Asientos contables: El riesgo fiscal de no llevarlos al día

2026-08-26

Conoce la importancia de llevar registros o asientos contables identificables para el cumplimiento de tus obligaciones ante el SAT

Los contribuyentes dedicados a actividades mercantiles deben registrar en su contabilidad los movimientos financieros que llevan a cabo diariamente; es decir, reflejar de forma particular cada operación en sus registros o asientos contables. Ello, para tener un mayor control y transparencia que les permitan cumplir cabalmente con sus obligaciones fiscales.

Los numerales 28, fracción I, apartado A, del Código Fiscal de la Federación (CFF) y 33 del Reglamento del CFF (RCFF) precisan que las personas físicas y morales, que de acuerdo con las disposiciones fiscales, estén constreñidas a llevar contabilidad, deben integrar entre otros elementos, sus registros contables.

Además, estas disposiciones señalan que los asientos contables respectivos deben acompañarse con la documentación comprobatoria e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes, además debe estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.

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Requisitos de los registros contables

Respecto a los requisitos fiscales que los registros o asientos contables deben cumplir las normas prevén los siguientes:

ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, actos o actividades a que se refieran, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de dicha operación, acto o actividad
integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que estos se efectúen, indicando el movimiento de cargo o abono que a cada una corresponda, así como integrarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final
llevarse libros diario y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad o por cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deben existir los libros diario y mayor general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente
identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo con la operación, acto o actividad de que se trate
identificar:

inversiones efectuadas relacionándolas con la documentación comprobatoria o con los comprobantes fiscales, de tal forma que pueda precisarse la fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión, su descripción, el monto original de la inversión, el porcentaje e importe de su deducción anual, en su caso, así como la fecha de inicio de su deducción
contribuciones que se deban cancelar o devolver, en virtud de devoluciones que se reciban y descuentos o bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales
bienes distinguiendo, entre los adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, así como los destinados a donación o, en su caso, destrucción
depósitos y retiros en las cuentas bancarias abiertas a nombre del contribuyente y conciliarse contra las operaciones realizadas y su documentación soporte, como son los estados de cuenta emitidos por las entidades financieras

relacionar:

cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas
estados de posición financiera con las cuentas de cada operación

formular los estados de posición financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos, así como las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados
comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estímulos fiscales y de subsidios
registrarlos en idioma español y consignar los valores en moneda nacional
definir por centro de costos, identificando las operaciones, actos o actividades de cada sucursal o establecimiento, incluyendo aquellos localizados en el extranjero
señalar la fecha de realización de la operación, acto o actividad, su descripción o concepto, la cantidad o unidad de medida en su caso, la forma de pago de la operación, acto o actividad, especificando si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de extinción de dicha obligación, según corresponda
llevar registros de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y terminados, que permitan identificar cada unidad, tipo de mercancía o producto en proceso y fecha de adquisición o enajenación según se trate, así como el aumento o la disminución en dichos inventarios y las existencias al inicio y al final de cada mes y al cierre del ejercicio fiscal, precisando su fecha de entrega o recepción, así como si se trata de una devolución, donación o destrucción, cuando se den estos supuestos. En el control de inventarios debe identificarse el método de valuación utilizado y la fecha a partir de la cual se usa, ya sea que se trate del método de primeras entradas primeras salidas (PEPS), últimas entradas primeras salidas (UEPS), costo identificado, costo promedio o detallista según corresponda
registros relativos a la opción de diferimiento de la causación de contribuciones conforme a las disposiciones fiscales, en el caso que se celebren contratos de arrendamiento financiero. Dichos registros deben permitir identificar la parte correspondiente de las operaciones en cada ejercicio fiscal, inclusive mediante cuentas de orden
control de los donativos de los bienes recibidos por las donatarias autorizadas en términos de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR), el cual debe permitir identificar a los donantes; los bienes recibidos, y los entregados a sus beneficiarios; las cuotas de recuperación que obtengan por los bienes recibidos en donación y el registro de la destrucción o donación de las mercancías o bienes en el ejercicio en el que se efectúen, y
contener el Impuesto al Valor Agregado (IVA) que le haya sido trasladado al contribuyente y el que haya pagado en la importación, correspondiente a la parte de sus gastos e inversiones, conforme a los supuestos siguientes,adquisición de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen exclusivamente para realizar sus actividades por las que:

deban pagar el impuesto
no deban pagar el impuesto

Cuando el destino de los bienes o servicios varíe y se deba efectuar el ajuste del acreditamiento previsto en el artículo 5-A de la Ley del IVA, se debe registrar su efecto en la contabilidad, inclusive cuando se lleven en cuentas de orden, de conformidad con el numeral 44 del RLISR.

Para efectos de deducción, conforme al artículo 27, fracción IV de la LISR, las deducciones autorizadas para efectos del Título II, referente a personas morales del régimen general, se debe reunir el requisito de estar debidamente registradas en contabilidad y restadas una sola vez.

Sanciones por no llevar registros o asientos contables

Por su parte, el artículo 83, fracción II del CFF, indica que, es una infracción relacionada con la obligación de llevar contabilidad, siempre que sea descubierta por la autoridad en el ejercicio de las facultades de comprobación o las previstas en el artículo 22 del CFF, no llevar algún libro o registro especial a que obliguen las leyes fiscales; la cual es sancionada con una multa de $ 490.00 a 11,050.00, según el numeral 84, fracción II, y Anexo 5 de la Resolución MIscelánea Fiscal para 2026.

Asimismo el precepto 108, párrafo séptimo, inciso d), del CFF, establece que comete el delito de defraudación fiscal quien: no lleve los sistemas o registros contables a los que se esté obligado según las disposiciones fiscales o asiente datos falsos en dichos sistemas o registros.

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También el artículo 111, fracciones II, III y VIII del CFF, precisa que se impondrá sanción de tres meses a tres años de prisión, a quien:

registre sus operaciones contables, fiscales o sociales en dos o más libros o en dos o más sistemas de contabilidad con diferentes contenidos
oculte, altere o destruya total o parcialmente los libros sistemas o registros contables, así como la documentación relativa a los asientos respectivos, que conforme a las leyes fiscales esté obligado a llevar o, estando obligado a tenerlos no cuente con ellos,
asiente información falsa o de manera inadecuada las operaciones o transacciones contables, fiscales o sociales, o que cuente con documentación falsa relacionada con dichos asientos

Finalmente, hay que considerar que se considera un esquema reportable: la generación, directa o indirecta hacia la obtención de un beneficio fiscal en México y tenga como característica de conformidad con el artículo 199, fracción XIV, del CFF, involucrar operaciones cuyos registros contables y fiscales presenten diferencias mayores al 20 %, exceptuando aquellas que surjan por motivo de diferencias en el cálculo de depreciaciones.

Como se aprecia, contar con registros contables veraces, debidamente estructurados y que reflejen la situación real de una negociación, es útil para evitar el incumplimiento tributario. Además de que es una herramienta eficaz para una mejor toma de decisiones financieras y fiscales.