Requisitos fiscales de las pólizas y reportes auxiliares

Una póliza de contabilidad es el documento en el que se registran las operaciones desarrolladas por una empresa. El registro de cada operación debe cumplir ciertos requisitos, por ejemplo:

• ser analítico y efectuarse a más tardar el último día natural del mes siguiente a la realización de la operación, acto o actividad (regla 2.8.1.17, fracción II de la RMISC 2015)

• permitir la identificación de cada operación relacionándola con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas. Cuando no se logre identificar el folio fiscal dentro de las pólizas se podrá elaborar un reporte auxiliar en el cual se relacionen todos los folios fiscales, el RFC y el monto de cada comprobante que esté amparado a cada póliza (regla 2.8.1.4, fracción III y anexo 24, apartado E, de la RMISC 2015)

• señalar la fecha de realización de la operación, su descripción, la cantidad o unidad de medida, la forma de pago especificando si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago. Registrar el monto del pago, precisando si se efectúa en efectivo, transferencia interbancaria de fondos, cheque nominativo para abono en cuenta, tarjeta de débito, crédito o de servicios, monedero electrónico o por cualquier otro medio. Cuando el pago se realice en especie o permuta, deberá indicarse el tipo de bien o servicio otorgado como contraprestación y su valor. Cuando no se cuente con la información que permita identificar el medio de pago, se podrá incorporar la expresión “NA”, y no será necesario especificar si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, ni el medio de pago o de extinción de dicha obligación (regla 2.8.1.17, fracción III de la RMISC 2015)

• realizarse en idioma español y consignar los valores en moneda nacional. Si la documentación está en idioma distinto al español, o los valores se consignen en moneda extranjera, deberán acompañarse de la traducción correspondiente y señalar el tipo de cambio utilizado por cada operación

• permitir la identificación de los depósitos y retiros en las cuentas bancarias

En ocasiones es necesario contar con información detalla de una cuenta en particular, lo cual se obtiene a través de los auxiliares de cuentas. Para efectos fiscales, se precisa que los auxiliares deben ser a nivel de cuenta de mayor o subcuenta de primer nivel y que  deberán permitir la identificación de las operaciones. Los requisitos para generar este archivo se contienen en el Anexo 24, apartado F, RMISC.

Las pólizas, los auxiliares de cuentas y los auxiliares de folios fiscales únicamente se envían a requerimiento de la autoridad, ya sea para que ésta verifique información contable o valide la procedencia de devoluciones y compensaciones.

Como lo marca el artículo Cuarto de la Séptima Modificación a la RMISC publicada en el DOF del 18 de diciembre de 2014, y a reserva de que dicho calendario se incorpore en la RMISC 2015, las autoridades podrán solicitar a los contribuyentes que envíen a través del buzón tributario las pólizas y auxiliares generados a partir de las fechas que se indican en la siguiente tabla:

Nota: Quienes se inscriban al RFC en 2016, a partir del primer día del mes siguiente a su alta 

Características del archivo de las pólizas

De conformidad con el Anexo 24, inciso D, de la RMISC, la estructura del archivo .XML se integra por dos grupos de atributos. En el primero se contemplan los datos generales y en el segundo se especifica el motivo por el cual se envían las pólizas, ya sea por una revisión de la autoridad o por un trámite de devolución o compensación.

El nodo PLZ:Polizas, permite identificar a la póliza. Este nodo, al igual que sus tres atributos tiene carácter obligatorio.

El nodo PLZ:Transaccion, es el obligatorio para reflejar el monto de la operación que ampara la póliza. Igual que en el nodo anterior, es necesario incluir la información de todos sus atributos.

Además de los atributos requeridos, el nodo de transacción contiene los siguientes elementos hijo. Aun cuando todos ellos son opcionales, adquieren el carácter de requerido cuando se cuente con la información correspondiente a cada uno de ellos:

Los atributos que conforman los elementos antes señalados son los siguientes:

Elementos relativos al tipo de comprobante

Elementos relativos al medio de pago

Los archivos .XML de las pólizas se comprimirán en formato ZIP y se nombrarán bajo las siguientes características:

Un ejemplo del archivo de una póliza de la empresa “Poliductos, S.A.” para enero 2015, es: POL130402OE1201501PL.zip

Para el caso de personas físicas, retomando el supuesto del señor Gabriel Martínez Rosas quien presentará su archivo de póliza de marzo de 2015, nombrará su archivo: MARG800329ES3201503PL.zip

Reporte auxiliar de folios

Una de las principales preocupaciones de los contribuyentes consistía en poder incluir dentro de cada póliza el folio de los CFDI que soportan las operaciones que se estaban registrando.

