Requisitos fiscales de las pólizas y reportes auxiliares

Estos documentos requieren de un mayor detalle, pero afortunadamente solo se presentan a requerimiento de la autoridad
Requisitos en comprobantes fiscales
 Requisitos en comprobantes fiscales  (Foto: Redacción)

Una póliza de contabilidad es el documento en el que se registran las operaciones desarrolladas por una empresa. El registro de cada operación debe cumplir ciertos requisitos, por ejemplo:

  • ser analítico y efectuarse a más tardar el último día natural del mes siguiente a la realización de la operación, acto o actividad (regla 2.8.1.17, fracción II de la RMISC 2015)
  • permitir la identificación de cada operación relacionándola con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas. Cuando no se logre identificar el folio fiscal dentro de las pólizas se podrá elaborar un reporte auxiliar en el cual se relacionen todos los folios fiscales, el RFC y el monto de cada comprobante que esté amparado a cada póliza (regla 2.8.1.4, fracción III y anexo 24, apartado E, de la RMISC 2015)
  • señalar la fecha de realización de la operación, su descripción, la cantidad o unidad de medida, la forma de pago especificando si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago. Registrar el monto del pago, precisando si se efectúa en efectivo, transferencia interbancaria de fondos, cheque nominativo para abono en cuenta, tarjeta de débito, crédito o de servicios, monedero electrónico o por cualquier otro medio. Cuando el pago se realice en especie o permuta, deberá indicarse el tipo de bien o servicio otorgado como contraprestación y su valor. Cuando no se cuente con la información que permita identificar el medio de pago, se podrá incorporar la expresión “NA”, y no será necesario especificar si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, ni el medio de pago o de extinción de dicha obligación (regla 2.8.1.17, fracción III de la RMISC 2015)
  • realizarse en idioma español y consignar los valores en moneda nacional. Si la documentación está en idioma distinto al español, o los valores se consignen en moneda extranjera, deberán acompañarse de la traducción correspondiente y señalar el tipo de cambio utilizado por cada operación
  • permitir la identificación de los depósitos y retiros en las cuentas bancarias

En ocasiones es necesario contar con información detalla de una cuenta en particular, lo cual se obtiene a través de los auxiliares de cuentas. Para efectos fiscales, se precisa que los auxiliares deben ser a nivel de cuenta de mayor o subcuenta de primer nivel y que  deberán permitir la identificación de las operaciones. Los requisitos para generar este archivo se contienen en el Anexo 24, apartado F, RMISC.

Las pólizas, los auxiliares de cuentas y los auxiliares de folios fiscales únicamente se envían a requerimiento de la autoridad, ya sea para que ésta verifique información contable o valide la procedencia de devoluciones y compensaciones.

Como lo marca el artículo Cuarto de la Séptima Modificación a la RMISC publicada en el DOF del 18 de diciembre de 2014, y a reserva de que dicho calendario se incorpore en la RMISC 2015, las autoridades podrán solicitar a los contribuyentes que envíen a través del buzón tributario las pólizas y auxiliares generados a partir de las fechas que se indican en la siguiente tabla:

A partir de Tipo de contribuyentes
Enero de 2015 Sistema financiero así como personas morales con ingresos acumulables en 2013 iguales o superiores a $4,000,000.00
Enero de 2016 Las demás personas morales, personas físicas, contribuyentes del sector primario que optaron por presentar su declaración semestralmente, personas morales con fines no lucrativos, así como personas morales y físicas inscritas en 2014 y 2015

Nota: Quienes se inscriban al RFC en 2016, a partir del primer día del mes siguiente a su alta 

Características del archivo de las pólizas

De conformidad con el Anexo 24, inciso D, de la RMISC, la estructura del archivo .XML se integra por dos grupos de atributos. En el primero se contemplan los datos generales y en el segundo se especifica el motivo por el cual se envían las pólizas, ya sea por una revisión de la autoridad o por un trámite de devolución o compensación.

