Aceptar un puesto como administrador de una sociedad no es cosa fácil, aunque el término sea muy común y el cargo bastante conocido. Muchas personas aceptan estos roles sin comprender completamente que no se trata simplemente de una designación en una asamblea. Asumir este cargo conlleva importantes deberes y consecuencias legales significativas, como se verá a continuación.
Doble función de los administradores
Los administradores de una sociedad desempeñan una doble función, abarcando dos roles fundamentales dentro de la organización. En primer lugar, actúan como representantes máximos de la sociedad, lo que les confiere la facultad de actuar en nombre de la empresa en todos los asuntos, pudiendo celebrar actos jurídicos en representación de la entidad ante terceros.
Por otro lado, los administradores también ejercen el papel de gestores de la sociedad. Además de su función representativa, tienen que dirigir y administrar los intereses de la sociedad en su totalidad. Esto implica la toma de decisiones estratégicas. Así como la supervisión de las operaciones diarias.
Ambos roles son necesarios para el funcionamiento adecuado de la sociedad y para el cumplimiento de su objeto social.
Función como representantes de la sociedad
Los administradores, en virtud del artículo 10 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, ostentan la representación máxima de la sociedad. Esta designación implica que actúan como los representantes legales ante terceros, contando con la autoridad para llevar a cabo todas las operaciones necesarias para el funcionamiento de la entidad, salvo aquellas expresamente vedadas por la ley o los estatutos.
Es esencial destacar que los administradores no pueden ser equiparados como simples mandatarios. La tesis titulada: REPRESENTANTE LEGAL Y ADMINISTRADOR DE SOCIEDADES. DIFERENCIAS ENTRE REPRESENTACIÓN FUNCIONAL U ORGÁNICA Y MANDATO, con número de registro digital: 189384, sostiene que si bien el mandato confiere a una persona la facultad de actuar en nombre de otra, la figura del administrador va más allá. Mientras que el mandato permite a individuos externos al órgano de administración representar a la sociedad en asuntos específicos, los administradores ocupan una posición intrínseca dentro de la estructura de la entidad, ya que sus facultades no se limitan a los actos expresamente autorizados en el mandato, sino que abarcan un rango más amplio de responsabilidades y autoridad.
Facultades como representante
Las facultades conferidas a los administradores están estrechamente vinculadas al objeto social de la sociedad. Entre las facultades más comunes contempladas por el Código Civil Federal y la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, se encuentran el poder para pleitos y cobranzas, realizar actos de administración y de dominio y para adquirir, suscribir, aceptar, endosar y avalar títulos de crédito.
Sin embargo, estas no son las únicas posibles. Aunque no existe un listado exhaustivo que defina de manera exacta cuáles deben ser, la práctica mercantil sugiere ciertas atribuciones que suelen ser otorgadas a los administradores. A continuación, se enumeran algunas; a lista es enunciativa, lo que significa que las facultades de los administradores no se limitan únicamente a estas y no implica que forzosamente deban ser estas:
- Abrir y cancelar cuentas bancarias, hacer depósitos y girar contra ellas
- Adquirir y enajenar acciones y partes sociales
- Nombrar y remover apoderados, agentes, funcionarios y empleados
- Llevar a cabo todos los actos de autorizados por los estatutos o que sean consecuencia de estos
- Establecer sucursales y agencias de la sociedad en cualquier parte del país o del extranjero
- Delegar en una o más personas, sus facultades para que las ejerciten en asuntos determinados
- Crear comités ejecutivos fijando sus atribuciones
- Ejecutar y vigilar el cumplimiento de los acuerdos tomados por las asambleas de accionistas
- Revisar y aprobar el presupuesto anual
- Conferir poderes generales o especiales
- Realizar actos que sean necesarios o convenientes para cumplir con el objeto de la sociedad
Deberes como representante
Aunque el Código Civil Federal no regula la relación entre los administradores y las sociedades, ciertos principios generales del contrato de mandato, como la lealtad, la diligencia y el cumplimiento de las instrucciones, podrían ser relevantes en la interpretación y cumplimiento de las obligaciones de los administradores.
