Asistencia digital: Requisitos para que sea prueba plena

Con la reforma laboral de la reducción de la jornada laboral, se adicionó al artículo 132, la fracción XXXIV de la Ley Federal del Trabajo (LFT), para que a partir del 1o. de enero de 2027 los patrones registren electrónicamente la jornada laboral de sus colaboradores, incluyendo el horario de inicio y finalización, así como proporcionar esa información a la autoridad cuando sea requerida.

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Registro electrónico de jornada laboral

Además, dicha disposición, señala que el contenido del registro electrónico hará prueba plena si se acredita que se acordó entre las personas trabajadora y empleadora.

Esto implica que el sistema electrónico identifique quién registró la jornada, en qué fecha, cuál fue el horario de entrada y salida, que pueda detectar modificaciones o alteraciones al mismo, o errores de operación.

Qué se debe cuidar en torno al registro electrónico para que sea prueba plena 

Para que el registro electrónico haga prueba plena, se tiene que acreditar que fue acordado entre los trabajadores y el empleador; por ende, en nuestra opinión, el contrato laboral o convenio modificatorio tendría que precisar, por lo menos:

• medio electrónico utilizado

• datos que integrarán el registro

• forma en que el subordinado registrará la entrada y salida del centro de labores

• procedimiento para reportar errores u omisiones

• forma de validar ajustes o correcciones

• periodo de conservación de la información

• acceso del trabajador a sus registros, y

• efectos probatorios del sistema

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Valor probatorio del registro electrónico

Conforme a la tesis aislada de nombre: JORNADA DE TRABAJO. LAS CONSTANCIAS DERIVADAS DE UN RELOJ ELECTRÓNICO CONECTADO A UN SISTEMA COMPUTACIONAL PUEDEN ACREDITAR SU DURACIÓN SI SON RECONOCIDAS POR LOS ENCARGADOS DE PROGRAMARLO Y SE ENCUENTRAN ADMINICULADAS CON OTROS ELEMENTOS DE CONVICCIÓN, Registro digital: 181716, las constancias derivadas de un reloj electrónico conectado a un sistema computacional pueden acreditar la duración de la jornada cuando el trabajador acepta que pactó ese mecanismo, son reconocidas por quienes lo programan y se relacionan con otros elementos de convicción.
Así las cosas, el registro electrónico puede convertirse en una prueba idónea para acreditar la asistencia, la duración de la jornada, las horas extraordinarias, los retardos, las ausencias o el cumplimiento de horarios, si se acredita que el mecanismo fue acordado con el trabajador y que la información proviene de un sistema confiable.

Prueba digital y su verificación

En caso de un juicio, al tratarse las listas de asistencia de registros electrónicos, su análisis debe atender a su propia naturaleza digital, por lo que no será suficiente que se imprima un reporte de entradas y salidas, sino que, adicionalmente se deberá explicarse de dónde proviene, cómo se generó, quién puede modificarla y qué controles impiden su alteración.

Al respecto, el poder judicial ha señalado que los documentos digitales tienen que perfeccionarse conforme a su naturaleza. Por ejemplo, mediante consulta de portales electrónicos, sistemas, plataformas o mecanismos tecnológicos que permitan verificar su origen y contenido, tal y como lo prevé la tesis de nombre: DOCUMENTOS DIGITALES OBTENIDOS DE LOS ADELANTOS TECNOLÓGICOS O DESCUBRIMIENTOS DE LA CIENCIA OFRECIDOS COMO PRUEBA EN EL JUICIO LABORAL. PARA RECONOCERLES PLENO VALOR PROBATORIO, LOS MEDIOS DE PERFECCIONAMIENTO PREVISTOS EN LA LEY FEDERAL DEL TRABAJO DEBEN SER ACORDES A SU NATURALEZA, Registro digital: 2021279.

Emisión de Reglas de la STPS, el gran pendiente

La reforma prevé que la Secretaría del Trabajo y Previsión Social emita las disposiciones de carácter general para determinar el ámbito de aplicación y las excepciones de esta obligación, sin embargo, a la fecha esto no ha ocurrido.

Por ello, antes de implementar el sistema, es recomendable que las empresas esperen los lineamientos de la Secretaría, o si por la urgencia deciden implementar el registro electrónico, por lo menos definan qué información se registrará, cómo se validará, quién podrá modificarla, cómo se conservará y de qué manera se acreditará que el mecanismo fue acordado con los trabajadores.

Finalmente, si desea conocer más acerca de lo que se tiene que hacer para cumplir con la obligación de implementar el registro electrónico de asistencia, y la formalidad de los reportes, puede consultar nuestra revista digital 604 del 30 de junio de  2026, en la sección de laboral, el tema “Lista de asistencia, como prueba plena.”

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