Atributo Descripción Requerido Observaciones
Version Expresión de la versión del formato Valor prefijado “1.1”
RFC RFC del contribuyente que envía el catálogo Longitud mínima 12 y máxima 13 (según sea persona moral o física)
Mes Mes al que corresponda la póliza Valores permitidos del 01 hasta el 12
Anio Año al que corresponde la póliza Valor mínimo 2015 y máximo 2099
TipoSolicitud Tipo de solicitud de la póliza ( AF–Acto de Fiscalización; FC–Fiscalización Compulsa; DE–Devolución; CO–Compensación) Patrón AF|FC|DE|CO
NumOrden Expresar el número de orden asignado al acto de fiscalización al que hace referencia la solicitud de la póliza. Requerido para tipo de solicitud=AF y FC. Se convierte en requerido cuando se cuente con la información No Longitud 13
NumTramite Número de trámite asignado a la solicitud de devolución o compensación al que hace referencia la solicitud de la póliza. Requerido para tipo de solicitud=DE o CO. Se convierte en requerido cuando se cuente con la información No Longitud 10
Sello Sello digital del archivo de contabilidad electrónica. El sello deberá ser expresado cómo una cadena de texto en formato Base 64 No Tipo base xs:string
noCertificado Número de serie del certificado de sello digital que ampara el archivo de contabilidad electrónica, de acuerdo con el acuse correspondiente a 20 posiciones otorgado por el sistema del SAT No Longitud 20
Certificado Certificado de sello digital que ampara al archivo de contabilidad electrónica como texto, en formato base 64 No Tipo base xs:string

El nodo PLZ:Polizas, permite identificar a la póliza. Este nodo, al igual que sus tres atributos tiene carácter obligatorio.

Atributo Descripción Observaciones
NumUnIdenPol Número único de identificación de la póliza. El campo deberá contener la clave o nombre utilizado por el contribuyente para diferenciar, el tipo de póliza y el número correspondiente. En un mes ordinario no debe repetirse un mismo número de póliza con la clave o nombre asignado por el contribuyente Longitud mínima de uno y máxima de 50
Fecha Fecha de registro de la póliza Tipo Especial xs:date
Concepto Concepto de la operación Longitud mínima de uno y máxima de 300

El nodo PLZ:Transaccion, es el obligatorio para reflejar el monto de la operación que ampara la póliza. Igual que en el nodo anterior, es necesario incluir la información de todos sus atributos.

Atributo Descripción Observaciones
NumCta Clave con que se distingue la cuenta o subcuenta que se afecta por la transacción Longitud mínima de uno y máxima de 100
DesCta Nombre de la cuenta o subcuenta que se afecta por la transacción Longitud mínima de uno y máxima de 100
Concepto Concepto de la transacción Longitud mínima de uno y máxima de 200
Debe Monto del cargo a la cuenta o subcuenta por la transacción. En caso de no existir dato, colocar cero (0) Tipo Especial PLZ:t_Importe
Haber Monto del abono a la cuenta o subcuenta por la transacción. En caso de no existir dato, colocar cero (0) Tipo Especial PLZ:t_Importe

Además de los atributos requeridos, el nodo de transacción contiene los siguientes elementos hijo. Aun cuando todos ellos son opcionales, adquieren el carácter de requerido cuando se cuente con la información correspondiente a cada uno de ellos:

Objetivo Elemento Descripción Observaciones
Identificar los diversos tipos de comprobantes que pueden estar relacionados en cada póliza   CompNal Es un nodo opcional para relacionar el detalle de los comprobantes de origen nacional Se debe identificar, el soporte documental, tanto en la provisión, como en el pago y/o cobro de cada una de las cuentas y subcuentas que se vean afectadas
CompNalOtr Permite relacionar el detalle de los comprobantes de origen nacional relacionados con la transacción, diferente a CFDI, es decir, CFD y/o CBB
CompExt Con este nodo se relaciona el detalle de los comprobantes de origen extranjero
Identificar los diversos métodos de pago de las operaciones relacionadas en cada póliza   Cheque Aquí se relaciona el detalle de los cheques que integran la póliza Se convierte en requerido cuando exista una salida de recursos, que involucre este método de pago de la obligación contraída por parte del contribuyente que envía los datos
Transferencia Pueden detallarse las transferencias bancarias que integran la póliza   Se convierte en requerido cuando exista una salida de recursos que involucre este método de pago por parte del contribuyente que envía los datos. Además se convierte en requerido cuando se realicen transacciones, entre las cuentas propias del contribuyente
OtrMetodoPago Con este nodo pueden relacionarse otros métodos de pago de la transacción Se convierte en requerido cuando la transacción involucra un método de pago diverso a cheque y/o transferencia