Ante esta problemática, el SAT indicó que aquellos contribuyentes que no pudieran cumplir con dicho requisito, podrían elaborar un reporte auxiliar en el cual se relacionen todos los folios fiscales, el RFC y el monto de cada comprobante (regla 2.8.1.4, fracción III de la RMISC 2015).

Las características técnicas para generar el reporte auxiliar de folios se contiene en el Anexo 24, apartado E, RMISC.

Esta opción resulta de gran utilidad por ejemplo para la póliza del pago de salarios que conlleva relacionar todos los CFDI nómina emitidos por el empleador a sus trabajadores.

Se debe preparar un archivo por mes en el cual se desglosarán las pólizas de dicho periodo y posteriormente los comprobantes amparados por cada póliza, tal y como se ilustra enseguida:

Para efectos técnicos, la estructura del reporte es la siguiente:

Elemento: RepAuxFol

La primera parte del reporte auxiliar de folios de los comprobantes fiscales se integra con los atributos de identificación del archivo, y con aquellos en los que se indica el tipo de acto de autoridad o trámite que motiva el envío de la póliza.

Adicionalmente, en este nodo se debe incluir el elemento en el que se identifique la póliza y el que permita describir su documentación soporte.

Elemento: DetAuxFol

Mediante los atributos que conforman este elemento, será posible identificar las pólizas generadas en el mes, razón por la cual los atributos tienen el carácter de requerido.

Una vez identificada la póliza es necesario enlistar los tipos de comprobantes que dan soporte a la misma. Los datos de cada comprobante se ingresarán en el elemento que corresponda al documento que se hubiera emitido conforme a lo siguiente:

En seguida se ilustra la estructura de estos elementos:

Los archivos .XML con la información de folios fiscales asignados a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas se comprimirán en formato ZIP y se nombrarán bajo las siguientes características:

Para el caso de la empresa “Poliductos, S.A.” que genera el archivo correspondiente a enero 2015, se nombraría: POL130402OE1201501XF.zip

Tratándose de personas físicas, por ejemplo, el archivo del señor Gabriel Martínez Rosas para marzo de 2015, será: MARG800329ES3201503XF.zip

Formato reporte auxiliar de cuentas y/o subcuentas

A diferencia de la balanza de comprobación, en la cual se aprecia el saldo inicial de una cuenta, el importe total de los cargos y créditos realizados y el saldo final, el reporte auxiliar de cuentas y/o subcuentas permite conocer el detalle de todos los movimientos que se realizaron a una cuenta en un periodo determinado. Es decir, es posible consultar el número de la póliza, fecha y concepto que afectaron el saldo de cada cuenta de mayor o subcuenta de primer nivel.

Ahora bien, para generar el archivo .XML que debe enviarse al SAT, es necesario cumplir con los requisitos técnicos tal y como se establece en el Anexo 24, apartado F, de la RMISC. Los aspectos principales de cada elemento y atributo del reporte se describen enseguida:

Elemento: AuxiliarCtas

Estándar de auxiliar de la cuenta o subcuenta del periodo que se entrega como parte de la contabilidad electrónica. Contempla los datos generales así como el motivo que por el cual se envía.

Posteriormente se integra la información de cada cuenta y de las pólizas que modifican su saldo. Para estos efectos se crean los siguientes nodos:

Elemento: Cuenta

Nodo obligatorio para expresar los movimientos del periodo de cada uno de los auxiliares de la cuenta y/o subcuenta. Todos los atributos de este elemento tienen la naturaleza de requerido.

Elemento: DetalleAux

Es obligatorio, con este se muestra el detalle de los movimientos del periodo de cada uno de los auxiliares. Todos los atributos de este elemento tienen la naturaleza de requerido.

Los archivos .XML de los auxiliares de cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel, se comprimirán en formato ZIP y se nombrarán bajo las siguientes características:

Retomando los ejemplos anteriores de la empresa “Poliductos, S.A.” de enero 2015 y del señor Gabriel Martínez Rosas para marzo de 2015, los archivos se nombrarían de la forma que se indica enseguida:

POL130402OE1201501XC.zip

MARG800329ES3201503XC.zip