Entre las cargas que siempre están presentes entre los empresarios, son el envío del aviso y la presentación del dictamen ante el Seguro Social, cuando tuvieron un promedio anual de 300 o más trabajadores durante el ejercicio fiscal inmediato anterior, en este caso 2021.
El dictamen es por excelencia una forma de fiscalización indirecta del IMSS, porque un contador público autorizado (CPA) da su opinión sobre el cumplimiento de las obligaciones de los patrones ante aquel, además de que se caracteriza por brindar a los empleadores la oportunidad de corregir las deficiencias respectivas.
Esta figura toma mayor relevancia, gracias a la reforma en materia de subcontratación, vigente desde el 24 de abril de 2021, ya que como las compañías absorbieron a los trabajadores que tenían en las insourcing o prestadoras de servicios de personal, incrementaron su plantilla, y con ello llegaron en la mayoría de los casos al umbral de los 300 colaboradores promedio en el año pasado, y por ende, deben dictaminarse.
El IMSS consciente de esa situación, está enviando cartas invitación a las empresas —principalmente a aquellos que llevaron a cabo una sustitución patronal derivada de la reforma en materia de subcontratación laboral—, exhortándolos a dictaminarse, inclusive que lo hagan voluntariamente.
Con ello, esta entidad pública pretende cerciorarse de que las sustituciones patronales efectuadas del 25 de abril al 1o. de septiembre de 2021, hubiesen sido correctas en cuanto a la cotización en el Seguro de Riesgos de Trabajo, la integración del salario base de cotización (SBC) y el aseguramiento de los subordinados.
Inclusive el organismo realizó modificaciones y adiciones al Sistema de Dictamen Electrónico del IMSS (SIDEIMSS) para alinear la presentación de la información del dictamen con la reforma de subcontratación, y aplican para este ejercicio.
De ahí que a continuación, se dé a conocer quiénes están constreñidos a dictaminarse, cómo calcular el promedio de los subordinados, cuándo y cómo se envía el aviso respectivo, qué acciones está implementando el IMSS por la reforma en materia de subcontratación laboral respecto al dictamen y el alcance de dichas operaciones.
Empresas obligadas a dictaminarse
Aquellas que cuenten con un promedio anual de 300 o más asegurados en el ejercicio fiscal inmediato anterior, deben dictaminar sus cargas ante el Seguro Social por CPA (arts. 16, LSS y 152, Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización —RACERF—).
Esa cuantía resulta de sumar el número de los subordinados que en cada mes de 2021 prestaron sus servicios a las compañías (considerando todos los registros patronales); y el resultado se divide entre 12 (art. 152, RACERF).
Para una mayor comprensión, enseguida se muestra el procedimiento aplicable, con datos de la empresa Multiservicios Valdez SA de CV:
| Fórmula1 |
Sustitución |
|
| Enero |
202 |
|
| Más: |
Febrero |
202 |
| Más: |
Marzo |
202 |
| Más: |
Abril |
202 |
| Más: |
Mayo |
2472 |
| Más: |
Junio |
247 |
| Más: |
Julio |
247 |
| Más: |
Agosto |
287 |
| Más: |
Septiembre |
287 |
| Más: |
Octubre |
325 |
| Más: |
Noviembre |
335 |
| Más: |
Diciembre |
387 |
| Igual: |
Subtotal |
3,170 |
| Entre: |
Meses del año |
12 |
| Igual: |
Promedio de trabajadores en 2021 |
264.173 y 4 |
Notas:
1. Número de colaboradores por mes en el 2021
2. Derivado de la reforma en materia de subcontratación, el 1o. de mayo se llevó a cabo una sustitución patronal y se recibieron 40 empleados
3. Debido a que no rebasa los 300 trabajadores promedios, la empresa no está obligada a dictaminarse
4. Pueden existir variaciones por cuestiones de redondeo
Es menester señalar, que en ciertas ocasiones, algunas subdelegaciones del IMSS equivocadamente toman como base los afiliados de un año anterior al ejercicio objeto de dictamen; en este caso 2020, e imponen a los patrones una sanción pecuniaria por la omisión de la presentación del dictamen; acto que puede impugnarse vía un recurso de inconformidad ante el Consejo Consultivo Delegacional correspondiente al domicilio de su registro patronal, o un juicio contencioso administrativo (de nulidad) ante el TFJFA, por la vía sumaria, ya que el monto del crédito fiscal (multa de $1,924.40 a $33,667.00), no excede de 15 veces la UMA vigente elevada al año —$526,804.50— (arts. 294; 295; 304-A, fracc. XX; 304-B, fracc. IV, LSS; 6o., Reglamento del Recurso de Inconformidad; y 58-2, fracc. I y último párrafo, Ley Federal del Procedimiento Contencioso Administrativo).