A pesar de la ausencia de una referencia explícita sobre la aplicación del contrato de mandato en la relación entre los administradores y las sociedades, dichos principios pueden orientar ciertos aspectos de su desempeño como representantes de la sociedad. En este sentido, las obligaciones que debe acatar el administrador son:
- Seguir las instrucciones del mandante y no puede actuar en contra de las disposiciones expresas del mismo: los administradores deben actuar de acuerdo con las políticas y directrices establecidas por los accionistas (art. 2562, CCF)
- No realizar operaciones con violación o exceso del encargo recibido: esto es relevante para los administradores que toman decisiones que exceden su autoridad o van en contra de los intereses de la sociedad (art. 2565, CCF)
- Informar al mandante sobre hechos o circunstancias que puedan llevar a modificar o revocar el encargo: los administradores tienen la responsabilidad de informar a la asamblea sobre cualquier información relevante que afecte la gestión de la sociedad (art. 2566, CCF)
- Rendir cuentas al mandante sobre su administración: los administradores, deben proporcionar informes periódicos sobre la situación financiera y operativa de la sociedad (art. 2569, CCF)
Función como gestores de la sociedad
Los administradores no solo representan legalmente a la sociedad ante terceros, también tienen la responsabilidad de gestionar y dirigir los intereses internos de la entidad.
Atribuciones legales y obligaciones
Debido a que el órgano de administración tiene funciones relacionadas tanto con la gestión interna de la sociedad como su representación externa, la LGSM, sus atribuciones suelen ser amplias.
Obligaciones de registro y publicación
- Inscripción de los estatutos: vigilar que los estatutos se inscriban en el Registro Público de Comercio (RPC) dentro del plazo establecido. Si la escritura o póliza que contiene el contrato social no se presenta dentro del término de 15 días a partir de su fecha para su inscripción, cualquier socio podrá demandar en vía sumaria su registro (art. 7, LGSM)
- Publicación en el Sistema Electrónico de Publicaciones de Sociedades Mercantiles (PSM): dar a conocer ciertos actos de trascendencia para la sociedad, como la reducción de capital, cambios en la tenencia accionaria, acuerdos de transformación, escisión o fusión entre otros (arts. 9, 99, 119, 132, 168, 184, 185, 186, 212, 223, 228, 243, 251, 268, LGSM)
- Publicación de estados financieros: publicar los estados financieros en el PSM, si así lo solicitan los accionistas, 15 días después de que se hayan aprobado en asamblea (arts. 172 y 177, LGSM)
- Inscripción de nombramientos y poderes: inscribir los nombramientos de funcionarios, poderes, renuncias y revocaciones en el RPC, si la entidad opta por registrarlos, Se destaca que, desde 2009, esto no es obligatorio, salvo en el caso de poderes para suscribir títulos y operaciones de crédito (art. 21, VII, CCom y 153, LGSM)
Obligaciones financieras
- Verificación del fondo de reserva: asegurar la separación de utilidades para conformar el fondo de reserva necesario para enfrentar eventualidades futuras (arts. 20 y 21, LGSM).
- Firma de títulos y certificados provisionales: firmar los títulos de las acciones y los certificados provisionales (art. 125, fracción VIII, LGSM)
Obligaciones de control y supervisión
- Sistemas de contabilidad y control: procurar la existencia y mantenimiento de los sistemas de contabilidad, control, registro, archivo o información (art. 158, LGSM)
- Custodia de libros y documentos: guardar y custodiar los libros y documentos de la sociedad por un plazo mínimo de 10 años (arts. 158 y 46 del CCom)
Obligaciones de información
- Informe anual a la asamblea: preparar y presentar un informe anual detallado sobre la marcha de la sociedad, la situación financiera, los resultados y cualquier nota necesaria (art. 172, LGSM)
- Provisión de información a los comisarios: proporcionar información mensual a los comisarios, incluyendo un estado de la situación financiera y uno de resultados (art. 166, fracción II, LGSM)
Obligaciones relativas a las acciones
- Autorización de transmisión de acciones: autorizar la transmisión de acciones y, si es necesario, designar un comprador de los títulos al precio corriente del mercado (art. 130, LGSM)
- Expedir títulos de acciones: expedir los títulos definitivos de las acciones y proporcionar certificados provisionales mientras se entregan los títulos definitivos (art. 124, LGSM)
- Depósito de acciones pagadas en especie: conservar en depósito las acciones mediante aportaciones en especie (art. 141, LGSM).
