En la nota Estatus de los servicios online IMSS disponible en el siguiente link y publicada en la edición 356 de fecha 15 de septiembre de 2015 de esta sección, se dio a conocer en qué consiste el Escritorio Virtual y las gestiones que se pueden realizar en este instrumento tecnológico.
Tal y como se comentó en esa oportunidad, con esta herramienta los patrones pueden, entre otras cosas, obtener su registro patronal y su constancia de opinión de cumplimiento y comprobante fiscal de pagos de las cuotas obrero-patronales.
La importancia de conocer cómo funciona el Escritorio Virtual radica en que en la práctica los trámites mencionados no se pueden realizar personalmente en la subdelegación del IMSS correspondiente al domicilio de los patrones, porque el personal de dicho organismo exige que se realicen por esa vía.
Para poder acceder al Escritorio Virtual lo primero que se debe hacer es crear una cuenta de usuario. Es necesario que este trámite lo lleve a cabo una persona física (el patrón o su representante legal) y capturar su Clave Única de Registro Poblacional (CURP).
Si desea saber cómo generar una cuenta en el Escritorio Virtual del IMSS puede consultar el tema Alta online de patrones personas físicas, y publicada en la edición 326 de fecha 31 de mayo de 2014 de esta sección, en el cual se dan a conocer los pasos para registrarse en el sistema aludido.
Las empresas deben darse de alta en esta plataforma, forzosamente por medio de su representante legal.
Derivado de la importancia que tiene para las compañías el procedimiento aludido, a continuación se dan a conocer los pasos a seguir para que los representantes legales registren a la empresa que representan; además en ediciones subsecuentes se ejemplificarán las distintas gestiones que se pueden realizar de forma online.
Proceso de registro
La organización con razón social Bebidas y Alimentos Gallegos, SA de CV desea darse de alta en el Escritorio Virtual porque en reiteradas ocasiones la subdelegación correspondiente a su domicilio le ha negado llevar a cabo diversos trámites cuando ha pretendido efectuarlos presencialmente.
Para poder realizar el alta, su representante legal debe contar con su CURP y RFC, firma electrónica avanzada (FIEL), certificado digital expedido por el SAT, archivos .key y .cer, además de su contraseña; la última hoja y la carátula del poder notarial en donde se muestre su nombre como representante legal y contar con los siguientes datos patronales.
DATOS GENERALES
| Nombre de la empresa: | Bebidas y Alimentos Gallegos SA de CV |
| Registro patronal: | B15-51112-10-7 |
| RFC de la empresa: | BAGA-050128-BQA |
| Nombre del representante legal: | Daniel Ríos Díaz |
| RFC del representante legal: | RIDD130584JFA |
El interesado debe efectuar lo siguiente:
1. Ingresar a la página del IMSS; pulsar en el recuadro INFORMACIÓN, TRÁMITES Y SERVICIOS, la opción PATRONES O EMPRESAS. Posteriormente en la pantalla Patrones o Empresas, seleccionar ESCRITORIO VIRTUAL
2. Pulsar el botón Ingresar y en la ventana Firma Digital, capturar el RFC del representante legal, certificado y clave privada relativos a la FIEL; capturar su contraseña y dar clic en Verificar y Autenticar
3. Se abrirá la ventana IMSS-ESCRITORIO VIRTUAL; en ella se debe ubicar el apartado Empresas Representadas, ahí hay que seleccionar la flecha que está de lado derecho del botón Acciones y pulsar Registrar Empresa Representada
4. En la pantalla Registro de empresa a representar se despliegan los Pasos para el trámite; para continuar se debe pulsar Iniciar Solicitud. El sistema enviará el mensaje Proporcione el RFC y el tipo de persona del Representado, en donde se debe capturar el RFC de la empresa, elegir persona moral y dar clic en Siguiente