Los atributos que conforman los elementos antes señalados son los siguientes:

Elementos relativos al tipo de comprobante

Atributo Descripción Tipo de comprobante relacionado con la póliza
CFDI (CompNal) CFD o Impreso con CBB (CompNalOtr) Factura del extranjero (CompExt)
UUID_CFDI Clave UUID del CFDI soporte de la operación Atributo requerido N/A N/A
CFD_CBB_Serie Serie del comprobante CFD_CBB que soporte la transacción N/A Atributo opcional N/A
CFD_CBB_NumFol Número de folio del comprobante CFD_CBB que soporte la transacción N/A Atributo requerido N/A
NumFactExt Clave numérica o alfanumérica del comprobante de origen extranjero que soporte la operación N/A N/A Atributo requerido
TaxID Identificador del contribuyente extranjero. Se convierte en requerido cuando se cuente con la información N/A N/A Atributo opcional
RFC RFC relacionado con el movimiento o transacción. El RFC al que se hace referencia, es el distinto del contribuyente que envía los datos, es decir, el RFC del tercero vinculado Atributo requerido Atributo requerido N/A
MontoTotal Monto total del comprobante que soporte la transacción. Incluye IVA en su caso Atributo requerido
Moneda Tipo de moneda utilizado en la transacción, de acuerdo con el catálogo publicado en la página de Internet del SAT. Este dato solo se utiliza en el caso de que el tipo de moneda, sea diferente a la moneda nacional (peso). Se convierte en requerido cuando se cuente con la información Atributo opcional  
TipCamb Tipo de cambio utilizado de acuerdo con la moneda. Este dato solo se utiliza en el caso de que la moneda, sea diferente a la moneda nacional (peso). Se convierte en requerido cuando se cuente con la información Atributo opcional  

Elementos relativos al medio de pago

Los archivos .XML de las pólizas se comprimirán en formato ZIP y se nombrarán bajo las siguientes características:

RFC del contribuyente 12 o 13 caracteres, ya sea persona moral o física
Ejercicio Cuatro caracteres que identifican el año al que corresponde la información
Periodo Dos caracteres que identifican el número de mes al que corresponde la información
Clave Caracteres “PL” que identifican el tipo de información que se envía
Extensión “.ZIP” que identifican un archivo comprimido

Un ejemplo del archivo de una póliza de la empresa “Poliductos, S.A.” para enero 2015, es: POL130402OE1201501PL.zip

Para el caso de personas físicas, retomando el supuesto del señor Gabriel Martínez Rosas quien presentará su archivo de póliza de marzo de 2015, nombrará su archivo: MARG800329ES3201503PL.zip

Reporte auxiliar de folios

Una de las principales preocupaciones de los contribuyentes consistía en poder incluir dentro de cada póliza el folio de los CFDI que soportan las operaciones que se estaban registrando.

Ante esta problemática, el SAT indicó que aquellos contribuyentes que no pudieran cumplir con dicho requisito, podrían elaborar un reporte auxiliar en el cual se relacionen todos los folios fiscales, el RFC y el monto de cada comprobante (regla 2.8.1.4, fracción III de la RMISC 2015).

Las características técnicas para generar el reporte auxiliar de folios se contiene en el Anexo 24, apartado E, RMISC.

Esta opción resulta de gran utilidad por ejemplo para la póliza del pago de salarios que conlleva relacionar todos los CFDI nómina emitidos por el empleador a sus trabajadores.

