Es frecuente que las áreas de recursos humanos o de nóminas de las empresas no se enteren oportunamente de algunas incidencias de sus trabajadores, tales como los días de ausencia injustificada o justificada; o simplemente cuando por errores administrativos no establecen las condiciones laborales de sus colaboradores (aumentos de salario), lo cual origina que los datos que comunican al Seguro Social a través del IMSS Desde su Empresa (IDSE) no sean reales.
Tal situación provoca que la obligación del pago de las cuotas obrero-patronales no se realice conforme a la LSS, y por lo tanto el contribuyente sea sujeto de revisión, y en su caso, de la imposición de créditos por diferencias, actualizaciones y recargos e inclusive multas.
Por ello el propósito de este trabajo es dar a conocer, a usted amable lector, la forma en que se cubren las cuotas obrero-patronales, además de un caso práctico de cómo calcular las diferencias de dichos conceptos a través del Sistema Único de Autodeterminación (SUA).
Pago de cuotas
Los patrones al iniciar las relaciones laborales con sus colaboradores se encuentran obligados a determinar y pagar las cuotas obrero-patronales al Seguro Social, las cuales se cubren por mensualidades o bimestres vencidos a más tardar el día 17 de cada mes o bimestre inmediato siguiente en que se causaron (arts. 15, fracc. III y 39, LSS).
Cálculo de cuotas
Conforme al artículo 113, penúltimo párrafo del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF) el patrón que tenga cinco o más trabajadores a su servicio debe utilizar el programa informático creado por el Instituto para calcular las cuotas a enterar al Seguro Social, mientras que para los demás es optativo. Dicho software es el SUA, el cual se puede descargar.
El SUA es totalmente independiente al IDSE, y en ningún momento tienen una vinculación. Este último es la plataforma que el IMSS pone a disposición del patrón para que comunique los avisos de reingreso, modificación de salarios y baja de su personal, y el SUA es administrado también por los particulares, para capturar todos los movimientos afiliatorios presentados al Instituto y las incidencias como incapacidades y ausentimos de los subordinados, entre otros datos, mismos que sirven para calcular las cuotas obrero-patronales a enterar mensual o bimestralmente, según se trate.
Asimismo en dicho sistema se deben anotar los salarios mínimos, la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo aplicable, los Índices Nacionales de Precios al Consumidor (INPC), además las tasas de recargos.
Del registro adecuado en el SUA de los datos mencionados depende la determinación correcta de las cuotas obrero-patronales lo que evita cargas económicas adicionales para los patrones.
El ingreso erróneo de información en el SUA, inevitablemente genera diferencias en el pago de las contribuciones, las cuales deberán determinarse y cubrirse para evitar que se sigan causando los conceptos de actualizaciones y recargos.
A pesar de estas consecuencias es común que los patrones debido a ciertas inconsistencias tengan que determinar diferencias a través del SUA. De ahí que a continuación se dé a conocer el procedimiento a seguir para tal efecto.
Caso Práctico
La empresa Bebidas y Alimentos Gallegos SA de CV pagó incorrectamente las cuotas obrero-patronales causadas en julio de 2014, situación que acaba de descubrir, y es su intención calcular las diferencias y realizar el pago correspondiente. Las incidencias son:
| Número de Seguridad Social | Nombre del trabajador | Incidencia |
| 1105790946-4 | Enrique Fernández Castaño | El 1o. de julio se le modificó el salario, pero en el SUA se registró con fecha 31 de julio de 2014 |
| 1110791057-9 | Luis Ruíz Gómez | Existió un error al señalar una incapacidad por 11 días en julio de 2014, pues los certificados respectivos únicamente amparan cuatro días |
| 1196760909-7 | Javier Rico Altavira | Se capturó un ausentismo de seis días en julio de 2014, lo cual no sucedió porque se comprobó que tres días sí los laboró |
1.- En una computadora distinta a aquella en la que se utiliza habitualmente el SUA, el patrón debe instalar dicho programa importando la información de los trabajadores utilizada para el pago de julio de 2014.
Para esto se tiene que escoger en el menú Utilerías, el rubro Restaurar Información, se debe dar clic en Examinar, seleccionar el archivo con la información de respaldo respectiva y dar clic en Abrir, Restaurar y Aceptar
Posteriormente el patrón debe borrar los movimientos erróneos en el menú Actualizar Trabajadores del SUA y capturar los correctos en el mismo menú. En el caso del trabajador Enrique Fernández borrar la modificación salarial del 31 de julio y capturarla con fecha 1o. de julio. Por lo que hace a Luis Ruíz Gómez y Javier Rico Altavira se debe borrar sus incidencias incorrectas y registrar las reales.
