Las asambleas digitales han transformado la forma en que las empresas abordan sus procesos de toma de decisiones. Y es que la utilización de medios remotos posibilita la participación de los miembros de la organización desde cualquier parte del mundo, promoviendo una comunicación constante y efectiva. Esta transición de las reuniones presenciales a virtuales no solo se debe a los avances tecnológicos, sino también ha sido impulsada por eventos globales, como la epidemia de Covid-19, que ha provocado una rápida adopción de plataformas para llevar a cabo asambleas.
En el ámbito legal, el derecho mexicano ha tenido que adaptarse para regular de manera adecuada las asambleas digitales. Fue el 4 de agosto de 2021 cuando se anunciaron los cambios al Código Civil para el Distrito Federal (CCDF) con el fin de imponer lineamientos para las asambleas por medios remotos en asociaciones y sociedades civiles de la Ciudad de México. Posteriormente, el 20 de octubre de 2023, se publicó la modificación de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) en relación con el uso de medios electrónicos en las asambleas de las entidades mercantiles.
Aunque la actualización del marco jurídico ha sido crucial para dar certeza y legalidad a estos encuentros, aún persisten dudas sobre su implementación práctica. Por esta razón, a continuación, se responden una serie de preguntas sobre la correcta celebración de las asambleas digitales, resaltando los aspectos legales y las mejores prácticas que deben considerarse para asegurar su buen funcionamiento.
¿Qué normativas regulan las asambleas virtuales en México?
LGSM: permite la celebración de asambleas por medios electrónicos para la sociedad de responsabilidad limitada, la sociedad anónima y la sociedad por acciones simplificadas
CCDF: autoriza la realización de asambleas por medios electrónicos para sociedades y asociaciones civiles de la CDMX
Código de Comercio (CCom): reconoce los actos efectuados por medios remotos, condicionando su eficacia a la utilización de firmas electrónicas simples o avanzadas
Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal: admite como prueba la información generada o comunicada que conste en medios electrónicos, ópticos u otras tecnologías, siempre que cumpla requisitos específicos, y
NOM-151-SCFI-2016, “Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos”: determina que la preservación digital debe realizarse por un prestador de servicios de certificación autorizado por la Secretaría de Economía, conforme a las prácticas comerciales y los lineamientos técnicos establecidos
¿Es necesario modificar los estatutos de una sociedad para permitir las asambleas digitales?
El artículo 6 de la LGSM señala que los estatutos deben prever la celebración de las asambleas mediante el uso de medios electrónicos, ópticos u otras tecnologías que posibiliten la participación remota de los asistentes. Así, si los estatutos actuales no contienen esta disposición, será necesario modificarlos para habilitar las asambleas digitales.
¿Es válido celebrar asambleas virtuales si los accionistas no se reúnen en el domicilio social?
Según los artículos 80 y 179 de la LGSM, se permite la realización de asambleas fuera del domicilio social, siempre y cuando cuenten con la aprobación unánime de todos los socios. Además, se autoriza el uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología para dichas asambleas, con la condición de especificar el domicilio en el cual se llevó a cabo la reunión.
Interpretando estos artículos, se podría afirmar que en caso de que se realice una asamblea virtual con participantes ubicados en diferentes lugares, la ley permite que el acta refleje el domicilio acordado en los estatutos para llevar a cabo la reunión.
¿Se pueden celebrar asambleas virtuales de manera permanente o solo en situaciones excepcionales?
Con la reforma de 2023 a los artículos 80 y 179 de la LGSM, la celebración de asambleas virtuales ya no está limitada a situaciones excepcionales. La implementación de medios electrónicos para la toma de decisiones puede ser permanente, siempre y cuando esté contemplada en el acta constitutiva de la sociedad.
¿Pueden participar socios en una asamblea digital desde otro país?
Sí, como ya se ha mencionado anteriormente, los artículos 80 y 179 de la LGSM permiten que los socios celebren asambleas fuera del domicilio social, siempre que la totalidad de los miembros aprueben esta decisión y exista la posibilidad de utilizar medios electrónicos en dichas asambleas. Por lo tanto, si los socios aprueban la realización de asambleas fuera del domicilio social y el empleo de medios digitales para facilitar la participación remota, podrían llevar a cabo asambleas virtuales desde distintos lugares, incluyendo otros países.
¿La tecnología utilizada en las asambleas virtuales debe cumplir con algún requisito legal específico?
Para que una sociedad realice reuniones virtuales, es importante que se asegure e incluya en su contrato social que los mecanismos empleados garanticen el acceso, la acreditación de la identidad de los participantes y, en su caso, el sentido de su voto, tal como lo exige el artículo 6 de la LGSM.
¿Cómo debe difundirse la convocatoria para la asamblea digital?
Tanto en las asambleas presenciales como en las virtuales, es esencial emitir una convocatoria. En sociedades anónimas, esta debe ser publicada en el sistema electrónico de publicaciones de sociedades mercantiles (PSM) de la Secretaría de Economía, con al menos 15 días de antelación a la fecha programada para su realización. Este requisito no aplica si, al momento de la votación, todas las acciones están representadas, según lo establecido en los artículos 186 y 188 de la LGSM.