Se debe preparar un archivo por mes en el cual se desglosarán las pólizas de dicho periodo y posteriormente los comprobantes amparados por cada póliza, tal y como se ilustra enseguida:

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 -  (Foto: Redacción)

Para efectos técnicos, la estructura del reporte es la siguiente:

Elemento: RepAuxFol

La primera parte del reporte auxiliar de folios de los comprobantes fiscales se integra con los atributos de identificación del archivo, y con aquellos en los que se indica el tipo de acto de autoridad o trámite que motiva el envío de la póliza.

Atributo Descripción Requerido Observaciones
Version Versión del formato Valor Prefijado “1.1”
RFC RFC del contribuyente que envía los datos Longitud mínima 12 y máxima 13 (según sea persona moral o física)
Mes Mes en que inicia la vigencia del reporte auxiliar de los folios de los comprobantes fiscales de las pólizas Valores permitidos del 01 hasta el 12
Anio Año al que inicia la vigencia del reporte auxiliar de los folios de los comprobantes fiscales de las pólizas Valor mínimo 2015 y máximo 2099
TipoSolicitud Tipo de solicitud del reporte auxiliar de los folios de los comprobantes fiscales de las pólizas. (AF–Acto de Fiscalización; FC–Fiscalización Compulsa; DE–Devolución; CO–Compensación) Patrón AF|DE|CO|FC
NumOrden Número de orden asignado al acto de fiscalización al que hace referencia el reporte auxiliar de los folios de los comprobantes fiscales de las pólizas. Requerido para tipo de solicitud=AF y FC. Se convierte en requerido cuando se cuente con la información No Longitud de 13
NumTramite Número de trámite asignado a la solicitud de devolución o compensación al que hace referencia el reporte auxiliar de los folios de los comprobantes fiscales de las pólizas. Requerido para tipo de solicitud=DE o CO. Se convierte en requerido cuando se cuente con la información No Longitud de 10
Sello Sello digital del archivo de contabilidad electrónica. El sello deberá ser expresado cómo una cadena de texto en formato Base 64 No Tipo base xs:string
noCertificado Número de serie del certificado de sello digital que ampara el archivo de contabilidad electrónica, de acuerdo con el acuse correspondiente a 20 posiciones otorgado por el sistema del SAT No Longitud 20
Certificado Certificado de sello digital que ampara al archivo de contabilidad electrónica como texto, en formato base 64 No Tipo base xs:string

Adicionalmente, en este nodo se debe incluir el elemento en el que se identifique la póliza y el que permita describir su documentación soporte.

Elemento: DetAuxFol

Mediante los atributos que conforman este elemento, será posible identificar las pólizas generadas en el mes, razón por la cual los atributos tienen el carácter de requerido.

Atributo Descripción Observaciones
NumUnIdenPol Número único de identificación de la póliza. El campo deberá contener la clave o nombre utilizado por el contribuyente para diferenciar, el tipo de póliza y el número correspondiente. En un mes ordinario no debe repetirse un mismo número de póliza con la clave o nombre asignado por el contribuyente Longitud 3
Fecha Fecha de registro de la póliza Tipo Especial xs:date

Una vez identificada la póliza es necesario enlistar los tipos de comprobantes que dan soporte a la misma. Los datos de cada comprobante se ingresarán en el elemento que corresponda al documento que se hubiera emitido conforme a lo siguiente:

Elemento Descripción Observaciones
ComprNal En este puede relacionarse el detalle de los comprobantes de origen nacional que tienen que ver con la transacción Se considera que se debe identificar, el soporte documental, tanto en la provisión, como en el pago y/o cobro de cada una de las cuentas y subcuentas que se vean afectadas. Se convierte en requerido cuando se cuente con la información
ComprNalOtr Para identificar el detalle de los comprobantes de origen nacional de la transacción, diferente a CFDI, es decir, CFD y/o CBB
ComprExt Tratándose de comprobantes de origen extranjero relacionados con la transacción