Dictamen voluntario
Según el precepto 16, segundo párrafo de la LSS, quienes no reúnan el promedio de trabajadores señalado, pueden dictaminarse, observando el procedimiento previsto por el RACERF.
Asimismo, aquellos con una orden de visita domiciliaria notificada, pero no iniciada la revisión documental, a juicio del Instituto, se les puede autorizar dictaminarse por los últimos tres ejercicios (art. 159, segundo párrafo, RACERF).
Aviso de dictamen
Los empleadores deben presentar al Instituto, el aviso para dictaminarse dentro de los cuatro meses siguientes a la terminación del ejercicio fiscal inmediato anterior; es decir, quienes tengan la carga u opten voluntariamente por ello, deben exhibir tal aviso a más tardar el 2 de mayo de 2022, a través del SIDEIMSS; en caso contrario, no podrán enviar su dictamen y serán susceptibles a la imposición de una multa (arts. 3o., último párrafo; 156, RACERF y regla tercera, anexo único del acuerdo ACDO.SA2.HCT.280617/149.P.DIR).
Es necesario considerar que las compañías con dos o más registros patronales, solo presentan un aviso, el cual comprenderá todos sus registros (art. 156, segundo párrafo, RACERF).
Para gestionar este trámite, el CPA debe atender el siguiente proceso:
1. Ingresar a SIDEIMSS (https://www.imss.gob.mx/sideimss/bienvenida), localizar el rubro Trámites, dar clic en Dictamen Electrónico, elegir el apartado Aviso de dictamen y pulsar el rubro Datos del patrón a dictaminar
2. Capturar el RFC del empleador y oprimir el botón Buscar, automáticamente el sistema mostrará el nombre, denominación o razón social del sujeto obligado. Anotar el promedio de subordinados; número de registros patronales a dictaminar; correo electrónico del patrón con confirmación.
Asimismo, indicar si el empleador se dedica a la industria de la construcción o si tuvo un registro de obra en ese ejercicio; y oprimir en Guardar
3. Seleccionar la pestaña Registros patronales y adjuntar al sistema un único archivo en formato .TXT (con la totalidad de los registros patronales vigentes en el ejercicio a dictaminar). Para ello, el CPA tendrá que descargar previamente la Plantilla información Patronal (Excel), disponible en http://www.imss.gob.mx/sideimss/herramientas
4. El sistema validará el archivo, verificará la estructura del registro patronal y que el valor capturado en el campo Número de registros patronales de la sección de Aviso de dictamen, coincida con la información contenida en el documento “cargado”.
El sistema clasificará al patrón con los siguientes estatus:
- correcto, si los registros patronales cumplen con las validaciones y se localizan en la base de datos del Instituto
- incorrecto, si los registros patronales cumplen con las validaciones, pero no son localizados en la base de datos del Seguro Social, y
- sin formato, si los registros patronales no cumplen con las validaciones de formato
5. Previo a la firma del aviso de dictamen, el CPA puede verificar los datos eligiendo la opción Vista Previa Aviso. De ser correcta la información puede signar con su e.firma
6. El aplicativo emitirá el acuse correspondiente de la firma del aviso de dictamen y lo envía a las direcciones de correo electrónico que el CPA tenga vigentes en el SIDEIMSS. Además, manda el documento al empresario o su representante legal para su rúbrica y en su caso, presentación ante el IMSS
Para llevar a cabo la presentación del aviso de dictamen anticipadamente elaborado, firmado y enviado por el CPA, el empresario o su apoderado legal, debe:
1. Ingresar al SIDEIMSS y seleccionar Trámites, pulsar Dictamen electrónico y elegir la opción Presentación del aviso y dictamen
2. Escoger del listado que muestra el sistema, el Aviso de dictamen a presentar, del cual puede tener una visualizar previamente para su revisión.
