El 34 % de los colaboradores no sabe cómo se implementarán los nuevos controles de jornada en sus centros de trabajo, de acuerdo con datos recabados por Buk y compartidos en entrevista para IDC.
La incertidumbre no se limita a si los trabajadores deberán registrar su asistencia, sino que incluye, qué momentos se contabilizarán, cómo se controlarán los periodos de comida y de qué manera se identificarán las horas extraordinarias.
Ante los ajustes en materia de jornada laboral, las empresas también necesitan evaluar si sus controles actuales permiten distinguir entre horarios fijos, flexibles y rotativos, así como administrar al personal presencial, remoto, híbrido o de campo.
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Control de asistencia debe adaptarse a la operación
Fernanda Ambriz, Customer Onboarding Executive en Buk, señaló que uno de los errores al implementar tecnología es aplicar el mismo modelo a todas las empresas o áreas de una organización.
Antes de adquirir o configurar un sistema, el patrón necesita identificar cómo registra actualmente la entrada y salida de sus trabajadores, cuántas horas laboran, qué modalidades utiliza y cómo reporta vacaciones, permisos, faltas e incapacidades.
“Si bien la ley es una, su aplicación en la operación es muy diversa. Lo que importa es que no exista un exceso de jornada o que, si existe, se registre como tiempo extra”, explicó Ambriz.
El registro puede realizarse mediante una computadora, una aplicación móvil o un reloj checador instalado en el centro laboral. La alternativa dependerá de las actividades desempeñadas por cada grupo de trabajadores.
En el caso del personal de campo, las empresas pueden utilizar geocercas para delimitar las ubicaciones desde las cuales se permite registrar la asistencia. En el trabajo desde casa, de acuerdo con Ambriz, los empleadores suelen concentrarse en el cumplimiento de la jornada y los resultados, más que en conocer la ubicación exacta del colaborador.
La implementación de estas herramientas requiere informar a los trabajadores qué datos se recopilarán, cómo deberán realizar sus registros y qué procedimiento podrán seguir para solicitar una corrección.
Asistencia y nómina deben compartir información
Otro aspecto que deben revisar las empresas es la conexión entre el control de asistencia y la nómina. Cuando las incidencias se administran mediante archivos, mensajes y sistemas separados, aumenta el riesgo de omitir información o asignarla a la persona equivocada.
Por ello, el uso de plataformas permitir que faltas, retardos, permisos y horas extra se transfieran automáticamente al proceso de nómina. No obstante, determinadas incidencias, como las incapacidades, requieren una revisión documental antes de reflejarse en el cálculo.
La autogestión también permite que el trabajador solicite vacaciones o permisos desde la aplicación, mientras el responsable correspondiente conserva el registro de la petición y su autorización.
“Definitivamente debe tener conexión con nómina. Así se pueden eliminar errores comunes de los procesos manuales, como subirle un permiso a Juanito cuando era de Pedro o registrar una falta que el supervisor mandó por WhatsApp”, detalló.
La empresa debe definir quién podrá consultar, aprobar o modificar las incidencias, así como los controles aplicables antes del cierre de cada periodo de pago.
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Reportes servirían como evidencia ante inspecciones
Ambriz indicó que almacenar las entradas y salidas no será suficiente si el sistema no puede organizar la información y generar documentos consultables.
Por ello, el empleador debe comprobar si su herramienta permite emitir reportes por trabajador, ubicación, día, mes o periodo determinado. Estos documentos pueden utilizarse para revisiones internas y para atender solicitudes de información de la autoridad laboral.
“No basta con tener el horario y los marcajes; la autoridad finalmente va a pedir un entregable. Es importante contar con reportes por ubicación, mes o día, tanto para validación como ante una inspección”, indicó.
Los registros también deberán corresponder con la operación real. Un horario estándar podría resultar insuficiente para empresas con jornadas flexibles, descansos variables o turnos rotativos.
Además de implementar tecnología, el patrón tendrá que establecer reglas internas, capacitar a quienes administrarán el sistema y comunicar a los trabajadores cómo se contabilizará su jornada.
