Las personas obligadas a llevar contabilidad deben observar lo dispuesto en el artículo 28 del CFF. Dentro de las formalidades de la información, está cumplir con los requisitos que establezca el RCFF y las reglas de carácter general que al efecto emita la autoridad fiscal.
El artículo 33, inciso B), fracción III del RCFF señala que los registros contables tienen que identificar cada operación, relacionándola con los folios asignados a los comprobantes fiscales, así como la forma de pago, y en su caso, las distintas contribuciones, tasas y cuotas.
Respecto a las pólizas contables, en una redacción similar, la regla 2.8.1.5., fracción III de la RMISC 2022, prescribe que la contabilidad debe llevarse en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contengan los folios fiscales de los comprobantes fiscales que soporten la operación, permitiendo identificar la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, y que cuando no se logre identificar el folio fiscal, se pueda relacionar en un reporte todos los folios fiscales, la clave en el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza, conforme al Anexo 24 y el anexo técnico publicado en el portal del SAT.
Asimismo, cuando la autoridad fiscal ejerza sus facultades de comprobación previstas en los artículos 22, décimo párrafo y 42, fracciones II, III, IV o IX del CFF, o cuando sea un requisito para la presentación de solicitudes de devolución o compensación de cantidades a favor, a que se refieren los artículos 22 o 23 de ese mismo ordenamiento, la información contable sobre dichas pólizas contables se entregará en archivo electrónico como lo requiere la regla 2.8.1.5., fracción III citada.
Por otro lado, el Anexo 24, “Contabilidad en medios electrónicos” del 7 de mayo de 2019, en su inciso C, define que las pólizas contables del periodo como documentos internos donde se registran las operaciones desarrolladas por un ente económico, en las que se relaciona la información necesaria para su identificación, como el comprobante fiscal que ampare la transacción y el método de pago; estas deberán contener los siguientes datos:
- Versión: Versión del formato publicado en el documento técnico
- RFC: Es la clave en el RFC del contribuyente al que pertenece la información de las pólizas del periodo
- Mes: Es el mes por el que se envían las pólizas del periodo
- Año: Es el año por el que se envían las pólizas del periodo
- Tipo de solicitud: Es el motivo por el cual se solicitan las pólizas del periodo y podrán ser: acto de fiscalización, fiscalización por compulsa, devolución y compensación
- Número de orden: Es la clave que identifica el número de orden del acto de fiscalización por el cual se solicitan las pólizas del periodo, aplican solo para el acto de fiscalización y fiscalización por compulsa
- Número de trámite: Es la clave que identifica el número de trámite derivado de una devolución o compensación por el cual se solicitan las pólizas del periodo, aplica solo para devolución y compensación
- Número único de identificación de la póliza: Es la clave o nombre de la póliza de acuerdo con lo establecido por el contribuyente ya sea por tipo de póliza y número
- Fecha: Fecha de registro de la póliza
- Concepto: Descripción de la póliza registrada
- Número de cuenta: Es la clave de las cuentas o subcuentas que se registran en la transacción
- Descripción de la cuenta: Es el nombre de las cuentas o subcuentas que se registran en la transacción
- Concepto: Descripción de la transacción
- Debe: Es el monto del cargo a la cuenta o subcuenta que se afecta en la transacción
- Haber: Es el monto del abono a la cuenta o subcuenta que se afecta en la transacción
- UUID del CFDI: Clave del UUID (folio fiscal) del CFDI que soporte la transacción
- RFC: Es el RFC relacionado con la transacción, es decir del tercero vinculado
- Monto Total: Es el monto total del CFDI que soporte la transacción (incluyendo el IVA en su caso)
- Moneda: Es la moneda (tipo de moneda) diferente a la divisa nacional, de acuerdo con el catálogo de monedas
- Tipo de cambio: Es el tipo de cambio utilizado en la transacción
- CFD o CBB serie: Número de la serie del CFDI o del código de barras bidimensional que soporte la transacción
- CFD o CBB número de folio: Número de folio del CFDI o del código de barras bidimensional que soporte la transacción
- RFC: Es el RFC relacionado con la transacción; es decir, del tercero vinculado
- Monto total: Es el monto total del CFDI o del código de barras bidimensional que soporte la transacción (incluyendo el IVA en su caso)
- Moneda: Es la moneda (tipo de moneda) diferente a la divisa nacional, de acuerdo con el catálogo de monedas
- Tipo de cambio: Es el tipo de cambio utilizado en la transacción
