Cada día es más importante que los patrones cuenten con la clave correcta del RFC de sus trabajadores y de las personas a quienes efectúan pagos asimilables a salarios. De no tener esta información, los recibos electrónicos de nómina que emitan serán incorrectos, lo cual puede poner en riesgo la deducción de las erogaciones efectuadas.
Desde hace años, los empleadores han tenido la obligación de inscribir a sus trabajadores al RFC, y si ya es están inscritos solicitarles la clave correspondiente (arts. 27, CFF y 99, fracc. V, LISR).
No obstante, es una obligación que muchos patrones incumplen, y por consiguiente o no tienen la clave del RFC de sus colaboradores o si cuentan con ella no pueden asegurar que sea la correcta.
Para evitar riesgos se sugiere que en aquellos casos en que la empresa:
no cuente con la clave del registro de los trabajadores, los dé de alta siguiendo el procedimiento previsto en la ficha de trámite “41/CFF Inscripción al RFC de trabajadores”, del Anexo 1-A de la RMISC
- sí cuenta con el RFC pero no tiene la certeza de que sea la correcta, valide la información conforme a lo señalado en la ficha de trámite “166/CFF Validación de la clave en el RFC”, del citado Anexo 1-A.
El proceso de validación también será útil para quienes están obligados a inscribir a las personas físicas que les enajenen bienes o arrienden inmuebles, debido a que antes de realizar el alta podrán verificar que no se encuentran ya inscritas (reglas I.2.4.3. y I.2.4.8., RMISC).
Qué se necesita
La validación del RFC puede solicitarse por personas físicas o morales ante cualquier ALSC, con o sin cita previa, para lo que se debe presentar:
- escrito libre solicitando la validación de las claves del RFC (arts. 18 y 18-A, CFF)
- en su caso, documentación donde se acredite la personalidad del representante legal o apoderado (facultades de representación en toda clase de actos administrativos o poder general para actos de dominio o administración)
- disco compacto (CD), etiquetado con los datos siguientes en mayúsculas:
- RFC del contribuyente
- nombre, denominación o razón social
- número de discos que presenta
La información del archivo se integrará de conformidad con las características y especificaciones técnicas del Layout que se publique en la página de Internet del SAT
Caso práctico
Considérese el caso de la empresa “Comunicaciones del Norte, S.A.”, que desea corroborar que los RFC de sus trabajadores son correctos, para lo cual presenta el siguiente escrito:
- separado por pipes “|”
- sin nombre de las columnas en el primer renglón
- en la primera columna, enumerar los registros proporcionados
- en la segunda columna, proporcionar las claves de RFC a consultar
Para crear dicho archivo bastará con agrupar los datos en el orden señalado en cualquier programa que permita la gestión de datos para su posterior exportación en un archivo .txt.
Creación del Layout
La información se captura en un archivo de Excel. En la columna A se enumeran los registros y en la columna B se capturan las claves de RFC
Posteriormente desde el menú “Archivo”, “Guardar como…”, se guarda el archivo como .txt (texto delimitado por tabulaciones).
Se abre el archivo creado y se selecciona cualquiera de los espacios mostrados entre el número de registro y el RFC, como se ilustra enseguida:
Desde el menú “Edición” se copia la selección:
Paso seguido, desde el mismo menú “Edición” se pulsa la opción “Reemplazar” y se muestra la siguiente ventana, para ubicarse en el campo “Buscar”, se pulsa el botón derecho del mouse y se selecciona la opción “pegar” de la lista.
En el campo “Reemplazar por:” se pone introduce el símbolo de la pipe “|”, con lo que la ventana queda de la siguiente forma:
Se pulsa el botón “Reemplazar todo” y el archivo queda así.
Por último se guarda el archivo en el equipo de cómputo para posteriormente guardarlo en el CD que se presentará al SAT.
Al concluir el trámite la autoridad entregará la hoja de vista previa (datos proporcionados por el contribuyente en el archivo Layout) y el acuse de validación del RFC.
Conclusión
La validación del RFC es una herramienta útil que permite a los contribuyentes evitar errores al momento de generar su CFDI, o realizar algún otro proceso en el que se requiera señalar dicha clave.
Cabe aclarar que en la página en Internet del SAT, en el menú “Trámites”, “Consultas”, “Verificación de autenticidad”, se encuentra la posibilidad de realizar una validación de RFC, con un archivo como el elaborado en este artículo. No obstante, en dicha aplicación solo podrá obtenerse el archivo en formato .txt, indicando si el registro es incorrecto o válido, sin un acuse de validación oficial.
