de planes de igualdad en las empresas, y coordinador editorial de las secciones de laboral y seguridad social de IDC, Asesor Fiscal, Jurídico y Laboral aborda las implicaciones legales de la regulación del Buzón IMSS, las obligaciones y derechos que surgen para el sector patronal, los requisitos para el registro y uso del Buzón IMSS, a través de las preguntas más frecuentes que están surgiendo entre el sector patronal.
Generalidades del Buzón IMSS
¿Qué es el Buzón IMSS y cuál es su finalidad?
El Buzón IMSS es un sistema electrónico de comunicación establecido por el Instituto para gestionar y facilitar la comunicación digital entre dicho ente público y los particulares. Su propósito principal es:
- permitir la notificación de actos administrativos, requerimientos o resoluciones digitales, y
- ofrecer a los particulares la posibilidad de enviar promociones, hacer solicitudes y consultar avisos, así como cumplir con sus obligaciones y atender los requerimientos del Instituto
¿A quiénes va dirigido el Buzón IMSS?
A los particulares que desean realizar actuaciones en dicha herramienta o sean destinatarios de los actos (notificaciones) o resoluciones administrativas emitidas por el IMSS mediante documentos digitales que sean firmados con la e.firma de un funcionario público competente (Lineamiento 3o.).
¿Quiénes se consideran personas particulares?
Los derechohabientes, los patrones, los sujetos obligados, los contadores públicos autorizados, los responsables solidarios, los terceros relacionados, sean personas físicas o morales y los representantes legales que realicen actuaciones ante el Instituto mediante el Buzón (art. 5 A, fracc. XXIV, LSS).
¿Los patrones están obligados a habilitar el Buzón IMSS?
Sí, porque el artículo 286 M de la LSS, indica que:
- el Seguro Social realizará notificaciones, citatorios, emplazamientos; requerirá o solicitará informes o documentación, o emitirá resoluciones a través del Buzón IMSS
- las personas particulares deben registrarse en el Buzón IMSS y mantener actualizados los medios de contacto con el Seguro Social de conformidad con los lineamientos aprobados por el Consejo Técnico del Instituto
- para el caso específico de los empleadores o sujetos obligados, se les notificará por medio del Buzón, sin perjuicio de que se hagan esas diligencias en términos de la LSS o del Código Fiscal de la Federación (CFF), y
- de no habilitarse la herramienta digital señalada, o de no registrarse los particulares en esta, se les notificará por estrados, en términos del artículo 134, fracción III del CFF
Por su parte, los dispositivos 7.1, 7.8, 7.10 y primero transitorio de los lineamientos, señalan que:
- el IMSS efectuará notificaciones de los actos y las resoluciones administrativas que emita en documentos digitales a través del Buzón IMSS, incluyendo cualquiera que pueda ser recurrido
- cuando los particulares no habiliten su Buzón IMSS dentro del plazo máximo de 180 días naturales a partir de la entrada en vigor de los lineamientos (a más tardar el 1o. de febrero de 2025), el Instituto podrá efectuar la notificación de sus actos mediante estrados, y
- el Seguro Social puede notificar personalmente los actos y las resoluciones administrativas que su personal competente emita en documentos impresos mediante el uso de la e.firma
De todo lo anterior se entiende que notificar a través del Buzón IMSS es una facultad del Seguro Social que puede ejercer cuando emita documentos digitales, por lo que los patrones que sean destinatarios de actos administrativos (fiscalizadores) forzosamente tienen que habilitar o registrarse en dicha herramienta; de lo contrario, serán avisados mediante estrados.
¿Qué sucede si el patrón no habilita el Buzón IMSS o no actualiza sus datos de contacto?
De no habilitar o no registrarse en la herramienta digital, haber señalado datos erróneos o no actualizar los medios de contacto, el Instituto podrá ejecutar sus notificaciones de conformidad con lo dispuesto en el artículo 134, fracción III del CFF; es decir, mediante estrados (art. 286 M, cuarto párrafo, LSS).
¿Qué efectos tienen las actuaciones realizadas a través del Buzón IMSS?
Los actos realizados mediante dicha herramienta digital producirán los mismos efectos legales que los documentos firmados autógrafamente; por ende, tienen el mismo valor probatorio (art. 286 L, último párrafo, LSS).