Obligaciones relativas a la asamblea y liquidación
- Convocatoria a la asamblea ordinaria anual: convocar a la asamblea anual dentro de los cuatro meses siguientes a la clausura del ejercicio social (art. 181, LGSM)
- Comprobación de aportaciones: comprobar la realidad de las aportaciones hechas por los socios y el cumplimiento de los acuerdos de las asambleas de accionistas (art. 158, fracciones I y II, LGSM)
- Entrega al liquidador entregar al liquidador los bienes, libros y documentos de la entidad al momento de la liquidación (arts. 241 y 242, LGSM)
Responsabilidad de los administradores
Los administradores de las sociedades tienen distintas responsabilidades que pueden derivar del incumplimiento de sus obligaciones o de la ley. Estas responsabilidades se clasifican generalmente en tres materias principales: civil, penal y fiscal.
Responsabilidad civil
La responsabilidad civil implica que los administradores pueden ser demandados por daños y perjuicios causados a la sociedad debido a su mala gestión o negligencia y se ejercita por medio de dos acciones: la acción social y la acción individual de responsabilidad.
Según la tesis “SOCIEDADES MERCANTILES. LA ACCIÓN SOCIAL DE RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES SE BASA EN CONDUCTAS CONTRARIAS A LA LEY, LOS ESTATUTOS Y LOS DEBERES INHERENTES AL CARGO”, la acción de responsabilidad se encuentra en un régimen especial dentro de la responsabilidad civil por conductas contrarias a la ley, los estatutos o los deberes inherentes a su comisión.
De conformidad con el artículo 161 de la LGSM, son los accionistas, vía la asamblea general, quienes determinan la acción de responsabilidad (acción social). No obstante, los accionistas que representen al menos el 25% del capital social pueden exigir responsabilidad civil directamente (acción individual), siempre que se cumplan ciertos requisitos:
- La demanda debe comprender el monto total de las responsabilidades a favor de la sociedad, no solo el interés personal de los socios
- Los accionistas no deben haber aprobado la resolución de la asamblea sobre no proceder contra los administradores demandados%
Responsabilidad solidaria de los administradores
En términos de los artículos 2, 21, 138, 158 y 233 de la LGSM, si la administración se encuentra en manos de un órgano colegiado como un consejo de administración, la responsabilidad de cada uno los miembros es de carácter solidario en los siguientes casos:
- Verificación de la realidad de las aportaciones.
- Cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios respecto al pago de dividendos.
- Existencia y mantenimiento de sistemas de contabilidad y control
- Cumplimiento de los acuerdos de las asambleas
- Realización de operaciones tras el vencimiento del plazo de duración, acuerdo de disolución o verificación de una causa de disolución
- Realización de actos jurídicos como representantes de una sociedad irregular
- Autorización de la adquisición de acciones propias por la sociedad
- Incumplimiento de la obligación de separar fondos para la reserva
Para determinar el grado de responsabilidad de cada consejero o su exoneración, se deben observar qué tan exento está de culpa y que haya manifestado su inconformidad al momento de la deliberación.
Prescripción para exigir responsabilidad civil
La acción de responsabilidad de la sociedad contra los administradores prescribe en 10 años, según los artículos 1038 y 1047 del Código de Comercio.
Responsabilidad Penal
El artículo 421 del Código Nacional de Procedimientos Penales establece que las personas jurídicas pueden ser penalmente responsables por ciertos delitos cometidos en su nombre, por su cuenta, en su beneficio o mediante los medios que ellas proporcionen, siempre que se haya comprobado una falta de debido control en su organización.
Sin embargo, la responsabilidad penal de la persona jurídica es independiente de la de sus representantes o administradores. Esto significa que la sociedad puede ser penalmente responsable, aunque los individuos también lo sean.
