El 98% de las empresas reconoce que puede mejorar su gestión financiera, pero solamente 25% cuenta con un sistema administrativo y 75% carece de una plataforma integrada. Así lo señaló el Estudio de Gestión Financiera y Contable de las Empresas en México 2025, realizado por Siigo Aspel en colaboración con la Asociación de Emprendedores de México (ASEM).
Los datos muestran una digitalización fragmentada en donde muchas empresas ya facturan electrónicamente, cobran por medios digitales, utilizan hojas de cálculo o almacenan documentos en la nube, pero todavía no conectan la información generada por sus diferentes procesos.
En entrevista para IDC, Eduardo Pérez Figueroa, director de Operaciones para México en Siigo Aspel, advirtió que esta dispersión no solo dificulta la administración cotidiana. También puede convertirse en un problema cuando la empresa necesita acreditar sus operaciones o responder un requerimiento de la autoridad fiscal.
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¿Cuándo el desorden se convierte en un riesgo fiscal?
Una empresa puede tener contratos en una carpeta, facturas en su sistema contable, comprobantes en correos electrónicos y acuerdos comerciales en conversaciones de mensajería. Aunque la información exista, localizarla y relacionarla puede requerir demasiado tiempo.
El problema aumenta cuando los mismos datos se capturan en diferentes aplicaciones. La recaptura puede generar diferencias entre ventas, facturación, inventarios, cuentas por cobrar y registros contables. Como consecuencia, la empresa puede terminar trabajando con distintas versiones de una misma operación.
La falta de trazabilidad adquiere relevancia fiscal cuando es necesario demostrar que una transacción efectivamente ocurrió. Contar con un CFDI no siempre reúne por sí solo todos los elementos comerciales y documentales relacionados con la operación.
“Cuando yo tengo un desorden administrativo, tengo documentos, archivos, contratos, en correos electrónicos, en archivos en la red o lo tengo en chats, ya no estamos hablando solamente de un desorden administrativo, estamos hablando también de un riesgo fiscal”, señaló Eduardo Pérez.
La información contable todavía se concentra en el cumplimiento
El estudio Impacto de plataformas digitales en la gestión empresarial muestra que 76.3% de las empresas utiliza hojas de cálculo para su administración y contabilidad. En contraste, 28.1% emplea herramientas de facturación, 22.3% software contable y 17.9% un ERP. Los resultados reflejan que buena parte de la gestión todavía depende de herramientas aisladas.
Para Pérez Figueroa, este resultado refleja el tiempo que empresarios y contadores destinan a localizar, capturar y conciliar información. Cuando los procesos no están integrados, el contador debe concentrarse en registrar lo ocurrido y dispone de menos tiempo para analizar los datos del negocio.
La facturación, por ejemplo, no debería considerarse un proceso aislado. La venta de un producto puede representar simultáneamente una cuenta por cobrar, una salida de inventario, un costo y un registro contable. Si cada movimiento se captura por separado, aumentan las posibilidades de error.
Conectar los procesos puede reducir recapturas y facilitar las consultas, pero la tecnología no sustituye la supervisión del empresario ni el criterio profesional del contador. Su función es hacer que la información viaje entre las distintas áreas y pueda revisarse de manera consistente.
El orden debe establecerse antes de comprar tecnología
El 66% de las empresas planea adquirir nuevas herramientas digitales durante los próximos 12 meses, de acuerdo con otro de los resultados del estudio mencionado por Pérez Figueroa. Sin embargo, incorporar varios sistemas simultáneamente no garantiza una mejor administración.
Antes de contratar una plataforma, la empresa debe identificar dónde captura repetidamente la misma información, qué datos tarda más en obtener, de cuáles registros desconfía y qué proceso le está generando mayores costos.
Esta revisión permite establecer prioridades, una empresa puede comenzar por la cobranza, el inventario, la administración de proveedores o el cumplimiento fiscal, dependiendo de sus necesidades. La integración puede realizarse gradualmente y ampliarse conforme cambie la operación.
“La formalización no empieza con tecnología, empieza con orden. Lo que hacemos nosotros es integrar la administración, la contabilidad, la facturación y la nómina, para que la PyME cumpla con menos esfuerzo y que decida con mejor información”, enfatizó.
El objetivo no es digitalizar todos los procesos al mismo tiempo, sino construir registros confiables y conectados. Una administración ordenada permite responder con mayor agilidad ante una revisión, pero también proporciona información útil para anticipar problemas y tomar decisiones financieras.
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