El registro electrónico será una de las principales herramientas con las que la autoridad verificará el cumplimiento de la reducción de la jornada laboral de 48 a 40 horas. Aunque la obligación de implementar este mecanismo será exigible a partir del 1 de enero de 2027, especialistas coincidieron en que las empresas deben iniciar desde ahora los ajustes legales, operativos y tecnológicos necesarios para evitar sanciones y conflictos laborales.
Durante el encuentro “Futuro del trabajo: Retos de la Reforma Laboral” organizado por Cegid, Ricardo Martínez Rojas y Claudio Martínez, especialistas en materia legal y laboral, señalaron que la entrada en vigor del decreto, publicado el 1 de mayo de 2026, marcó el inicio del periodo de preparación, por lo que las organizaciones cuentan con el resto del año para adecuar sus procesos antes de que comiencen las inspecciones.
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¿Debo actualizar los contratos de trabajo por el registro electrónico?
Se recomienda que uno de los primeros pasos que las empresas deben aplicar es la revisión de contratos individuales para establecer el mecanismo mediante el cual los colaboradores registrarán su entrada, salida, descansos y, en su caso, el tiempo extraordinario.
No obstante, los especialistas aclararon que no es indispensable elaborar un contrato nuevo para toda la plantilla, sino incorporar las nuevas reglas mediante un convenio modificatorio.
“Va a ser muy importante que sus contratos individuales de trabajo contengan con toda claridad cómo va a operar. Tenemos que decir: ‘El trabajador va a llegar a las ocho de la mañana a poner la huella, el ojo o el medio que ustedes quieran, pero que tenga un valor electrónico’”, mencionó Ricardo Martínez Rojas, socio fundador de la firma De la Vega & Martínez Rojas
El especialista mencionó que el objetivo es dejar por escrito la forma en que operará el registro, ya que la reforma establece que esta información tendrá valor probatorio dentro de un juicio laboral.
Asimismo, recomendó que las empresas comiencen desde ahora a preparar un addendum que incorpore estas disposiciones, en lugar de esperar a la entrada en vigor de la obligación.
¿Qué documentos deben revisar las empresas?
La adecuación no se limita a los contratos individuales. Las organizaciones también deberán revisar los contratos colectivos de trabajo, el reglamento interior de trabajo y las políticas relacionadas con asistencia, jornadas, horas extraordinarias y control del tiempo.
En caso de contar con contrato colectivo, será necesario negociar con la representación sindical la forma en que operará el nuevo esquema de registro electrónico. De igual manera, las políticas internas deberán definir quién autoriza el tiempo extraordinario, cómo se registrará la jornada y qué procedimiento seguirán los trabajadores para reportar incidencias.
Los especialistas recomendaron revisar los contratos del personal que labora bajo esquemas remotos o híbridos, a fin de establecer claramente la forma en que registrarán su jornada laboral y conservar evidencia del cumplimiento.
Además del aspecto documental, señalaron que las empresas deberán evaluar si cuentan con un sistema tecnológico que permita generar registros confiables, auditables y con trazabilidad suficiente para atender una eventual inspección o juicio laboral.
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¿Cuándo será obligatorio el registro electrónico y qué multas contempla?
Aunque el decreto ya se encuentra vigente, la obligación de contar con un registro electrónico será exigible a partir del 1 de enero de 2027, por lo que el resto de 2026 funcionará como periodo de implementación para que las empresas realicen las adecuaciones necesarias.
Durante ese tiempo podrán definir el sistema que utilizarán, ajustar sus documentos laborales y preparar la operación antes de que la autoridad comience a verificar el cumplimiento.
Por su parte, Claudio Martínez enfatizó que la reforma incorporó una sanción específica para quienes incumplan esta obligación…
“La sanción va desde 250 UMAS hasta 5,000 UMAS por haber incumplido con la obligación de tener el registro electrónico. Es muy importante porque el artículo tercero transitorio dice que tienen lo que resta de 2026 para hacer las adecuaciones necesarias y, a partir del primero de enero estar en cumplimiento”.
Asimismo, señaló que el sistema elegido deberá conservar la integridad de la información, ya que el registro electrónico podrá ofrecerse como prueba dentro de un procedimiento laboral y, en caso de controversia, puede ser objeto de una pericial informática para verificar que no fue alterado.
¿Qué pasa si un trabajador permanece más tiempo en el centro de trabajo por decisión propia?
Otra de las dudas recurrentes entre las empresas es qué ocurre cuando un colaborador permanece después de concluir su jornada sin que exista una instrucción expresa del patrón.
De acuerdo con Ricardo Martínez Rojas explicó que el tiempo extraordinario debe ser solicitado por la empresa y no puede generarse únicamente porque el trabajador decida permanecer en el centro de trabajo.
Por ello, recomendó establecer en los contratos y reglamentos internos el procedimiento mediante el cual los superiores autorizarán el trabajo extraordinario, ya sea por escrito o mediante los mecanismos que determine cada organización.
“El tiempo extra lo solicita el patrón. Tiene que quedar claro cómo es que el patrón va a solicitar el tiempo extraordinario. Se han realizado juicios porque no existía claridad sobre esa autorización. Hoy más que nunca necesitamos un buen contrato y un buen registro electrónico”, mencionó Martínez.
De esta manera, la implementación del registro electrónico no debe entenderse únicamente como la incorporación de una herramienta tecnológica, sino como una estrategia de gestión para que las empresas administren el tiempo de trabajo frente a las nuevas obligaciones laborales.
