Llevar la contabilidad es una obligación de todo contribuyente, que está contemplada en el numeral 28 del CFF, el cual prevé que esta se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y métodos de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros entre otros documentos.
Por otro lado, el mismo numeral, en su fracción III, establece que los registros o asientos integrantes de la contabilidad se llevarán en medios electrónicos, además la documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
El numeral 33, apartado B del RCFF, prevé que los registros contables deben ser analíticos y efectuarse en el mes en que se efectúen las operaciones, los actos o las actividades a que se refieran, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad de que se trate.
La regla 2.8.1.6, fracción III de la RMISC 2020 señala que en las pólizas contables se deben distinguir los folios fiscales de los CFDI que soporten cada operación, permitiendo identificar la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo con su naturaleza. Pero ¿Cuándo se deben enviar al SAT los registros contables?
La regla 2.8.1.7 de la RMISC 2020 prevé los distintos momentos de envío del catálogo de cuentas y la balanza de comprobación, pero no existe una temporalidad para remitir la información de registros contables.
Sin embargo, la regla 2.8.1.10 de la RMISC 2020 precisa que los contribuyentes están obligados a proporcionar la información sobre las pólizas contables cuando esta les sea requerida cuando se trate de:
- verificación de la procedencia de saldos a favor en solicitudes de devolución
- revisiones de gabinete
- visitas domiciliarias
- revisión de dictámenes
- revisiones electrónicas, y
- sean requisito en la presentación de solicitudes de devolución o compensación
Es importante hacer hincapié que la entrega de las pólizas contables en archivo electrónico no releva al contribuyente del envío del cátalogo de cuentas y la balanza de comprobación; de hecho el SAT al momento de solicitar las pólizas contables también puede solicitar los acuses de presentación de los documentos mencionados.