En seguida se ilustra la estructura de estos elementos:

Atributo Descripción Tipo de comprobante relacionado con la póliza
CFDI (ComprNal) CFD o Impreso con CBB (ComprNalOtr) Factura del extranjero (ComprExt)
UUID_CFDI Clave UUID del CFDI soporte de la operación (folio de 36 caracteres del comprobante) Atributo requerido N/A N/A
CFD_CBB_Serie Serie del comprobante CFD_CBB que soporte la transacción N/A Atributo opcional N/A
CFD_CBB_NumFol Número de folio del comprobante CFD_CBB que soporte la transacción N/A Atributo requerido N/A
NumFactExt Clave numérico o alfanumérico del comprobante de origen extranjero que soporte la operación N/A N/A Atributo requerido
TaxID Identificador del contribuyente extranjero. Se convierte en requerido cuando se cuente con la información N/A N/A Atributo opcional
RFC RFC relacionado con el movimiento o transacción. El RFC al que se hace referencia, es distinto al del contribuyente que envía los datos, es decir, el RFC del tercero vinculado Atributo requerido Atributo requerido N/A
MontoTotal Monto total del comprobante que soporte la transacción. Incluye IVA en su caso Atributo requerido
MetPagoAux Método de pago de la operación, de acuerdo con el catálogo publicado en la página de Internet del SAT Atributos opcionales. Se convierten en requerido cuando se cuente con la información
Moneda Tipo de moneda utilizado en la transacción, de acuerdo con el catálogo publicado en la página de Internet del SAT. Este dato solo se utiliza en el caso de que el tipo de moneda, sea diferente a la moneda nacional (peso)
TipCamb Tipo de cambio utilizado de acuerdo con la moneda. Este dato solo se utiliza en el caso de que la moneda, sea diferente a la moneda nacional (peso)

Los archivos .XML con la información de folios fiscales asignados a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas se comprimirán en formato ZIP y se nombrarán bajo las siguientes características:

RFC del contribuyente 12 o 13 caracteres, ya sea persona moral o persona física
Ejercicio Cuatro caracteres que identifican el año al que corresponde la información
Periodo Dos caracteres que identifican el número de mes al que corresponde la información
Clave Caracteres “XF” que identifican el tipo de información que se envía
Extensión “.ZIP” que identifican un archivo comprimido

Para el caso de la empresa “Poliductos, S.A.” que genera el archivo correspondiente a enero 2015, se nombraría: POL130402OE1201501XF.zip

Tratándose de personas físicas, por ejemplo, el archivo del señor Gabriel Martínez Rosas para marzo de 2015, será: MARG800329ES3201503XF.zip

Formato reporte auxiliar de cuentas y/o subcuentas

A diferencia de la balanza de comprobación, en la cual se aprecia el saldo inicial de una cuenta, el importe total de los cargos y créditos realizados y el saldo final, el reporte auxiliar de cuentas y/o subcuentas permite conocer el detalle de todos los movimientos que se realizaron a una cuenta en un periodo determinado. Es decir, es posible consultar el número de la póliza, fecha y concepto que afectaron el saldo de cada cuenta de mayor o subcuenta de primer nivel.

Ahora bien, para generar el archivo .XML que debe enviarse al SAT, es necesario cumplir con los requisitos técnicos tal y como se establece en el Anexo 24, apartado F, de la RMISC. Los aspectos principales de cada elemento y atributo del reporte se describen enseguida:

Elemento: AuxiliarCtas

Estándar de auxiliar de la cuenta o subcuenta del periodo que se entrega como parte de la contabilidad electrónica. Contempla los datos generales así como el motivo que por el cual se envía.