De advertir inconsistencias en la información del CPA, puede rechazar el aviso seleccionando la opción Rechazar, que se muestra en pantalla
3. Una vez que la información capturada por el CPA relativa a los datos de la empresa, así como los registros patronales a dictaminar sean correctos, el empleador o representante legal deberán avalarlo con su e.firma
Aceptación y rechazo
Se entenderá por aceptado el aviso y podrá emitirse el dictamen, si en un plazo de 15 días, hábiles contado a partir del siguiente a la fecha de su presentación, no recae notificación del Instituto al respecto (art. 157, último párrafo, RACERF).
Es menester considerar que en términos del precepto 158 del RACERF, el aviso de dictamen no surte efectos cuando:
- se presente extemporáneamente (en este caso, posterior al 2 de mayo de 2022) o en un formato distinto al autorizado por el IMSS (por ejemplo, que se exhiba presencialmente)
- no esté firmado por el empleador o su apoderado legal o por el CPA
- el registro del dictaminador esté suspendido o cancelado
- previo a la presentación del aviso, el Instituto se encuentre desarrollando una visita domiciliaria al empleador a dictaminar, o
- exista impedimento del CPA que suscriba el dictamen
Dictamen
El CPA debe revisar toda la información inherente a las relaciones laborales, que generan las cargas en materia de seguridad social. Asimismo, tiene que analizar los papeles de respaldo de dichas cargas.
Entre la documentación y datos más relevantes a verificar, se cuentan los siguientes:
- clasificación de la empresa para efectos de la determinación y pago de la prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo (SRT)
- contratos colectivos e individuales de trabajo, así como los expedientes de los subordinados
- controles internos y registros contables, sobre el número de los días laborados, los salarios y las prestaciones percibidas por los empleados
- envío de los avisos afiliatorios de reingresos, movimientos salariales y bajas presentados en el portal IMSS Desde su Empresa (IDSE)
- determinación del salario base de cotización (SBC) en términos del artículo 27 de la LSS
- retención y entero de las cuotas obrero-patronales; así como la conciliación del total de las remuneraciones brindadas a los trabajadores (integrantes y no integrantes a la base salarial) para advertir que los registros contables sean correctos y en su caso, determinar la existencia de diferencias, e
- información registrada en la balanza de comprobación
Debido a que el IMSS modificó algunos atestiguamientos en el SIDEIMSS y creó uno nuevo, es necesario considerar lo siguiente:
| Supuesto |
Definición |
Documentación e información a analizar |
| Régimen de subcontratación (Art. 15-A, tercer párrafo, LSS, reformado el 23 de abril de 2021) |
Aquel por medio del cual un patrón, mediante un contrato, se compromete a poner a disposición su personal para llevar a cabo los quehaceres acordados bajo la dirección del beneficiario de estos, en las instalaciones que determine |
Datos entre el 1o. de enero al 23 de abril de 2022 sobre los informes trimestrales (de enero y abril) al IMSS, sobre sus datos de identificación y de los contratos celebrados o modificados |
| Prestación o subcontratación de servicios especializados (Art. 15-A, LSS) |
Persona física o moral que brinda servicios especializados que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante del cliente, y que esté registrado ante la STPS |
A partir del 25 de abril al 31 de diciembre de 2021, ubicar en el:
|
| Obras de construcción Art. 15-A, LSS) |
Empleador que de manera permanente o esporádica ejecutó obras de construcción en el ejercicio dictaminado. Aplica también para los ejecutores de obras especializadas3 |
Es preciso observar los movimientos afiliatorios realizados en el IDSE, así como los datos proporcionados a través del Servicio Integral de Registro de Obras de Construcción (SIROC): la fecha de inicio de las labores, el tipo de obra, su ubicación, las edificaciones a gestionar, los datos de los asegurados que participan en la obra y todo lo referente a la construcción. Además, tratándose de ejecutores de obras especializadas, también tendrán que advertir:
|
Notas:
1. Padrón de la STPS: Registro de Prestadoras de Servicios Especializados y Obras Especializadas
2. Herramienta electrónica denominada “Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializados”
3. Nuevo atestiguamiento “prestador de ejecución de obras especializadas”
