Emitir facturas es indispensable para documentar las operaciones de una empresa y cumplir con sus obligaciones fiscales. Sin embargo, generar un comprobante no permite saber por sí solo cómo se desarrolló la venta ni qué ocurrió después con el pago.
Tampoco actualiza automáticamente las existencias del negocio. Para conseguirlo, la facturación debe relacionarse con los procesos administrativos que originaron la operación.
Esta diferencia puede pasar inadvertida en micro y pequeñas empresas que emiten pocos comprobantes al mes. Aunque la facturación se encuentre al corriente, parte de la información puede permanecer en hojas de cálculo o libretas. En otros casos, los datos se distribuyen entre aplicaciones que no se comunican entre sí.
En entrevista para IDC con Fernando Morales, director de Socios de Negocio en Intelisis Software, explicó que el control administrativo comienza cuando la empresa relaciona cada factura con la información que existe detrás de ella.
“Porque el tener un ERP, ya de entrada, lo que te va a garantizar es que tengas tu información en orden, tengas tu información al día, tengas tu información fiscal al día, tengas tu información de emisión de facturas timbradas y tengas la información que, a su vez, está concatenada y amarrada tanto con tus clientes como con tus proveedores”, mencionó Fernando Morales.
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¿Qué información existe detrás de una factura?
Una factura contiene los datos fiscales de una operación, pero no indica si la mercancía estaba disponible ni permite conocer de inmediato cuánto queda pendiente de cobro.
Estas respuestas dependen de los registros administrativos de la empresa. Por ello, cada comprobante necesita vincularse con la venta que lo originó y con los movimientos realizados en el almacén.
También debe existir un seguimiento de los pagos efectuados por los clientes. De lo contrario, los ingresos facturados pueden confundirse con el dinero que realmente se encuentra disponible.
“Si emites una factura, creo que tienes que tener un sistema que te permita tener atrás de esa factura un control. Un ERP, pues su mismo nombre lo dice, lo que va a buscar es que tengas una planeación de tus recursos hacia el interior de la empresa. No importa qué tan grande seas”, explicó Fernando Morales.
La falta de esta conexión dificulta identificar el origen de una pérdida o explicar por qué las existencias físicas no coinciden con los registros. Además, obliga al responsable del negocio a consultar distintos archivos antes de conocer su situación financiera.
¿Cuáles son las señales de que la empresa necesita mayor control?
El tamaño del negocio o la cantidad de facturas emitidas no son los únicos criterios para decidir si se requiere un sistema administrativo. La necesidad aparece cuando los procesos manuales dejan de mostrar con certeza lo que ocurre en la operación. Algunas señales son:
- el inventario físico no coincide con los registros
- existen mermas cuyo origen no puede explicarse
- la información de ventas se encuentra separada de los gastos
- calcular las cuentas por cobrar requiere una revisión manual
- preparar un reporte implica consultar distintos archivos
- el crecimiento del comercio electrónico complica la actualización de las existencias
Concentrar la información permite que cada venta se refleje en el inventario y en los registros administrativos correspondientes. De esta manera, el control no comienza después de emitir la factura, sino desde que la empresa recibe mercancía o acepta un pedido.
¿Es necesario implementar todos los procesos al mismo tiempo?
La adopción de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) puede realizarse por etapas. Una empresa pequeña podría comenzar con la facturación y el control de inventarios. Más adelante podrá incorporar otras funciones conforme aumente su operación.
Antes de contratar una solución, el negocio debe identificar qué proceso genera más errores o consume demasiado tiempo. Esta revisión evita pagar desde el inicio por funciones que todavía no necesita.
También es importante conocer dónde se encuentra la información actual y definir cómo será trasladada. Mantener registros manuales sin respaldos representa un riesgo porque un daño o pérdida puede eliminar parte de la historia operativa de la empresa.
“La información que hoy tienen de su negocio, el ponerla en riesgo, ahí sí es un valor muy importante en términos de empresa. El que alguien todavía siga teniendo su información en Excel o que tenga todavía su información a mano, en libretas, vuelve muy riesgoso el hecho de que puedas perder esa información”, señaló Fernando Morales.
Por ello, la facturación forma parte del control administrativo, pero no lo sustituye. Para conocer su situación real, una empresa necesita identificar qué vendió y verificar si recibió el pago. También debe conservar la información que respalda cada movimiento, sobre todo, para evitar en el futuro posibles requerimiento de la autoridad fiscal en caso de alguna inconsistencia en los impuestos declarados.
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