En sociedades de responsabilidad limitada, actualmente la convocatoria se entrega personalmente a cada socio mediante carta certificada con acuse de recibo, pero a partir del 20 de abril de 2024, fecha de entrada en vigor de la reforma, también se deberá publicar en el PSM, con la anticipación fijada en los estatutos o, en su ausencia, ocho días antes, conforme el artículo 81 de la LGSM.
Adicionalmente, si así lo establecen los estatutos, se permite el envío por correo electrónico, Whatsapp, Telegram, entre otros, como un complemento al medio establecido por la ley; no obstante, es crucial respetar la forma legal de publicación, ya que las resoluciones podrían declararse nulas al no cumplir con los requisitos exigidos.
¿Cuáles son los requisitos que debe reunir la convocatoria para la asamblea virtual?
Además de los elementos habituales de la convocatoria para las reuniones presenciales, como la fecha, horario, orden del día y firma de quien la realiza, la convocatoria para la asamblea digital debe incluir la indicación de la plataforma a utilizar y el ID de la reunión.
Aunque estos requisitos no se contemplan expresamente en la LGSM, son un paso previo para asegurar la verificación de la identidad de los participantes, lo cual, de acuerdo con el artículo 6 del mismo ordenamiento, debe garantizarse.
¿Qué recursos tecnológicos son necesarios para una asamblea digital?
Los medios electrónicos, ópticos u otras tecnologías para llevar a cabo las asambleas virtuales, son de elección libre para cada sociedad; sin embargo, deben posibilitar el acceso, la acreditación de la identidad de los participantes y, en su caso, el sentido de su voto, como lo prevé el numeral 6 de la LGSM.
Existen diversas plataformas con la capacidad técnica para cumplir con estos requisitos, tanto de pago como gratuitas; por ejemplo Zoom, Google Meet, entre otras. Cualquiera que sea la elección, esta deberá quedar registrada en los estatutos.
¿Debe verificarse la identidad de los socios en la asamblea digital?
Sí, según el artículo 6, fracción XIV de la LGSM, es indispensable establecer mecanismos en los estatutos que permitan la acreditación de la identidad de los asistentes en el caso de celebrar asambleas virtuales.
En este sentido, la mayoría de las aplicaciones de videoconferencias ofrecen una "sala de espera" donde el anfitrión autoriza la entrada de manera individual a la reunión. Esto facilitará un ingreso más controlado, donde los asistentes acceden mediante un código o contraseña, al tiempo que presentan su identificación oficial frente a la cámara. Si un accionista acude a través de un representante, este último deberá exhibir el documento que lo acredite como tal. Se recomienda que, antes del inicio de la sesión, el presidente o secretario de la asamblea tenga a la vista el documento para asegurar su autenticidad.
¿Son válidas las asambleas solo con audio sin video?
La LGSM no específica si las asambleas virtuales deben incluir tanto audio como video, ya que solo refiere que pueden efectuarse mediante el uso de medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología. Por esta razón, inicialmente se podría interpretar que la participación solo por audio podría ser válida.
No obstante, dado que el artículo 6, fracción XIV de la misma ley establece que el medio virtual utilizado para la asamblea debe permitir el acceso, la acreditación de identidad de los participantes y, en su caso, el sentido del voto, la participación mediante audio podría no cumplir con esos requisitos. Y es que la acreditación de la identidad y la manifestación del sentido del voto, necesariamente requieren elementos visuales proporcionados porla videoconferencia.
En conclusión, aunque la LGSM no prohíba expresamente las asambleas solo con audio, se recomienda incluir el video para respetar las exigencias de identificación y registro del voto que el referido artículo 6 establece.
¿Se pueden presentar documentos digitales durante la asamblea virtual?
Sí, durante la asamblea está permitida la presentación de documentos en formato electrónico, aunque es fundamental garantizar que todos los participantes tengan acceso adecuado a la tecnología y se establezcan previamente los mecanismos para la presentación y revisión de estos documentos digitales.
Además, si se trata de aprobación de estados financieros, durante el periodo entre la publicación de la convocatoria y la celebración de la asamblea, el informe respectivo debe estar a disposición de los accionistas, ya sea en las oficinas de la sociedad o, en su defecto, en el medio electrónico, determinado en los estatutos.
¿Es válido grabar la sesión de la asamblea digital?
La grabación de la asamblea, además de ser válida, es necesaria para respaldar los procedimientos y decisiones tomadas durante la reunión. Sin embargo, este debe considerarse como un complemento adicional al respaldo documental , como el acta de asamblea, que se realice.
Asimismo, es esencial que los participantes de la asamblea estén informados y otorguen su consentimiento para la grabación de la sesión, y que la aplicación utilizada garantice la seguridad y confidencialidad de la grabación.