Ventajas de dictaminarse
De conformidad con el precepto 173 del RACERF, los patrones dictaminados tienen las siguientes gracias:
- no serán sujetos de visitas domiciliarias por el o los ejercicios dictaminados, excepto si al revisar el dictamen se encuentran irregularidades de tal naturaleza que obliguen al Instituto a ejercer sus facultades de comprobación, y
- no se le emitirán a su cargo cédulas de liquidación por diferencias derivadas del procedimiento de verificación de pagos, referidas al ejercicio dictaminado
Cartas invitación
Con la entrada en vigor del Decreto de reforma a diversos ordenamientos, entre ellos, la LFT y LSS —Decreto— publicado en el DOF el 23 de abril de 2021 y su modificatorio del 31 de julio de 2021, se prohibió la subcontratación de personal, entendiéndose esta cuando una persona física o moral proporciona o pone a disposición trabajadores propios en beneficio de otra, y por otra parte, se permitió la subcontratación de servicios especializados o de ejecución de obras especializadas que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la beneficiaria de estos, y que el contratista esté registrado ante la STPS (arts. 12, primer párrafo y 13, primer párrafo, LFT).
Como un efecto de lo anterior, el artículo séptimo transitorio del Decreto y su modificatorio, se le dio un periodo de gracia a los empresarios para que del 25 de abril al 1o. de septiembre de 2021, se considerará como sustitución patronal —denominada “especial” debido a que no fue necesario transferir los bienes de la empresa—, la migración de colaboradores de las compañías que operaban bajo el régimen de subcontratación laboral referido en el artículo 15-A de la LFT derogado por la reforma del 24 de abril de 2021.
Es decir, los patrones trasladaron a sus filas, trabajadores de otros empleadores, por lo que aumentaron el número de asegurados promedio durante el 2021.
En relación con eso, el Seguro Social está girando masivamente cartas invitación a las compañías (en especial a los que comunicaron una sustitución patronal derivado de la reforma aludida) para dictaminar sus obligaciones en seguridad social. A continuación, se reproducen los oficios en comento para conocer qué es lo que está enviando el Instituto y se precisa qué hacer sobre el particular.
En el primer documento, el Instituto señala a los empresarios que los identificó dentro del supuesto de contar con un promedio de 300 o más subordinados, respecto al ejercicio fiscal 2021, por lo que los exhorta a que presenten el aviso y el dictamen a través del SIDEIMSS, considerando la totalidad de los registros patronales que se encontraban vigentes en el ejercicio a dictaminar, aun cuando en alguno de ellos no haya contado con trabajadores inscritos en dicho ejercicio.
En el segundo oficio, simplemente los invita a apegarse a los beneficios del dictamen, previstos en el numeral 173 del RACERF.
Acatamiento de la carta invitación
Constitucionalmente nadie puede ser molestado en su persona, familia, domicilio, papeles o posesiones, sino en virtud de un mandamiento escrito de la autoridad competente, que funde y motive la causa legal del procedimiento (art. 16, Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos —CPEUM—).
Esto implica que los empleadores están constreñidos a acatar lo ordenado por el Seguro Social, siempre y cuando sea emitido por el titular de la unidad administrativa facultada para ello, en el que exprese los preceptos legales aplicables al caso concreto y las razones del porqué de su proceder, ello con el fin de brindar certeza jurídica al afectado sobre las consecuencias y así pueda defenderse.
En ese orden de ideas, el dispositivo 38 del CFF determina que los actos de la autoridad fiscal —conocidos como jurídicos, por ser una manifestación unilateral de la autoridad que producen consecuencias legales: derechos y obligaciones— deben cubrir los requisitos mencionados a continuación:
- constar por escrito en documento impreso
- mencionar la autoridad emisora, el lugar y la fecha de expedición
- estar fundada y motivada; es decir, el Instituto debe indicar con precisión el precepto legal aplicable al caso en concreto, así como las razones o circunstancias de modo, tipo y lugar que consideró para la imposición de la sanción, y
- tener la firma del funcionario competente y el nombre o nombres de las personas a quienes va dirigido
Por otra parte, ni la LSS ni sus reglamentos, señalan qué debe entenderse por carta invitación.
