¿Home office como herramienta del Compliance o viceversa?

La pandemia que provocó la Covid-19 fue un hecho histórico que implicó un redimensionamiento del mundo corporativo. La supervivencia humana estuvo en un entredicho porque no se creía que una enfermedad pudiera tener ese impacto. El ser humano debió “encerrarse” ante la amenaza de un virus, un “castigo” muy severo para las personas que para muchos pudo ser igual
o peor que la enfermedad que se intentaba afrontar. 

No obstante, el mundo no podía “paralizarse” completamente; existían actividades que debían continuar pese al riesgo del contagio, otras más tuvieron que “mutar” para proseguir con su funcionamiento, y las menos pudieron entrar en una leve “pausa”. Lo que es innegable es que todas debieron “replantearse” ante este escenario.

Una de las alternativas tanto para el sector público como privado, como para personas físicas y jurídicas fue la implementación del home office o teletrabajo. Medida que ha tenido casos de éxito y de fracaso en el ámbito corporativo y que amerita singular análisis.

Por ello, es que a continuación el maestro Jesús Edmundo Coronado Contreras, coordinador
editorial de las áreas de Fiscal, Jurídico Corporativo y Comercio Exterior de IDC Asesor Fiscal, Jurídico y Laboral; coordinador de la comisión de Derecho Penal Internacional del Ilustre y
Nacional Colegio de Abogados de México A.C.; socio de Derecho Penal Internacional de la firma JMJ Partners & Lawyers y director de publicaciones de Bosch México y de miembro del consejo editorial de su revista Praxis Legal, reflexiona sobre las implicaciones que ha tenido el home office y como este incluso se vincula con una figura indispensable actualmente en el nicho empresarial como es el compliance. 

Contexto

El 9 de mayo de 2023 se publicó en la edición vespertina del DOF un decreto por el que se declara terminada la acción extraordinaria en materia de salubridad general que tuvo por objeto prevenir, controlar y mitigar la enfermedad causada por el virus SARS-CoV-2 (COVID-19). En este documento el gobierno mexicano retoma lo que declaró el 5 de mayo el Comité de Emergencias de la Organización Mundial de la Salud (OMS) sobre que la emergencia sanitaria mantiene una baja actividad en el ámbito mundial y se encuentra bajo control en nuestro país, donde se ha alcanzado una muy alta cobertura de vacunación contra la COVID-19.

Esto parece dar por terminado el periodo pandémico, el cual conllevó a un “redimensionamiento” del ser humano y por consiguiente también del entorno corporativo, especialmente en cómo se realizaban determinadas actividades y operaciones.

Parece muy lejano aquel marzo de 2020 que obligó a gran parte de la población mundial a “encerrarse” para protegerse de un virus. Un “peculiar castigo” para la humanidad, similar o incluso peor que el “trabajo”. La “libertad” es un bien jurídico indispensable porque resulta vital para el desarrollo del ser humano. Por ello, es que en el ámbito penal una de las peores sanciones es la privación total o limitación de la movilidad.

La pandemia provocó que para ciertos sectores, operaciones y/o actividades se tuviera que recurrir al denominado home office, un mecanismo que para muchos resultó innovador, pero que ya tiene un amplio recorrido histórico y que en esencia parecería combinar esos dos “castigos” aludidos. 

Desde tiempos “bíblicos” se considera al “trabajo” como una penitencia; una especie de sanción divina que “obliga” al ser humano a efectuar determinados actos a cambio de una remuneración que le permita garantizar su desarrollo o en todo caso, su supervivencia. Por ello, es que siempre se ha invocado que el ser humano debe “trabajar” en aquello que se le facilita y que le permita un crecimiento oportuno. Desafortunadamente, no siempre es así.

El sitio de trabajo y el hogar no siempre corresponden al mismo lugar y se ha percibido que este no debe “coincidir”, tanto que eso ha sido materia de adagios o anécdotas populares en varios rincones del mundo. Como si tuviera que conducirse por “dos mundos paralelos” el ser humano busca esa disociación entre lo que es el trabajo y el hogar, marcando una división entre estos. 

