El cumplimiento de las obligaciones laborales en México ha dado un paso definitivo hacia la digitalización con la implementación del registro electrónico de la jornada de trabajo. En entrevista exclusiva para IDC Online, Francisco González Nava, director general de eFirma, habló sobre los retos técnicos, jurídicos y organizacionales que enfrentan las empresas mexicanas ante esta disposición.
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La reforma laboral establece la obligación de llevar un control de las asistencias y de las jornadas ordinarias y extraordinarias. Sin embargo, el principal desafío para las organizaciones no radica únicamente en cumplir con la norma, sino en seleccionar herramientas que eviten la manipulación de datos y que protejan tanto a la empresa como al trabajador frente a posibles conflictos legales.
Ante la proliferación de soluciones en el mercado, el especialista aseguró que contar con altos estándares de seguridad criptográfica y trazabilidad es la única vía para garantizar una defensa jurídica sólida en caso de controversias ante las autoridades laborales.
¿Cuáles son los requisitos técnicos que debe cumplir el registro electrónico?
Durante la entrevista, Francisco González Nava explicó que para cumplir con los estándares de seguridad exigidos en una revisión oficial, los sistemas de registro deben incorporar elementos de autenticación robustos.
"Lo que sí están solicitando es algún dato biométrico, puede ser una fotografía del usuario, como también puede ser sus huellas digitales…nosotros lo que estamos haciendo para que tenga mayor validez es plasmar lo que es la NOM 151, que es lo que le da validez a la firma electrónica avanzada en México", agregó.
Frente a los métodos tradicionales e informales de control de asistencia, como libretas o listas en papel, el uso de software especializado respaldado por criptografía ofrece una certeza jurídica inigualable.
El proceso permite que el colaborador realice un chequeo diario y firme semanalmente su jornada mediante estampillas de tiempo emitidas por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC), asegurando que el documento digital no pueda ser alterado sin que un auditor lo detecte.
Asimismo, el especialista advirtió sobre la importancia de anticiparse a las modificaciones normativas esperadas de cara a enero de 2027. Aunque la aplicación de normativas avanzadas como la NOM 151 aún no es un requisito de carácter obligatorio generalizado, anticiparse a su implementación otorga un blindaje superior.
En el ámbito de la protección de datos personales y la gestión remota, González Nava señaló que las plataformas modernas deben incorporar herramientas específicas para el esquema de teletrabajo, tales como geocercas configurables que delimitan un radio permitido para el marcaje y reconocimiento facial automatizado para evitar la suplantación de identidad.
¿Cuánto tiempo deben resguardar los datos las empresas?
Para garantizar la privacidad y el cumplimiento normativo, el uso de bóvedas digitales con retención de hasta diez años y esquemas de segmentación por niveles de acceso, donde gerentes y recursos humanos visualizan únicamente la información correspondiente a sus equipos específicos, resulta indispensable para blindar a las organizaciones ante cualquier auditoría o requerimiento legal.
Respecto al inminente incremento de proveedores en el mercado, González Nava recomendó a los directivos y contadores verificar minuciosamente la trayectoria, el domicilio fiscal y la infraestructura tecnológica de las plataformas de control de asistencia antes de contratarlas.
Utilizar servicios respaldados en nubes con estándares internacionales y respaldos independientes previene el riesgo de caer en fraudes o soluciones tecnológicas carentes de validez jurídica ante las autoridades del trabajo.
Asimismo, el cofundador de Factura.com enfatizó que la resistencia al cambio por parte de los colaboradores y empleadores debe superarse mediante la comunicación empática y la educación sobre los beneficios mutuos de la herramienta.
El entrevistado recomendó tratar la adopción tecnológica como un proceso de transformación organizacional empático, implementando pruebas piloto por áreas y explicando claramente a los colaboradores que el registro electrónico funciona como un respaldo probatorio para los involucrados.
Finalmente, para facilitar la transición digital sin correr el riesgo de sanciones, se sugirió estructurar un plan de acción enfocado en la gestión del cambio organizacional. Este proceso incluye documentar previamente las reglas de asistencia, llevarlas al formato digital de manera accesible para el personal, e iniciar con fases de prueba piloto en áreas específicas como tecnología antes de extender el uso del sistema a toda la empresa, garantizando así una adopción fluida y exitosa.
