El patrón debe presentar ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) el aviso de baja de los trabajadores con quienes terminó la relación laboral que los une, dentro de los cinco días hábiles, siguientes a aquel en que se dio tal hecho (art. 15, fracc. I, Ley del Seguro Social -LSS- y 57, Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización -RACERF-).
Si el empleador cumple con esta exigencia fuera del plazo legal, debe pagar las cuotas de seguridad social causadas hasta el día siguiente a aquel en que el Instituto reciba el aviso de baja correspondiente, de conformidad con el numeral 37 de la LSS.
En aquellas ocasiones en que se presenta el aviso de baja después de mucho tiempo, e incluso cuando el colaborador ya está trabajando para otro empleador, resulta muy útil conocer que ese mismo artículo 37 de la LSS, contempla la posibilidad de recuperar las cuotas pagadas tras la presentación del aviso de alta de dicho colaborador por su nuevo patrón.
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Cómo solicitar la devolución de las cuotas pagadas en exceso
Para tramitar la devolución de las cuotas pagadas en exceso el empresario interesado debe:
- solicitar en un escrito libre al área de Afiliación Vigencia de derechos de la subdelegación correspondiente al domicilio de su registro patronal una certificación sobre los recientes movimientos afiliados del trabajador de que se trate indicando que el objeto de dicha petición es la aplicación del artículo 37 de la LSS
- esperar la emisión de la certificación respectiva. Si en esta se precisa que el trabajador fue dado de alta por otro patrón, se debe acudir a la oficina de Emisión y Pago Oportuno de la subdelegación que le corresponda y requerir el formato de devolución respectiva
- requisitar y exhibir en el área de Emisión y Pago Oportuno en original y copia las solicitudes de devolución de cantidades pagadas sin justificación legal seguros IMSS o RCV según sea el caso junto con la siguiente documentación
- tarjeta patronal
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- poder notarial para pleitos y cobranzas o actos de dominio con el que se acredite la personalidad del representante legal
- identificación oficial del patrón o del representante legal (credencial para votar con fotografía, pasaporte, cartilla del Servicio Militar o cédula profesional)
- comprobante de pago e impresión a detalle de las cédulas de determinación de trabajadores en el periodo objeto de devolución
- estado de cuenta donde aparezca el pago requerido se efectuó por transferencia bancaria de ser el caso
- carta poder simple a nombre de la persona que pide devolución donde se especifique él o los periodos solicitados
- carta poder simple a nombre de la empresa de la persona autorizada para recoger la nota de crédito
- certificación de movimientos afiliados expedida por el departamento de Afiliación-Vigencia donde consta que el trabajador ya fue dado de alta por otro patrón
- cédula del Registro Federal de Contribuyentes en caso de que la solicitud sea sobre el Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez (RCV)
Para la devolución de las cuotas obrero-patronales, el Seguro Social cuenta con 50 días hábiles para responder lo conducente; tratándose las cuotas de RCV ese plazo es mayor, en virtud de que el Seguro Social únicamente turna este tipo de solicitudes a la Comisión Nacional de Ahorro para el Retiro.