Sin embargo, Covid-19 “forzó” a tener que conjuntar el trabajo y el hogar para millones de individuos a nivel mundial. La combinación del “hogar” y el “trabajo” durante el periodo más estricto de cierre por la pandemia produjo resultados variados, ya que existieron escenarios de éxito, pero también muchos que desembocaron en problemas diversos. 

El ser humano no está acostumbrado a tener que permanecer en un sitio único por tiempos prolongados. La convivencia suele verse afectada, precisamente porque el ser humano es social por naturaleza. Las personas tienen esa necesidad de interactuar con sus semejantes en algún punto. Inclusive el cantante Jon Bon Jovi en su canción “Santa Fe” retoma la frase de John Donne de “ningún hombre es una isla”, siendo uno de los significados de esa proclama que los individuos no pueden permanecer solos. Relacionarse es parte de nuestro funcionamiento.

Es cierto que el “confinamiento” de la pandemia no fue “total”, pues se recurrió a algunas herramientas tecnológicas para lograr esa comunicación e interacción con nuestros semejantes. Si bien las videollamadas (que fueron el principal instrumento, aunque no es el único) permitieron que el aislamiento fuera menos agresivo, tampoco sustituía por completo la interacción habitual. 

Las “oficinas”, además de centros de trabajo suelen cumplir con otro tipo de funciones como lo son justamente la “convivencia social” que lleva en muchas ocasiones a la introducción de múltiples tipos de relaciones profesionales y personales. Un retrato de esto lo brinda la famosa serie televisiva The Office, la cual en formato de una especie de documental relataba los hechos que rodeaban a los empleados de una sucursal de una empresa dedicada a la venta de papel. 

Con el home office de tiempos “pandémicos” dicho programa necesitaría una severa adaptación de origen. Pese a ello, también es innegable que el propio avance del tiempo significa cambios para el ser humano. La realidad actual no es similar a la del medioevo, aunque resulte parecida en ciertos aspectos.

La pandemia representó una modificación de paradigmas para el ser humano. Nuestra realidad no puede volver a antes de marzo de 2020, toda vez que la aparición del virus tuvo repercusiones tanto positivas como negativas.

Confusión

Existe un dicho popular que señala que “no debe confundirse gimnasia y magnesia”, cuyo significado es no distinguir una cosa de otra. Y justamente esto es lo que ocurre con el término home office, pues en esencia los estadounidenses a ese mecanismo no le denominan así, sino remote work. Siendo este último más preciso para lo que es realmente la figura. En países como México y España se le ha nombrado como “teletrabajo”, pero en esencia es “trabajo vía remota”, porque es el trabajar en otro sitio diferente de la oficina, y este puede ser efectivamente el hogar, pero también puede ser cualquier otro lugar que no sea la oficina. 

El contexto de la pandemia sin duda generó que ese “otra ubicación” fuera por regla general el hogar. No obstante, esto debe precisarse ahora que se ha tenido por controlado el virus o al menos sus estragos ya no son tan significativos como lo fueron en su momento. Se potencializó el uso de la tecnología para desempeñar determinadas funciones, acentuando la dependencia tecnológica, pero no hay que olvidar que esta es fruto de la innovación humana y está en constante evolución para simplificar múltiples aspectos de nuestra vida.

Igualmente, como se especificó existen un sinfín de actividades y operaciones que por su peculiar naturaleza no admiten la implementación de este esquema remoto; muestra ello son los restaurantes, donde si bien primordialmente por lo que se acude son los alimentos, también una cuestión secundaria es la atención que como cliente se recibe en ese lugar, eso no puede efectuarse remotamente y de llevarlo a cabo, implica otros costos y dinámica. 