A diferencia de las personas jurídicas, los administradores o representantes legales de una empresa no están sujetos a un catálogo específico de delitos aplicables exclusivamente a ellos. Como cualquier persona física, los administradores pueden ser penalmente responsables por cualquier delito contemplado en los códigos penales federales o locales, ya sea que lo cometan a título personal o a través de la persona moral. Es importante destacar que la responsabilidad penal no se configura únicamente por el ejercicio del cargo de administrador, sino por su participación o intervención directa en la comisión del delito.
Delitos fiscales
En el ámbito de los delitos fiscales, el simple hecho de ocupar el cargo de administrador no es suficiente para atribuirle responsabilidad penal, ya que esta no emana de su posición, sino que es necesario demostrar su participación como autor o cómplice.
Según el artículo 95 del Código Fiscal de la Federación, son responsables de los delitos fiscales aquellos que: conciertan la realización del delito, llevan a cabo la conducta descrita en la ley, cometen conjuntamente el delito, utilizan a otra persona como instrumento para ejecutarlo, induzcan dolosamente a otro a cometerlo, ayuden dolosamente a otro en su comisión, auxilian a otro después de su ejecución, tienen la calidad de garante derivada de una disposición jurídica, contrato o estatutos sociales en delitos de omisión con resultado material, o proponen, establecen o realizan actos, operaciones o prácticas que derivan directamente en la comisión de un delito fiscal a través de un contrato o convenio que implique el desarrollo de una actividad independiente.
Responsabilidad fiscal
El artículo 26, fracciones III, segundo párrafo y X, incisos a) al i) del Código Fiscal de la Federación establecen que ciertas personas, específicamente aquellas que tienen conferida la dirección general, la gerencia general, o la administración única de las personas morales, son responsables solidarios con los contribuyentes por las contribuciones que estas personas morales hayan causado o no retenido durante su gestión, así como por las que debieron pagarse o enterarse durante la misma, en la parte del interés fiscal que no alcance a ser garantizada con los bienes de la persona moral que dirigen.
Los administradores son responsables en la medida en que el interés fiscal no sea cubierto con los bienes de la persona moral. La responsabilidad se activa si la persona moral incurra en cualquiera de los siguientes supuestos:
no inscripción en el RFC: no solicita su inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes
cambio de domicilio sin aviso: cambia su domicilio sin presentar el aviso correspondiente después de haberse iniciado un ejercicio de comprobación fiscal o tras haber sido notificado un crédito fiscal, y antes de que se resuelvan estos procedimientos
no llevar contabilidad: no lleva contabilidad, la oculte o la destruye
desocupar el domicilio fiscal: desocupa el local de su domicilio fiscal sin presentar el aviso de cambio de domicilio
no localización en el domicilio fiscal: no se localiza en el domicilio fiscal registrado en el RFC
omisión de enterar contribuciones retenidas: omite enterar a las autoridades fiscales las cantidades retenidas o recaudadas dentro del plazo establecido por la ley
emisión de comprobantes fiscales falsos: se encuentra en el listado del artículo 69-B, cuarto párrafo del CFF, por emitir comprobantes que amparan operaciones inexistentes
no acreditación de adquisiciones o servicios: no acredita la efectiva adquisición de bienes o recepción de servicios ni corrige su situación fiscal cuando ha recibido comprobantes fiscales de contribuyentes en el supuesto del artículo 69-B, cuarto párrafo, por un monto superior a $9,736,810.00, y
transmisión indebida de pérdidas fiscales: se encuentra en el listado del artículo 69-B Bis, noveno párrafo, por transmitir indebidamente pérdidas fiscales
Comentarios finales
Entender las funciones de los administradores dentro de una sociedad, tanto en su papel de representantes legales como en el de gestores, es crucial para los administradores y los accionistas, ya que les permite saber qué se espera de ellos.
Asimismo, conocer las obligaciones específicas que recaen sobre los administradores, así como las responsabilidades civiles, penales y fiscales asociadas con su rol, permite tomar medidas como la implementación de prácticas de gestión adecuadas y la obtención de asesoramiento legal cuando sea necesario para mitigar riesgos y protegerse contra posibles demandas o sanciones.