5. La plataforma enviará el mensaje: A continuación se le pedirá la información de la FIEL de la empresa a representar; para seguir se tiene que pulsar la opción ACEPTAR
En la ventana Documentos requeridos para el trámite, se indica: Para continuar con el trámite es necesario adjuntar la siguiente documentación (Solo podrá anexar documentos en formato PDF y con un tamaño máximo de 1024 KB por archivo): ÚLTIMA HOJA DEL PODER NOTARIAL y CARÁTULA DEL PODER NOTARIAL DONDE SE MUESTRE EL NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL. Se debe pulsar la opción ACEPTAR para seguir con el procedimiento
6. Inmediatamente aparecerá la ventana Selecciona archivos a firmar en la cual se deben seleccionar los archivos mencionados en el paso anterior; presionar los botones Agregar y posteriormente Aceptar
7. El Escritorio Virtual en la ventana Firma Digital, solicitará la captura de los siguientes datos de la persona moral: su RFC y los archivos relativos a la FIEL (certificado y clave privada), y la contraseña respectiva; depués se debe dar clic en Verificar y en Firmar
8. En la pantalla IMSS Digital se indicará que la solicitud ha iniciado correctamente y se le asignará un número de folio. Asimismo aparecerán los datos de la persona moral (RFC, Razón Social, Tipo de Sociedad), en donde en la opción Tipo de poder se debe seleccionar si es: para administración, dominio o especial para trámites ante el IMSS. Para continuar se debe seleccionar la flecha que está de lado derecho del botón Acciones y pulsar Finalizar Trámite
9. El sistema enviará la CARTA DE TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA UTILIZAR LA FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA DE UN REPRESENTANTE LEGAL, PARA PRESENTAR ACTOS ANTE EL IMSS EN REPRESENTACIÓN DE UNA PERSONA FÍSICA O MORAL, ahí el patrón debe seleccionar la casilla en donde acepta voluntariamente los alcances legales de las reglas para utilizar la FIEL.
Para seguir con el proceso tiene que pulsar la opción Aceptar
10. El proceso sigue con la firma del representante legal, para lo cual debe capturar su RFC, ubicar los archivos relativos a la FIEL (certificado y clave privada), ingresar la contraseña respectiva, dar clic en Verificar y después en Firmar
El sistema enviará el mensaje de que la solicitud está en proceso y la página se cargará automáticamente cuando ésta hubiese sido procesada
11. Aparecerá un mensaje que indica que la solicitud fue concluida exitosamente, y que se tiene la opción de VER LOS DOCUMENTOS (acuse y aceptación de condiciones de la firma electrónica) o ACEPTAR.
Al pulsar ACEPTAR se despliega la ventana Detalle de Solicitud en la cual se pueden descargar los documentos de ACUSE DE SOLICITUD y la CARTA DE TÉRMINOS Y CONDICIONES. Para ello hay que dar clic en la pestaña Documentos Resultantes y en Ver Archivo, inmediatamente se genera un archivo pdf con el acuse de trámite.
Para regresar a la página principal del Escritorio Virtual, se debe oprimir en el tache colocado en la parte superior derecha
12. Para comprobar que el trámite tuvo éxito, en el apartado de Empresas Representadas del Escritorio Virtual debe aparecer el RFC y nombre de la persona moral.
Para cambiar el ambiente de la plataforma y aparezca el de la empresa, se debe pulsar el RFC de la persona moral en el rubro de Empresas Representadas
Inmediatamente el Escritorio Virtual, mostrará como usuario en línea el del RFC de la persona moral
Conclusión
Como puede observarse es necesario que las personas morales cuenten con un representante legal registrado en el Escritorio Virtual, para que en su nombre acceda a la plataforma del IMSS y realice las distintas gestiones que dicho Instituto tiene a disposición de los patrones, lo que sin duda ahorra tiempo y recursos humanos a aquellas, pues ya no es necesario trasladarse a la subdelegación que les corresponde para llevarlas a cabo.
