Desde el 1o. de enero de 2020, los patrones no solo deben inscribir a sus trabajadores en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), sino requerirles la información relacionada con su identidad, datos de contacto telefónico y electrónico o cualquier otro que señale el SAT, a través de la resolución miscelánea fiscal correspondiente (art. 27, apartados B, fracc. VII y D, fracc. IV, CFF).
Los patrones deben considerar que según los artículos 3o. fracción IX, 27 y 28 de la Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados (LGPDPPSO), estos datos son personales; por ende, deben entregarle a sus trabajadores el aviso de privacidad respectivo para su firma, y así garantizar la seguridad en el manejo de los mismos. Dicho aviso, en caso de ser simplificado, debe contener:
- denominación del responsable
- finalidades del tratamiento para las cuales se obtienen los datos personales, distinguiendo las que requieran su consentimiento
- cuando realicen transferencias de datos personales que requieran consentimiento, deben informar a las autoridades, y las personas físicas o morales a las que se transfieren, y el objeto de la transferencia
- mecanismos y medios disponibles para que el titular, en su caso, pueda manifestar su negativa para el tratamiento de sus datos personales para las finalidades y transferencias de datos personales que requieran de su consentimiento, y
- sitio donde se puede consultar el aviso de privacidad integral
Según el numeral 27, de la LGPDPPSO, si se opta entregarles un aviso integral, además de los datos mencionados, debe incluirse:
- fundamento que faculta al responsable para efectuar el tratamiento
- domicilio del responsable
- datos personales que serán sometidos a tratamiento, identificando los de carácter sensible
finalidades del tratamiento para las cuales se obtienen los datos personales, distinguiendo las que requieren el consentimiento del titular
mecanismos, medios y procedimientos disponibles para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición al tratamiento de datos personales (ARCO) - domicilio de la Unidad de Transparencia, y
medios a través de los cuales el responsable puede comunicar a los titulares los cambios al aviso de privacidad
Esto con independencia de que los trabajadores están obligados a manifestar al RFC su domicilio fiscal, y en caso de que lo cambien, notificar tal situación dentro de los 10 días posteriores.
No obstante, estos tienen que reportar su cambio de domicilio dentro de los cinco días posteriores, cuando:
- se les inicie un procedimiento de comprobación y se detecte que efectivamente hubo un incumplimiento de las normas fiscales, sin que se les hubiese notificado la resolución, ya sea personalmente o a través del buzón tributario, o
- por motivo de la revisión de la contabilidad que se les efectúa en las oficinas de las autoridades fiscales, interpongan algún medio de defensa