No obstante, este documento se conceptualiza como un mecanismo informal del organismo, el cual no afecta al esfera de los empresarios, ya que no se genera un vínculo jurídico al notificársele.
Además, sirve para exhortar a las compañías a regularizar su situación fiscal, con el objeto de evitar requerimientos y multas innecesarios. Esto se corrobora con los criterios de rubro:
- “CARTA INVITACIÓN”. LA RESPUESTA A SU SOLICITUD DE ACLARACIÓN CONSTITUYE UNA RESOLUCIÓN DEFINITIVA IMPUGNABLE VÍA JUICIO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO FEDERAL, CUANDO DEFINE LA OBLIGACIÓN DEL CONTRIBUYENTE RESPECTO DEL PAGO DE UN TRIBUTO, Registro digital 2009028, y
- CARTA INVITACIÓN. NO CONSTITUYE UNA RESOLUCIÓN DEFINITIVA IMPUGNABLE MEDIANTE EL JUICIO DE NULIDAD ANTE EL TRIBUNAL FEDERAL DE JUSTICIA FISCAL Y ADMINISTRATIVA, Registro digital 2002466
También dichos criterios, aclaran que las cartas invitación no constituyen una instancia ni un acto susceptible de impugnación, lo cual se sustenta con lo dispuesto en el precepto 3o., fracción II de la Ley Orgánica del TFJA, el cual señala que se ventilan ante el Tribunal los juicios promovidos en contra de los actos administrativos dictados por autoridades fiscales federales y organismos fiscales autónomos, en que se determine la existencia de una obligación fiscal, se fije en cantidad líquida o se den las bases para su liquidación.
Aunque el Seguro Social puede determinar la existencia, contenido y alcance de las obligaciones, aplicando en su caso, los datos con los que cuente o bien, a través de los expedientes o documentos proporcionados por otras autoridades fiscales, lo cierto es que la carta invitación es un documento que no está previsto en el marco legal del Instituto, por lo que se considera extrajudicial y no existe la obligación de desahogarla.
Esto es así, debido a que carece de las exigencias de fundamentación y motivación y no contiene un apercibimiento legal por no atenderla.
No obstante, se recomienda verificar el contenido del oficio, y llevar a cabo el cálculo de empleados promedio referido en el apartado “Empresas obligadas” del presente trabajo y atender lo siguiente:
| Supuesto |
Obligatorio dictaminarse |
Observaciones |
| Patrón con un promedio de 300 o más asegurados a su servicio en el ejercicio 20211 |
Sí |
El empresario deberá dictaminarse, en consecuencia tendrá que:
|
| Compañía con un promedio menor de 300 colaboradores a su servicio en el periodo del 20211 |
No |
Al no contar con el promedio previsto en los numerales 16 de la LSS y 152 del RACERF, el empleador no está constreñido a dictaminarse; no obstante, si desea puede hacerlo voluntariamente |
Nota:
1. Las empresas que llevaron a cabo una sustitución patronal, deben considerar a los trabajadores que recibió, a partir del día que efectivamente comenzaron a brindar el servicio
Con independencia de que los patrones estén o no obligados a dictaminarse, deben observar que al entrar en vigor la reforma de subcontratación, se fueron presentando ciertas circunstancias (falta de información, de comunicación entre el IMSS y el empleador, entre otros) que impidieron que observaran cabalmente el artículo séptimo transitorio del Decreto de subcontratación, por lo que de estar en esa situación, es recomendable que se dictaminen para corregir sus errores.
Lo anterior, porque el dictamen versa sobre tres cuestiones: la clasificación y por ende, la cotización en el SRT, la correcta integración del SBC y la afiliación de los trabajadores.
