Debido al gran volumen de documentos que conforman la contabilidad de un contribuyente, puede dificultarse su almacenamiento físico, por lo que el artículo 34 del RCFF prevé que la misma puede respaldarse y conservarse en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que mediante reglas de carácter general autorice el SAT.
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Para ello, la regla 2.8.1.4., de la RMISC 2019 establece que los contribuyentes que opten por microfilmar o grabar parte de su contabilidad, pueden utilizar discos ópticos, compactos o cintas magnéticas, que cumplan con los siguientes requisitos:
- usar en la grabación de la información discos ópticos de 5.25” o 12”, discos compactos o cintas magnéticas, cuyas características de grabación impidan borrar la información
- los discos ópticos, compactos o cintas magnéticas, deben tener una etiqueta externa que contenga el nombre, la clave en el RFC, el número consecutivo de dichos medios, el total de los documentos grabados, el periodo de operación y la fecha de grabación.
Los documentos deben grabarse sin edición alguna y en forma íntegra, mediante un digitalizador de imágenes que cubra las dimensiones del documento más grande, con una resolución mínima de 100 puntos por pulgada - tener y poner a disposición de las autoridades fiscales, un sistema ágil de consulta que permita localizar la documentación de una manera sencilla y sistemática
- la consulta de documentos grabados debe ser tanto por los expedidos como por los recibidos
- el último documento grabado en el dispositivo debe contener el valor total de los asientos de diario, identificando el total de créditos y cargos del mes, y
- tratándose de documentos que contengan anverso y reverso, grabarlos consecutivamente, haciendo referencia o anotando en el anverso que la información se complementa con la contenida en el reverso del mismo documento y haciendo referencia o anotando en el reverso de cada uno de ellos, los datos que permitan identificar el anverso
- tratándose de documentos que contengan varias fojas, las mismas que graben consecutivamente y en la primera de ella
