Estimado lector, IDC Asesor Fiscal, Jurídico y Laboral le hace una cordial invitación al seminario REFORMAS FISCALES 2026. DOMINA LOS CAMBIOS MÁS AGRESIVOS, el cual se llevará a cabo en el Hotel Casa Blanca el 25 de noviembre de 2025 en un horario de 9:00 a 14:00 horas. Aquí puede consultar el temario, y si lo desea inscribirse en el mismo.
En la mayoría de los trámites fiscales se emplean los medios electrónicos; pero existen casos en que se requiere alguna impresión física o en papel de cierto documento para llevar a cabo de alguna gestión; en cuyo supuesto, la pregunta obligada es ¿si una copia simple extraída del documento original es válida para realizar el trámite de que se trate o desahogar el procedimiento de facultades de gestión o comprobación del fisco?.
De igual forma, cuando las autoridades fiscales llevan a cabo revisiones con la finalidad de comprobar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y aduaneras de los contribuyentes, estas pueden requerirles la presentación de la documentación que proceda, misma que debe ser proporcionada de acuerdo con las disposiciones fiscales indicadas para tal efecto.
Sin embargo, existen casos en que puede ser entregada en copia simple, pero con las características necesarias que le otorguen validez y efectos legales para su uso correspondiente.
Tan es así que de conformidad con el numeral 42, fracciones II y III del Código Fiscal de la Federación, las autoridades fiscales, pueden:
requerir a los contribuyentes, responsables solidarios o terceros con ellos relacionados, para que exhiban en su domicilio, establecimientos, en las oficinas de las propias autoridades o dentro del buzón tributario, dependiendo de la forma en que se efectuó el requerimiento, su contabilidad, así como los datos, documentos o informes que se les soliciten para llevar a cabo la revisión correspondiente
practicar visitas a los contribuyentes, los responsables solidarios o terceros relacionados con ellos y revisar su contabilidad, bienes y mercancías
ÚNETE A IDC en nuestro canal de Whatsapp
Requerimiento de contabilidad y exhibición de copias simples
De ahí que durante el ejercicio de las facultades de comprobación de las autoridades fiscales, estas pueden exigirles a los contribuyentes su contabilidad o parte de esta, comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI), papeles de trabajo, estados de cuenta, entre otros relacionados, en cuyo caso, aquellos pueden exhibir copias, salvo que las disposiciones fiscales indiquen lo contrario para validar tal efecto.
Como se aprecia, las copias simples obtenidas de las originales o copias certificadas deben contar con la validez legal necesaria para que con ella se pueda acreditar o comprobar la materialidad real de las operaciones de los contribuyentes, pues estas servirán de prueba documental evidente para las autoridades fiscales y los contribuyentes.
Por lo anterior, es de suma importancia presentar ante la autoridad documentos auténticos, reales, verdaderos o fidedignos para que no se invaliden como pruebas contundentes o elementos necesarios y así exista el mayor acreditamiento de un hecho.
En este sentido, la regla 2.1.14. de la Resolución Fiscal Miscelánea para 2025, hace referencia a la documentación en copia simple e indica que para los efectos de los artículos 18 (promoción dirigida a las autoridades fiscales), 18-A (requisitos de las promociones) y 19 (representación de las personas físicas o morales ante las autoridades fiscales) del CFF, los documentos que se acompañen a las promociones que presenten los contribuyentes ante las autoridades fiscales, podrán exhibirse en copia simple, salvo que en las disposiciones tributarias se señale expresamente que dichos documentos deben exhibirse en original o copia certificada. En estos casos, las autoridades fiscales podrán solicitar los documentos originales para cotejo.
En esta regla, como se observa, se precisa que los documentos que se acompañen en las promociones, sí pueden presentarse ante la autoridad en copia simple, pero si en las disposiciones fiscales se indica lo contrario, estas se deben exhibirse en original para su cotejo, con la finalidad de comprobar su autenticidad por los funcionarios indicados, o copia certificada.
Por todo lo anterior, es recomendable que al momento de presentar copias impresas ante las autoridades fiscales, los contribuyentes:
- solamente utilicen copias simples extraídas del documento original, previa solicitud de la autoridad para su cotejo
- cuenten con:
- copias debidamente certificadas para efectos fiscales y/o jurídicos procedentes
- archivos o legajos en copias certificadas que para tales efectos especifiquen las disposiciones fiscales para efecto del ejercicio de las facultades de comprobación, trámites, así como para aspectos jurídicos requeridos
- información y real sobre documentos confiables y verídicos a favor del contribuyente, aun siendo copias simples
¿Quieres saber más? ¡Sigue a IDC en Google News!