En materia de riesgos de trabajo, los empresarios deben dictaminarse considerando la información de la clasificación de la actividad de todos los registros patronales con que contaron en el ejercicio dictaminado. Aquí el CPA deberá verificar:
- si la empresa transferente de personal se encontraba:
- bien clasificada en el SRT, y que el patrón absorbente se hubiese autoclasificado conforme a la peligrosidad de la actividad que desarrolla, y si este hubiese conservado la prima que tenía la compañía que le transfirió a los trabajadores (vigente hasta el vigente hasta el 28 de febrero de 2022), o
- mal clasificada en el SRT, y que el empleador adquiriente de los asegurados se hubiese autoclasificado conforme a la peligrosidad de su actividad que desempeña, y hubiese cotizado con la prima media de su clase, o
- si el patrón absorbente recibió subordinados de una u otras empresas, con la misma clase o distintas clases. Si ajustó su clasificación a las nuevas actividades a llevar a cabo, y determinó su clase y fracción atendiendo a los riesgos inherentes a la actividad de la negociación de que se trate y obtuvo la prima de riesgos de trabajo con la que cotizó aplicando el siguiente procedimiento:
- por cada registro de la empresa absorbente como de las transferentes: multiplicó la prima asignada por el total de los SBC de los colaboradores comprendidos en el mismo —considerando el SBC del mes previo al que se comunicó la sustitución al Instituto—, y
- sumó los productos obtenidos y el resultado lo dividió entre la suma de los SBC del total de los asegurados comprendidos en todos los registros patronales.
Esto, siempre y cuando las empresas sustituidas hubiesen estado clasificadas conforme a los riesgos inherentes a su actividad y a las disposiciones legales en materia de seguridad social; de no ser así, debió cotizar con la prima media de la clase que le corresponda
Por lo que hace al SBC, el dictaminador tiene que examinar si la base salarial reportada de los empleados transferidos contempló la antigüedad para efectos de la prima vacacional, y se integraron las prestaciones laborales superiores o extralegales que percibían tales sujetos con su anterior patrón.
En tanto a la afiliación de los trabajadores al Régimen Obligatorio del Seguro Social (ROSS), el CPA debe analizar si efectivamente se comunicaron los reingresos de los colaboradores trasladados (siempre y cuando prestaran un servicio personal y subordinado a cambio de un salario), y que no se les hubiese dado el trato de profesionistas (honorarios o asimilables al salario).
Multa
Si las empresas deciden no dictaminarse a pesar de estar obligadas o por haber presentado el aviso respectivo para hacerlo voluntariamente, podrán ser multadas con el importe de 20 a 350 veces el valor de la UMA, actualmente de $1,924.40 a $33,677.00 (arts. 304-A, fracc. XX, 304-B, fracc. IV, LSS).
Conclusión
Aunque el dictamen trae beneficios para el empleador, no hay que dejar de lado que las cartas invitación son una estrategia por parte del Seguro Social para poder fiscalizar a los empleadores, ya que a través de esta intervención del CPA, el organismo constatará o no el seguimiento a la implementación de las modificaciones a la LSS en materia de subcontratación laboral, pues no cuenta con la infraestructura suficiente para poder revisar a todos los empleadores dados de alta en el ROSS.
Se debe considerar que solo aquellos patrones que estén en el supuesto de los 300 o más trabajadores, tienen que dictaminarse por CPA, si no se está en esa hipótesis, pueden no atender la carta invitación; sin embargo, es necesario verificar si cumplieron adecuadamente con sus obligaciones de seguridad social, pues de lo contrario, realizar este trámite les puede beneficiar.
En caso de tener el deber o gestionarlo voluntariamente, es imprescindible enviar el aviso en el SIDEIMSS a más tardar el 2 de mayo de 2022 y posteriormente llevar a cabo la presentación del dictamen el 3 de octubre del año en curso (arts. 3o., último párrafo y 161, RACERF).
Además, una vez autorizado el aviso para dictaminar, las empresas deben reflexionar que no pueden optar por ningún procedimiento de corrección en el Instituto a menos que aquel lo autorice por escrito (arts. 159, último párrafo, RACERF).
Finalmente, para este 2022 los CPA deberán analizar las obligaciones patronales antes y después de la reforma en materia de subcontratación laboral, lo que implica atender al 15-A de la LSS previo y posterior al Decreto.