¿El acta de la asamblea virtual deberá constar por escrito o puede ser electrónica?
De acuerdo con los artículos 89 del CCom y 194 de la LGSM, las actas de asamblea pueden contener firma autógrafa o electrónica. Por lo tanto, la decisión de si el acta queda asentada por escrito o digital dependerá de lo establecido en los estatutos de cada sociedad.
En caso de elegir la firma electrónica, deben seleccionar una plataforma que permita la trazabilidad de la firma y cuente con un mecanismo para identificar que es atribuible a la parte que la firmó. Además, si optan por el acta digital, es importante destacar que el artículo 33 del Código de Comercio condiciona la conservación electrónica de los documentos a que se cumpla la NOM-151-SCF1-2016, que establece pautas técnicas y requiere la conservación por un proveedor certificado.
¿Qué sucede si un socio no cuenta con firma electrónica para firmar el acta?
Si se decide realizar un acta digital, es indispensable asegurarse de que todos los participantes cuenten con firma electrónica simple o avanzada. En caso contrario, sería necesario buscar alternativas como la utilización de un acta en papel con firma autógrafa.
¿Se debe protocolizar el acta de asamblea digital?
En el caso de las sociedades anónimas, las asambleas extraordinarias sí deben ser protocolizadas e inscritas en el Registro Público de Comercio, independientemente de si se documentan con firma autógrafa o digital.
En este contexto, los fedatarios públicos protocolizan el acta electrónica siempre que los estatutos contemplen la celebración de la asamblea por medios remotos y la expedición del acta con firma electrónica. Además, solicitarán la acreditación de que las firmas son atribuibles a quienes las plasmaron, lo cual puede verificarse mediante las constancias proporcionadas por las plataformas contratadas.
¿Cómo se computan los votos en una asamblea digital?
En general, cuando la asamblea se lleva a cabo por videoconferencia, es posible que la imagen y voz de cada uno de los socios manifestando el sentido de su voto quede grabada.
A pesar de ello, se recomienda reforzarlo con plataformas como Google From o Question Pro, que permiten generar encuestas y registrar la votación en línea y en tiempo real.
De cualquier manera, es imprescindible que el sentido del voto de cada accionista también quede asentado en el acta resultante, como comúnmente se hace en las asambleas presenciales.
¿Qué sucede si falla la conexión de internet durante la asamblea?
Si la asamblea no pudiera celebrarse el día señalado para su reunión debido a cualquier falla técnica, se hará una segunda convocatoria con expresión de esta circunstancia, conforme al artículo 191 de la LGSM.
¿Quién es responsable de resguardar y conservar el acta digital?
Según el artículo 158 de la LGSM, los administradores son solidariamente responsables ante la sociedad de la existencia y mantenimiento de los sistemas de contabilidad, control, registro, archivo o información. Dado que la conservación electrónica de documentos se efectúa a través de un proveedor certificado en términos de la NOM-151, el administrador deberá asegurarse que dicho proveedor garantice la conservación y resguardo del acta digital.
¿Se puede impugnar una asamblea digital ante errores técnicos?
De acuerdo con los artículos 200 y 201 de la LGSM, las resoluciones legalmente adoptadas por las asambleas de accionistas son obligatorias, incluso para los ausentes o disidentes, salvo el derecho de oposición. Al respecto, los accionistas que representen el 25 % del capital social pueden oponerse judicialmente a las resoluciones, siempre que la demanda se prsente dentro de los 15 días siguientes a la fecha de clausura de la asamblea; que los reclamantes no hayan concurrido a la reunión o hayan dado su voto en contra de la resolución, y que la demanda señale la cláusula del contrato social o el precepto legal infringido y el concepto de violado.
Como puede advertirse, la LGSM no aborda específicamente los errores técnicos como una causa por la cual puede oponerse a las resoluciones tomadas en las asambleas. No obstante, la posibilidad de impugnar una asamblea digital debido a errores técnicos podría depender de la interpretación de las disposiciones y el contexto de la situación.
Por ejemplo, los participantes podrían buscar argumentar que ciertos errores técnicos afectaron negativamente su asistencia o el sentido de su votación y, en consecuencia, que no fue satisfecho el quórum legal o estatutario exigido para que la asamblea estuviera legalmente reunida o para que una resolución fuera adoptada; por lo tanto, la impugnación podría considerarse.
Comentarios finales
Entender las regulaciones relacionadas con las asambleas digitales permite a las empresas cumplir con la ley y evitar posibles nulidades por no acatar con los requisitos legales establecidos.
Comprender cómo llevar a cabo asambleas digitales puede ayudar a las sociedades a optimizar sus procesos de toma de decisiones, especialmente en situaciones donde la presencia no es posible o conveniente, ya que permiten la participación desde cualquier parte del mundo.
Finalmente, la utilización de tecnología para las asambleas virtuales puede mejorar la transparencia al facilitar el registro de participantes, votos y decisiones tomadas durante la reunión, lo que contribuye a una mayor claridad en los procesos de toma de decisiones corporativas.
