Los patrones suelen pensar que la administración de la seguridad social es tediosa o costosa; sin embargo esto es ajeno a la realidad, ya que pueden aprovechar diversas herramientas para tener un control correcto de sus cargas en dicha materia.
Por ejemplo, el IMSS tiene a disposición de los patrones (el cual se convierte en obligatorio si se tienen cinco o más trabajadores) el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), el cual es un programa informático que les ayuda a determinar automáticamente las cuotas obrero-patronales a pagar, así como las aportaciones y amortizaciones del Infonavit (art. 113, penúltimo párrafo Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización).
¿Qué información necesita el SUA para calcular las cuotas obrero-patronales?
Para ello, en este software el patrón debe capturar datos de la empresa y de sus trabajadores, pero también todas las incidencias sufridas por estos últimos, tales como modificaciones de salario, ausencias, incapacidades, inicio y suspensión de descuentos por crédito Infonavit, modificación del factor de descuento y baja.
Mes a mes los patrones deben alimentar el SUA con las incidencias mencionadas y generar el cálculo correspondiente, para cubrir las cuotas a su cargo en las entidades receptoras.
¿Qué considerar para administrar la seguridad social?
Toda vez que el cumplimiento de ciertas obligaciones en seguridad social es una consecuencia de lo que sucede en materia laboral, es necesario que el patrón tenga los expedientes actualizados de sus colaboradores, los cuales deben contener, entre otras cosas: contrato laboral, incapacidades, dictámenes de pensión, permisos de ausentismos, controles de asistencia, movimientos salariales, avisos de retención de créditos de vivienda o de suspensión.
Por otro lado es importante que las empresas tengan un calendario con las fechas de:
- aniversario de sus colaboradores para que reporten el incremento al salario base de cotización, en caso de aumentar la cuantía de la prima vacacional
- pago (17 de cada mes)
- movimientos salariales por variables (cada bimestre)
- presentar la declaración anual de la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo (febrero de cada año)
También es indispensable llevar un control de todos los riesgos de trabajo de los colaboradores.
Finalmente, en caso de recibir créditos fiscales improcedentes, se recomienda llevar un registro de estos y de su impugnación.