No obstante, existen otras que admiten su aplicación y que inclusive pudieron adoptarlo sin la necesidad de esperar a la llegada de la pandemia. Un ejemplo de esto es el equipo editorial de IDC Asesor Fiscal, Jurídico y Laboral.

Combinación

El mundo editorial suele ser un nicho muy peculiar porque está ligado a varios controles. Uno de ellos es buscar siempre la mejor calidad en los productos y servicios que se ofrecen. Es un ámbito muy específico rodeado de procesos especiales. Sin embargo, la llegada de herramientas tecnológicas ha simplificado varios de ellos, facilitando la ejecución de tareas y permitiendo mejorar la calidad. 

Es cierto que la función es la misma, pero no es igual “escribir a mano” que hacerlo en una “máquina de escribir”, a una “computadora fija o portátil” o “dictar a un dispositivo que transcribe”. Todas las anteriores se realizan con el propósito de elaborar un artículo que sirva para solucionar un problema por parte del lector (al menos eso es lo que pretende una herramienta como IDC), pero no todas implican una cantidad de tiempo similar. 

El fin de la tecnología en ámbitos laborales es mejorar la productividad, lo cual significa que pueden obtenerse resultados más efectivos y percibir mayores ingresos por el producto y/o servicio que se brinda. El “trabajo remoto”, “teletrabajo” o peyorativamente titulado home office busca ese objetivo también, ser más eficaz y eficiente en la realización de algunas labores. 

Todo negocio, organización u empresa requieren de una estructura, su existencia es independiente del sitio donde se efectúen las tareas asignadas a cada integrante de esa estructura. La “organización” implica justamente la delegación de ciertos actos a cada persona para que concatenados se cumplan los fines trazados. 

IDC Asesor Fiscal, Jurídico y Laboral cuenta con una organización peculiar al brindar servicios de consultoría telefónica, capacitación y la publicación de contenidos. Sin embargo, gracias a la utilización de herramientas tecnológicas concentrar todos ellos en un solo lugar como oficina, no es indispensable. 

La elaboración de contenidos multimedia puede hacerse gracias a los dispositivos procesadores de texto, imágenes y video vía remota; que adicionalmente pueden intercambiarse para revisión mediante repositorios de archivos como la “nube” o el tradicional correo electrónico. 

El servicio de consultoría telefónica puede ofrecerse con apoyo de una plataforma especial que habilita a los consultores atender a los suscriptores sin la necesidad de estar ubicados en un solo sitio. 

La capacitación vía remota es una realidad desde hace tiempo y que también resulta atractiva para los asistentes, ya que les da la oportunidad de atender el curso, seminario, exposición o diálogo desde cualquier rincón del mundo, lo que representa también un ahorro tanto en tiempo como en costos de traslado.

El modelo implementado por IDC Asesor Fiscal, Jurídico y Laboral es único y amerita significativo análisis porque se ha logrado adaptar a las necesidades del mercado, atender las necesidades del contexto y utilizar adecuadamente los adelantos tecnológicos a su disposición y este se ha combinado adecuadamente de la mano de la implementación de un efectivo compliance.

Compliance

El término suele aludir a lo que comúnmente se conoce como “cumplimiento normativo”, pero en tiempos recientes se ha introducido este vocablo de origen anglosajón, en concreto desde el ámbito corporativo para referir que hay que “hacer las cosas bien”. Especialmente porque “hacer las cosas bien, es negocio”, es una expresión que debe ser aplicada tanto por personas físicas como morales en sus actividades. 

Mucho se critica porque a nivel jurídico al compliance como una nueva subespecialidad, porque se señala que el cumplimiento normativo no es una novedad y existe desde siempre. No obstante, el contexto de finales del siglo XX y principios de este nos ha entregado que especialmente en el sector corporativo se han presentado múltiples prácticas contrarias tanto jurídicamente como éticamente. De ahí la necesidad de introducir esta especialidad actualmente. 

Más allá de ser un plus paulatinamente el compliance ha pasado a ser imperativo en el mundo corporativo. Independientemente de contar con un área jurídica se requiere de un área específica que ejecute esta figura. 

