En la actualidad, donde la tecnología y la Inteligencia Artificial (IA) cambian los procesos laborales constantemente, la eficiencia administrativa ha dejado de ser una ventaja competitiva para convertirse en un requisito de supervivencia para las empresas.
Las organizaciones enfrentan una fiscalización cada vez más digitalizada por parte de las autoridades y una volatilidad económica que exige cierres contables en tiempo récord, además, el área de “back office”, que normalmente realizaban procesos manuales y burocráticos, se encuentra en una disyuntiva entre continuar con la operación como venían trabajando o realizar un cambio tecnológico.
ÚNETE A IDC en nuestro canal de Whatsapp
En entrevista para IDC, Matías Umaschi, CEO y cofundador de Payana, plataforma de IA diseñada para automatizar la tesorería y la administración financiera de empresas, habló sobre cómo beneficia la implementación de la IA en los procesos del área fiscal y administrativa.
Durante la entrevista, Umaschi anuló la creencia sobre el reemplazo del capital humano por la tecnología, analizó la alarmante dependencia del papel en México y orientó sobre el camino que deben seguir las compañías que buscan blindarse ante auditorías mediante la operación auditable en tiempo real.
La IA como facilitador de tareas para el área financiera
Matías Umaschi explicó que a diferencia de los softwares tradicionales que solo sirven para capturar datos, la nueva generación de IA se caracteriza por su capacidad de ejecución; ya no solo sugieren acciones, sino que las realizan, conectando en tiempo real al Servicio de Administración Tributaria (SAT), los bancos y los sistemas contables (ERP).
El CEO de Paya enfatizó que el trabajo del contador y el financiero no desaparece, sino que evoluciona mediante el concepto de “human in the loop”:
"Los agentes operan todo lo que pueden de manera autónoma y cuando tienen una duda, cuando necesitan una decisión estratégica, cuando hay un riesgo, llaman al humano para que agregue valor. Pero lo que hace el humano es salir de toda la parte operativa de muy poquito valor agregado, toda la talacha", agregó.
Entre los principales beneficios que Umaschi identificó en la automatización, se encuentran:
- Precisión operativa: Reducción de hasta un 96% de los errores en digitación de pagos
- Productividad: Ahorro del 80% del tiempo en tareas manuales de bajo valor
- Agilidad contable: El objetivo es reducir los cierres mensuales, que hoy promedian entre ocho y 12 días, a sólo uno o dos días posteriores al cierre del periodo
Asimismo, el co-fundador de Payana, aseguró que la transición de un modelo totalmente manual a uno tecnológico, puede empezar con tres sencillos pasos:
- Conocimiento: Capacitar al equipo en conceptos básicos de IA
- Procesos críticos: No intentar automatizar todo a la vez; elegir los "quick wins" donde el retorno de inversión sea evidente
- Estructura de datos: Organizar la información (aunque sea en Excel) para que sirva de combustible a los agentes inteligentes
Uno de los mayores retos que detectó Umaschi es la resistencia cultural y tecnológica, pues en un país donde el 90% de las empresas todavía imprimen y firman facturas en físico, el riesgo de fraude y de errores en la deducibilidad es altísimo.
"No hay que prepararse para la auditoría, hay que operar de manera auditable. Lo que debería suceder es que cuando te venga una auditoría, lo único que tú le tengas que decir al auditor es: 'toma, revisa esto que está preparado', que sea tan claro que no tenga casi dudas", añadió el especialista de Payana.
Del mismo modo, especificó que la tecnología permite configurar reglas de negocio automáticas: si una factura supera los 2,000 pesos pero indica pago en efectivo, el agente (IA) la identifica inmediatamente como no deducible antes de que el pago se ejecute. Esta capacidad de operar con filtros fiscales garantiza que cada transacción cumpla con la materialidad exigida por la autoridad.
Para los líderes que aún dudan en invertir en estas herramientas, Umaschi lanzó una advertencia sobre la competitividad:
"Las empresas que no adopten inteligencia artificial en 2026 van a quedar desplazadas competitivamente. Es el momento de probar y experimentar para perderle el miedo a la tecnología; si eres un trabajador administrativo y la adoptas hoy, estás un paso más cerca de un ascenso y de ser más competitivo en el mercado", concluyó.