2.-Corregidos los movimientos incorrectos, debe oprimir en el rubro Cálculos y luego en la opción Pago Extemporáneo. En la pantalla desplegada se debe elegir el Período y Año a Procesar, (en este caso julio de 2014). Capturar en el espacio la Fecha de Pago el día límite en que se pretende cubrir las cuotas —debe cuidarse que sea hábil—, y dar clic en la opción Calcular. Al concluir aparece el mensaje Proceso de cálculo terminado y para continuar se debe presionar el botón Aceptar
3.-Para visualizar e imprimir la cédula de determinación de las cuotas extemporáneas y revisar que los datos sean los correctos, en la pantalla mostrada, se debe seleccionar la casilla IMSS y pulsar el botón Mensual
4.- Después se debe generar el archivo de pago respectivo. Para ello se tiene que dar clic en la opción Genera Pago; inmediatamente aparece una ventana para seleccionar la ubicación en donde se desea guardar aquel. Una vez elegido el lugar para “salvarlo” se tiene que pulsar el botón Aceptar.
Se despliegan los mensajes Generación de Archivo de Pago Terminado, Disco de pago generado correctamente y Proceso de cálculo terminado, en los que se debe oprimir Aceptar
5.- Para terminar con el proceso del cálculo extemporáneo de las cuotas obrero-patronales se debe dar clic en el botón Salir
6.- Inmediatamente se debe seleccionar la opción Pago de Diferencias del módulo Cálculos. En la pantalla Cálculo de Determinación de Diferencias se tiene que escribir la fecha en que se realizará el pago —se debe cuidar que sea hábil—; en la opción Tipo de Documento escoger 03 Cédula de Diferencias y tocar con el puntero del mouse el botón Calcular
El sistema envía los mensajes: Se procederá a leer el disco del pago efectuado y Se procederá a leer el archivo de lo pagado, en estas ventanas se debe escoger Aceptar; elegir la ruta en donde se guarda dicho archivo
7.- Al momento aparecen los mensajes El Sistema procesará el Archivo #1 de la unidad c: \ y Proceso de Lectura terminado, para continuar se debe presionar Aceptar
8.- Se generan dos cuadros de diálogo con los textos: Se procederá a leer el archivo de lo que Debió Pagar y Se procederá a leer el archivo de lo que debió Pagar, en ambos supuestos se debe pulsar el botón de Aceptar
9.-Al instante aparece la ventana Abrir, en la cual se selecciona el archivo generado del pago de cuotas extemporáneas (en este caso de julio de 2014). Para seguir el procedimiento se debe dar clic en la opción Abrir, y en Aceptar, para los mensajes El Sistema procesará el Archivo #1 de la unidad c: \, Proceso de Lectura terminado y Cálculo de Diferencias Terminado
10.- Para visualizar e imprimir la cédula mensual de diferencias de cuotas obrero-patronales, elegir la opción Cédula Mensual y dar clic en Imprimir. Repetir dicho procedimiento para obtener e imprimir el Resumen de Diferencias
11.- A efecto de crear el archivo con el cual se pagarán las diferencias, al final de la pantalla, se debe seleccionar la opción Genera Archivo Pago y presionar el botón Genera Pago. Posteriormente se debe indicar la ubicación en donde se desea guardar dicho archivo y pulsar Aceptar, y dar clic en dicho botón en el mensaje Generación de Archivo de Pago Terminado
12.- Finalmente se deberá dar clic en Salir
Conclusiones
Para efectuar el cálculo correcto de las cuotas obrero-patronales y las diferencias al IMSS es importante tener actualizado el SUA con los datos reales. Asimismo se debe contar con el respaldo de los archivos de pago, pues de ello depende el éxito de la determinación de las diferencias.
No obstante, estimado lector, se recomienda que desde el inicio, desarrollo y término de la relación de trabajo con sus colaboradores, comunique al Instituto los datos correctos relativos al salario, prima del Seguro de Riesgos de Trabajo, etc, así como el capturar dichos datos en el SUA, pues con ello evitará cubrir las diferencias e inclusive el pago de multas en caso de que el IMSS descubra que no se cubrieron correctamente las cuotas obrero-patronales.