Esto porque además el compliance es interdisciplinario y se relaciona con materias esenciales como tributario o fiscal, laboral, seguridad social, y también con áreas consideradas novedosas, pero que se están tornando en básicas para ciertas sectores por la naturaleza de las actividades u operaciones que llevan a cabo, como lo son prevención de lavado de dinero, protección de datos personales, ambiental y sanitario, protección al consumidor y ciberseguridad, por enunciar algunas.

El compliance tiene tres funciones fundamentales:

• preventiva

• cumplimiento, y 

• probatoria 

Con ellas es factible evitar riesgos que pueden comprometer el correcto desarrollo de la empresa, si bien no es que garanticen una inmunidad total, si resultan ser una “vacuna” efectiva ante potenciales problemas que pueden presentarse. 

Su estructura requiere la presencia de elementos como:

• oficial de cumplimiento

• comité de ética

• comité de crisis

• ombudsman corporativo

Cuatro figuras que mediante sus funciones logran que la empresa pueda “hacer las cosas bien”, porque sus actividades son constantes e implican una actualización permanente tanto de sus integrantes como del resto de los miembros de la persona jurídica. 

Cuestiones como la autovigilancia, autorregulación e incentivos como evitar sanciones, generar mayor competitividad y prevenir riesgos son indispensables. 

El debido control organizacional se consigue con buenas prácticas corporativas; con aplicación de controles internos y auditorías; implementar procesos de evaluación; y aplicar medidas de prevención. 

Los expertos en este compliance deben ser como los “sastres”, toda vez que no existe un “machote” para su instrumentación, se debe analizar casuísticamente para construir un programa efectivo y es justo en este punto que puede conectarse con el mal nombrado home office.

Conexión

El “trabajo a remoto o a distancia”, “teletrabajo” o home office puede considerarse en términos generales como un acuerdo de voluntades en el que se opta por trabajar o desempeñar determinada función fuera de las oficinas del centro de trabajo, pero nace sustancialmente de ese entendimiento entre empleados y empleadores.

En nuestra legislación interna, el teletrabajo se concibe como una forma de organización laboral subordinada que consiste en el desempeño de actividades remuneradas, en lugares distintos a las instalaciones de la empresa, utilizando primordialmente las tecnologías de la información y comunicación (TIC), para el contacto y mando entre el teletrabajador y el patrón. 

Sin embargo, esa forma de prestar los servicios no debe ser ocasional o esporádica; esto es, que las labores se desarrollen más del 40 % del tiempo en el domicilio del colaborador o el elegido por este.

Ante esta situación, y conforme al proyecto de la NOM 037 STPS, la prestación del servicio se realiza en un lugar fijo designado por el trabajador, el cual debe contar con las medidas de seguridad e higiene que protejan su salud física y mental; de ahí, que en nuestra legislación, no podrán existir nómadas digitales como sucede en otros países, y que las labores pueden darse en el hogar del teletrabajador o en una oficina denominada coworking o similar.

Debe precisarse que diversos reportes tanto de institutos nacionales como internacionales indicaron que en promedio en México solamente dos de cada 10 empresas son aptas desde el ámbito tecnológico para que sus integrantes trabajen a distancia. Ahora esto es fruto de la escasa inversión que muchos sectores han dado a la cuestión tecnológica. Aunque, para algunas como se detalló esa opción podía ser viable con o sin la aparición de la pandemia porque no es que requirieran o requieran destinar suntuosas cantidades para llevar a cabo sus actividades lejos del centro de trabajo.

En el tiempo de la contingencia sanitaria más que una alternativa el trabajo a distancia fue una obligación para muchos para poder continuar con sus actividades y tratar de sobrevivir. Esa conjunción entre falta de preparación y de inversión fue la que produjo muchos fracasos o que la aplicación no resultara como se esperaba. Justo para solventar esos turbios escenarios es que el compliance entra para generar esa “mancuerna” ganadora en el ámbito corporativo. 