Atributo Descripción Requerido Observaciones
Version Versión del formato Valor prefijado “1.1”
RFC RFC del contribuyente que envía los datos Longitud mínima 12 y máxima 13 (según sea persona moral o física)
Mes Mes en que inicia la vigencia del auxiliar de la cuenta o subcuenta Valores permitidos del 01 hasta el 12
Anio Año en que inicia la vigencia del auxiliar de la cuenta o subcuenta Valor mínimo 2015 y máximo 2099
TipoSolicitud Tipo de envío del auxiliar de la cuenta o subcuenta (AF–Acto de Fiscalización; FC–Fiscalización Compulsa; DE–Devolución; CO–Compensación) Patrón AF|FC|DE|CO  
NumOrden Número de orden asignado al acto de fiscalización al que hace referencia la solicitud del auxiliar de la cuenta o subcuenta. Requerido para tipo de solicitud=AF y FC. Se convierte en requerido cuando se cuente con la información No Longitud 13
NumTramite Número de trámite asignado a la solicitud de devolución o compensación al que hace referencia el auxiliar de la cuenta o subcuenta. Requerido para tipo de solicitud=DE o CO. Se convierte en requerido cuando se cuente con la información No Longitud 10
Sello Sello digital del archivo de contabilidad electrónica. El sello deberá ser expresado cómo una cadena de texto en formato Base 64 No Tipo base xs:string
noCertificado Número de serie del certificado de sello digital que ampara el archivo de contabilidad electrónica, de acuerdo con el acuse correspondiente a 20 posiciones otorgado por el sistema del SAT No Longitud 20
Certificado Certificado de sello digital que ampara al archivo de contabilidad electrónica como texto, en formato base 64 No Tipo base xs:string

Posteriormente se integra la información de cada cuenta y de las pólizas que modifican su saldo. Para estos efectos se crean los siguientes nodos:

Elemento: Cuenta

Nodo obligatorio para expresar los movimientos del periodo de cada uno de los auxiliares de la cuenta y/o subcuenta. Todos los atributos de este elemento tienen la naturaleza de requerido.

Atributo Descripción
NumCta Clave con que se distingue la cuenta o subcuenta que se afecta por la transacción que integra el auxiliar
DesCta Concepto de la cuenta o subcuenta que se afecta por la transacción que integra el auxiliar
SaldoIni Monto del saldo inicial de la cuenta o subcuenta del periodo del auxiliar. En caso de no existir dato, colocar cero (0)
SaldoFin Monto del saldo final de la cuenta o subcuenta del periodo del auxiliar. En caso de no existir dato, colocar cero (0)

Elemento: DetalleAux

Es obligatorio, con este se muestra el detalle de los movimientos del periodo de cada uno de los auxiliares. Todos los atributos de este elemento tienen la naturaleza de requerido.

Atributo Descripción
Fecha Fecha de registro de la transacción que afecta la cuenta o subcuenta que integra el auxiliar
NumUnIdenPol Número único de identificación de la póliza. El campo deberá contener la clave o nombre utilizado por el contribuyente para diferenciar, el tipo de póliza y el número correspondiente. En un mes ordinario no debe repetirse un mismo número de póliza con la clave o nombre asignado por el contribuyente
Concepto Concepto de la transacción que integra el auxiliar
Debe Monto del cargo de la cuenta o subcuenta de la transacción que integra el auxiliar. En caso de no existir dato, colocar cero (0)
Haber Monto del abono de la cuenta o subcuenta de la transacción que integra el auxiliar. En caso de no existir dato, colocar cero (0)

Los archivos .XML de los auxiliares de cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel, se comprimirán en formato ZIP y se nombrarán bajo las siguientes características:

RFC del contribuyente 12 o 13 caracteres, ya sea persona moral o física
Ejercicio Cuatro caracteres que identifican el año al que corresponde la información
Periodo Dos caracteres que identifican el número de mes al que corresponde la información
Clave Caracteres “XC” que identifican el tipo de información que se envía
Extensión “.ZIP” que identifican un archivo comprimido

Retomando los ejemplos anteriores de la empresa “Poliductos, S.A.” de enero 2015 y del señor Gabriel Martínez Rosas para marzo de 2015, los archivos se nombrarían de la forma que se indica enseguida:

POL130402OE1201501XC.zip

MARG800329ES3201503XC.zip