- Número de factura extranjera: Número o clave del comprobante generado en el extranjero que soporte la operación
- TaxID: Es el identificador del contribuyente extranjero
- Monto total: Es el monto total de la factura extranjera que soporte la transacción (incluyendo el IVA en su caso)
- Moneda: Es la moneda (tipo de moneda) diferente a la divisa nacional, de acuerdo con el catálogo de monedas
- Tipo de cambio: Es el tipo de cambio utilizado en la transacción
- Número de cheque: Número del cheque que ampara la transacción
- Banco emisor nacional: Es el banco que emitió el cheque y tiene residencia en el país, de acuerdo con el catálogo de bancos
- Banco emisor extranjero: Es el banco que emitió el cheque y no tiene residencia en el país
- Cuenta origen: Es el número de cuenta bancaria del origen de los recursos del cheque
- Fecha: Fecha del cheque
- Beneficiario: Es el nombre o contribuyente beneficiario del cheque emitido
- RFC: Es el RFC relacionado con la transacción; es decir, del tercero vinculado
- Monto: Es el monto del cheque emitido
- Moneda: Es la moneda (tipo de moneda) diferente a la divisa nacional, de acuerdo con el catálogo de monedas
- Tipo de cambio: Es el tipo de cambio utilizado en la transacción
- Cuenta origen: Es el número de cuenta bancaria del origen de los recursos de la transferencia
- Banco origen nacional: Es el banco que realizó la transferencia y tiene residencia en el país, de acuerdo con el catálogo de bancos
- Banco origen extranjero: Es el banco que realizó la transferencia y no tiene residencia en el país
- Cuenta destino: Es el número de cuenta bancaria a la que se transfieren los recursos
- Banco destino nacional: Es el banco de la cuenta a la cual se transfieren los recursos y tiene residencia en el país, de acuerdo al catálogo de bancos
- Banco Destino Extranjero: Es el banco de la cuenta a la cual se transfieren los recursos y no tiene con residencia en el país
- Fecha: Es la fecha de la transferencia de los recursos
- Beneficiario: Nombre o contribuyente beneficiario de la transferencia de los recursos
- RFC: Es el RFC relacionado con la transacción; es decir, del tercero vinculado
- Monto: Es el monto de la transferencia
- Moneda: Es la moneda (tipo de moneda) diferente a la divisa nacional, de acuerdo con el catálogo de monedas
- Tipo de cambio: Es el tipo de cambio utilizado en la transacción
- Método de pago de póliza: Es el método de pago de la transacción, de acuerdo con el catálogo de métodos de pago
- Fecha: Es la fecha de la transacción utilizando los métodos de pago
- Beneficiario: Nombre o contribuyente beneficiario al cual se le realiza estos métodos de pagos
- RFC: Es el RFC relacionado con la transacción; es decir, del tercero vinculado
- Monto: Es el monto del método de pago
- Moneda: Es la moneda (tipo de moneda) diferente a la divisa nacional, de acuerdo con el catálogo de monedas, y
- Tipo de cambio: Es el tipo de cambio utilizado en la transacción
Conforme a esto, bancos y cuentas bancarias debe incorporarse en las pólizas contables, toda vez que la información descrita, generalmente se incorpora en los CFDI que al efecto se expiden, y que conforme al Anexo 20 de los CFDI del 13 de enero de 2022, así como las guías de llenado para la expedición de los diferentes CFDI, esos datos en particular se establecen como opcionales.
Si la información que debe incorporarse a las pólizas contables está contenida en reglas y en anexos, todo de la RMISC vigente, dichas pólizas son vinculantes, por lo que la autoridad fiscal podría requerir estas en el ejercicio de sus facultades de comprobación.
Este requerimiento se colmaría con la información de estas, conforme a lo previsto en la citada regla 2.8.1.5., en las que se distingan los folios fiscales de los CFDI que soporten la operación, identificando la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas; tratándose de operaciones relacionadas con un tercero debe incluir la clave en el RFC de este; además, cuando no se logre identificar dichos folios, se podrá a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, la clave en el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.
Respecto a los requisitos para solicitar la devolución de cantidades a favor, según la ficha de trámite 10/CFF Solicitud de Devolución de saldos a favor del IVA, contenida en el Anexo 1-A, la información que la autoridad puede requerir es un papel de trabajo analítico del valor de actos o actividades que contenga mínimo los siguientes datos: el número de póliza contable, UIDD identificador universalmente único, folio fiscal, nombre, RFC, concepto, subtotal, IVA, total, tasa aplicable, número de cuenta bancaria con que se realizó el pago, fecha de pago, número de póliza contable y cruce de bancos.