Registro del Buzón IMSS
¿Cómo se habilita el Buzón IMSS?
Los particulares deben registrar en la página de internet del IMSS (www.imss.gob.mx/buzonimss) los mecanismos de comunicación que servirán de contacto: correo electrónico (hasta cinco) y un teléfono celular. Esto es por Registro Federal del Contribuyente (RFC); sin embargo, opcionalmente se pueden tener datos por registro patronal (Lineamientos 5.1).
Luego, el Seguro Social enviará un aviso de validación (para corroborar la autenticidad del correo electrónico y del teléfono móvil), el cual debe confirmarse dentro de las 72 horas siguientes; de lo contrario, se cancelará el registro y se tendrá que empezar nuevamente con él.
De confirmar solo una de las vías de comunicación, no se tendrá por habilitado el Buzón IMSS por lo que no se podrá acceder a él (Lineamientos 5.2).
Posteriormente, los interesados deberán signar con la e.firma los “Términos y Condiciones para el uso del Buzón IMSS”, y el sistema generará el acuse electrónico respectivo (Lineamientos 5.3).
Qué debe hacerse si se presentan inconsistencias al habilitar el Buzón IMSS?
Si existen problemas con el RFC, los registros patronales, la validación o el funcionamiento en general del Buzón, se puede presentar al IMSS una solicitud de orientación o aclaración (Lineamientos 5.9).
Notificaciones
¿Qué documentos se comunicarán a los patrones mediante el Buzón IMSS?
Todos aquellos que se emitan digitalmente que sean signados con e.firma, principalmente, los actos jurídicos y administrativos, entre los que se encuentran: citatorios, emplazamientos, requerimientos, solicitudes de informes o documentación; notificaciones de resoluciones y cédulas de liquidación.
En ese sentido, se podrán entregar a los empresarios los siguientes papeles digitales:
- resolución: de determinación y rectificación de la prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo (SRT); para cubrir la prima media del SRT (por tener menos de 10 trabajadores); y rectificación de la clasificación de la empresa
- multa por la rectificación de la prima en el SRT
- exigencia de información faltante en algún trámite y para desecharlo por falta de atención de aquel
- requerimiento de documentación complementaria dentro de la corrección en materia de clasificación de empresas
- abandono de la corrección en materia de clasificación de empresas
- respuesta dejando a salvo facultades de comprobación en materia de clasificación de empresas
- conclusión del trámite de corrección en materia de clasificación de empresas
- cierre por validación de la corrección patronal
- oficio artículo 182 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (a contrario sensu) en materia de clasificación de empresas (se presume que será cuando el IMSS no da por validada la corrección del patrón, por lo que podrá ejercer sus facultades de revisión)
- autorización de registro para dictaminar las obligaciones en materia de seguridad social
- baja de registro de contador público autorizado
- procedimiento de baja por inscripción improcedente de trabajadores, o
- carta invitación a patrones con concentración salarial, y para revisar la correcta clasificación de las empresas
¿En qué horario puede el IMSS realizar las notificaciones a través del Buzón IMSS?
Según el Lineamiento 7.2, el IMSS realizará las notificaciones mediante el Buzón en un horario de 09:30 a 18:00 horas de la Zona Centro de México.
¿Qué debe hacer el IMSS antes de realizar una notificación electrónica?
Previo a la notificación, el Seguro Social tiene que enviar un aviso a los mecanismos de contacto registrados por el patrón, para que este consulte en el Buzón IMSS su notificación, en un plazo no mayor a tres días hábiles a partir del día hábil siguiente a aquel en que le sea enviado el aviso (Lineamientos 7.3 y 7.4).
¿Qué sucede si el patrón no abre el documento digital en el plazo de tres días?
La notificación se tendrá por realizada al cuarto día hábil, contado a partir del día hábil siguiente a aquel en que fue enviado el referido aviso y se generará un acuse de recibo electrónico del momento en que se tuvo por notificado el documento (Lineamiento 7.5).
No obstante, si el acuse se genera en día u hora inhábil, la notificación se tendrá por efectuada a partir de las 09:30 horas del día hábil siguiente (Lineamiento 7.2).
¿Las notificaciones realizadas en el Buzón IMSS, se conservarán?