Como se precisó el compliance busca mejorar el funcionamiento de una empresa mediante las buenas prácticas y una de ellas es el home office cuando este es aplicable según las operaciones y actividades que se desarrollen —acotando que la supervisión y contacto sea a través de las TIC—. Para ello debe valerse de elementos muy “finos”, pero que no son imposibles de obtener si existe una voluntad por parte de todos los involucrados por conseguir mejores resultados. Entre ellos están los siguientes:

• compromiso

• control

• coordinación 

• comunicación, y 

• códigos específicos

Los cinco anteriores son indispensables para llevar a buen puerto el funcionamiento del trabajo a distancia y que este represente una ventaja para todos los involucrados, en los empleadores genere ahorros y en los colaboradores facilite su desarrollo, y no tengan menoscabo en sus prerrogativas laborales y en ambos mayores ingresos. 

El compromiso es indispensable, por una parte, el empleador debe garantizar la implementación de esta opción desde la parte contractual y mediante las políticas de teletrabajo que se incluyan en el Reglamento Interior de Trabajo (RIT), lo cual da certidumbre a las partes de que ese acuerdo de
voluntades existe y la forma en que se llevará a cabo. 

Las restantes “c” van hilvanadas, puesto que la aplicación de controles por parte de los superiores jerárquicos es necesaria para el correcto uso de los instrumentos proveídos y su adecuada aplicación. 

La anterior lleva a la necesidad de una correcta coordinación entre los colaboradores para que cada uno cumpla sus actividades sin problema y esta se facilita mediante una comunicación frecuente; esta última no requiere de un contacto físico, debido a que gracias a la tecnología una llamada telefónica, videollamada o hasta un mensaje por medio de alguna plataforma de mensajería pueden permitir obtener los resultados anteriores.

Todo lo anterior debe estar concentrado en un código específico que es el resultado de la consumación de las “c” explicadas —RIT y políticas exprofeso de teletrabajo, e inclusive en el contrato colectivo de trabajo—. Esto permitirá que la empresa ahorre en gastos como pueden ser el lugar donde se ubicaría la oficina (renta, compra y/o mantenimiento), la adaptación de estaciones de trabajo, insumos tales como papelería, lugares de estacionamiento, comida, además de los tradicionales agua, luz y conexión a internet. 

Si bien los servicios de electricidad, y los gastos inherentes a los medios de contacto, y demás herramienta de labores, debido a recientes reformas a la Ley Federal del Trabajo son servicios que deben otorgarse por los empleadores si se opta por este mecanismo, son parte de un correcto cumplimiento normativo. Nuevamente se entra en la “cancha” del compliance. 

Para los colaboradores les permite poder desarrollar sus actividades fuera de la monotonía del centro de labores, y poder elegir un lugar alterno; no obstante, no pueden ser múltiples lugares, ya que como se comentó, estos deben tener ciertas características para el cuidado de la salud del trabajador, las cuales serán revisadas por los patrones. No solamente llevándolas a cabo en su hogar, sino en un tercer lugar como retrata la infografía de este apartado. Esto permite que cumplan con sus operaciones satisfactoriamente y su nivel de lealtad con la empresa crezca y su nivel de felicidad aumente al tener ese tipo de facilidades, porque se les permite realizar otras actividades al no tener que destinar tiempo valioso en desplazamientos o traslados innecesarios a centros de trabajo lejanos. 

Existe una crítica a que con la aplicación del “trabajo remoto” la convivencia y las relaciones de
trabajo no son similares. Pero ello no es del todo cierto, como se detalló si existe una correcta comunicación y coordinación las relaciones entre colaboradores pueden fluir en la dirección idónea y alejarse de los clásicos conflictos que pueden verificarse al tener una convivencia forzada en un solo sitio. Los “chismes” de oficina son minimizados en gran medida, ya que la comunicación entre las personas se limita a cuestiones específicas, evitando potenciales problemas.