Sí. Las notificaciones que realice el Seguro Social y los acuses se podrán consultar e imprimir durante el plazo de cinco años posteriores a la notificación (Lineamientos 6.1 y 7.7).
Actuaciones por parte de los patrones en el Buzón IMSS
¿Qué actuaciones pueden realizan los patrones mediante el Buzón IMSS?
Contestar los requerimientos realizados por el Instituto, y presentar promociones o solicitudes relacionadas con el ejercicio de las facultades legales y reglamentarias de dicho organismo (art. 286 L, LSS).
Al cierre de esta edición aún no está actualizado el Buzón IMSS, pero se espera que los empleadores puedan:
- generar y autorizar a terceros interesados la consulta de la opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales en materia de seguridad social, o la cancelación de esta
- permitir al IMSS hacer pública la opinión del cumplimiento
- promover la suspensión del procedimiento administrativo de ejecución
- celebrar convenios de pago a plazos
- interponer recursos de inconformidad
- pedir el desbloqueo de cuentas
- realizar modificaciones en el Seguro de Riesgos de Trabajo (SRT)
- presentar el escrito patronal de desacuerdo
- consultar los riesgos de trabajo terminados
- determinar la prima del SRT, y
- presentar la informativa de los contratos de servicios u obras especializadas
¿Cómo se emitirán los acuses de la recepción de documentos enviados por el patrón a través del Buzón IMSS?
Cuando los empleadores envíen documentos mediante el Buzón, la plataforma generará un acuse de recibo electrónico, el cual servirá para acreditar la recepción de los mensajes de datos y documentos digitales para cada actuación llevada a cabo; es decir, será una prueba fehaciente de la fecha y hora en que el documento digital fue recibido por el IMSS, salvo prueba en contrario (Lineamiento 6.1).
Es menester señalar, que si bien el acuse es electrónico, este puede consultarse e imprimirse durante un plazo de cinco años desde su emisión.
¿El IMSS está obligado a conservar los documentos digitales enviados por el patrón?
Sí. El Seguro Social debe resguardar los documentos digitales presentados a través del Buzón IMSS y que fueron suscritos con la e.firma.
La conservación de estos documentos debe realizarse durante los plazos establecidos por la LSS y sus reglamentos, y demás ordenamientos jurídicos aplicables, de acuerdo con la naturaleza de la información contenida (Lineamiento 6.2).
¿En qué horario los patrones pueden realizar sus actuaciones?
Si el empleador necesita realizar una actuación para contestar un requerimiento que cuenta con un plazo legal, puede hacerla entre las 00:00 y las 23:59 horas del día.
Sin embargo, si efectúa la gestión en un día inhábil, la promoción se considerará recibida a la primera hora del día hábil siguiente (Lineamiento 6.3).
¿Qué efectos tienen los documentos enviados por el Buzón IMSS?
Los papeles entregados mediante el Buzón IMSS tienen la misma validez legal y efectos que los firmados autógrafamente. Consecuentemente, tienen el mismo valor probatorio que les otorgan las disposiciones legales aplicables a los firmados a mano (Lineamiento 6.5).
¿Cómo se maneja el huso horario para efectos legales en las promociones, solicitudes o cumplimiento de requerimientos a través del Buzón IMSS?
Aunque el acuse electrónico de recibo emitido por el sistema indique la fecha y hora relativas a la zona Centro de México, para efectos legales se considerará el huso horario del domicilio fiscal de la persona particular (Lineamientos 5.8).
Esto significa que, a pesar de que la hora del acuse pueda estar referida a la zona Centro de México, los efectos legales se ajustan al huso horario del domicilio fiscal del patrón, lo que asegura que las actuaciones electrónicas sean consideradas de acuerdo con el horario aplicable al lugar donde se encuentra la empresa.
Conclusión
El Buzón IMSS representa una nueva era en la forma de fiscalizar por parte del Seguro Social. Este sistema forzoso de comunicación facilitará la notificación de actos administrativos, requerimientos y resoluciones digitales, optimizando el proceso de interacción con el IMSS, y evitando los posibles “malos manejos” del personal del Instituto.
Por ello, los empresarios deben familiarizarse con esta herramienta para garantizar el cumplimiento adecuado de sus obligaciones y recibir eficientemente las notificaciones y los requerimientos del Instituto, y poder defenderse en tiempo y forma, o evitar la generación de créditos fiscales.
